Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Посмотреть оригинал

ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ В СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В результате изучения материала данной главы студент должен: знать

  • • формы организации работы с документами;
  • • технологию обработки входящих и исходящих документопотоков;
  • • технологию регистрации документов в организациях различных форм собственности;

уметь

  • • обрабатывать поступающие в организацию документы;
  • • правильно обрабатывать отправляемую корреспонденцию; владеть
  • • навыками обработки и регистрации входящих и исходящих документопотоков.

Формы организации работы с документами

В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяют несколько основных процессов:

  • — прием и первичная обработка поступающих документов;
  • — предварительное рассмотрение поступающих документов;
  • — регистрация поступающих документов;
  • — порядок рассмотрения документов руководством организации и доведения документов до исполнителей;
  • — регистрация отправляемых документов;
  • — отправка документов из организации;
  • — регистрация и прохождение внутренних документов;
  • — учет и анализ объемов документооборота;
  • — организация работы с документами в структурных подразделениях.

В практике работы с документами в России применяются три основные

формы:

  • — централизованная;
  • — децентрализованная;
  • — смешанная.

Централизованная форма применяется в организациях с небольшим объемом управленческих документов. Это наиболее рациональная форма организации делопроизводства. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии, или одним сотрудником, например секретарем. В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив.

Сосредоточение операций по приему и отправке документов в одном структурном подразделении одновременно решает несколько задач: позволяет улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма предполагает выполнение всех операций с документами в структурных подразделениях, как правило, разобщенных территориально, или когда обрабатываемая информация является закрытой, секретной, либо деятельность каждого структурного подразделения обособлена. Децентрализованная форма организации работы с документами применяется и в холдинговых структурах (рис. 4.1).

Схема документопотоков компании с территориально распределенной структурой

Рис. 4.1. Схема документопотоков компании с территориально распределенной структурой

К корпоративному документопотоку относятся документы, изданные в любом юридическом лице холдинга и направленные в любое другое юридическое лицо этого холдинга, но не предназначенные для направления в сторонние организации.

Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций но созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

Смешанная форма (централизованная + децентрализованная) используется в организациях с большим объемом документооборота и сложной управленческой организационной структурой.

Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредоточивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, обработке для передачи в архив.

Обычно в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т.д.

При выборе формы работы с документами необходимо учитывать:

  • — объем документооборота;
  • — характер работы учреждения или организации;
  • — территориальное размещение структурных подразделений;
  • — техническую оснащенность учреждения или организации.

В каждом конкретном случае вопрос о выборе формы работы с документами решается службой делопроизводства и руководством организации. Следует иметь в виду, что решение этого вопроса должно рассматриваться не только с позиции первоначально созданной организационной структуры службы делопроизводства, но и с учетом дальнейшего развития организации.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют эффективно организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы