Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Посмотреть оригинал

Подготовка дел к передаче в архив

Второй этап экспертизы ценности документов проводится в структурных подразделениях при методическом руководстве и участии архива в процессе подготовки дел к передаче на хранение в архив организации, т.е. в процессе комплектования архива.

Комплектование архива — это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений, а также других организаций, являющихся источниками комплектования данного архива.

Для архива организации источниками комплектования являются структурные подразделения организации, документы которых поступают или могут поступать на архивное хранение, подведомственные территориальные органы, организации и предприятия, а также физические лица.

Правила работы архивов организаций в соответствии с требованиями действующего законодательства об архивном деле устанавливают, что государственные органы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы, а организации вправе создавать архивы. Но архивное хранение в течение нормативно установленных сроков обязаны обеспечивать организации любой организационно-правовой формы.

Организации, как правило, создают архивы как структурные подразделения, действующие в составе службы делопроизводства. В этом случае разрабатывается положение об архиве, утверждаемое руководителем организации, в котором закрепляются категории и группы документов, которые подлежат передаче из структурных подразделений на централизованное хранение. В небольших организациях архив как подразделение может не создаваться, но в этом случае хранение архивных документов должно быть организовано в централизованном архивохранилище специально оборудованном помещении для архивного хранения, регламент доступа в которое также утверждается первым руководителем организации. Локальным нормативным актом, разрабатываемым в этом случае, является положение об архивном храпении документов. Поскольку архив/лицо, ответственное за архивное хранение документов, входят в состав службы делопроизводства, архивохранилище находится в зоне ее ответственности. Таким образом, служба делопроизводства обеспечивает централизованное хранение архивных документов.

Архивное хранение документов может быть организовано в структурных подразделениях под ответственностью лиц, назначенных в подразделении ответственными за делопроизводство или за делопроизводство и архивное хранение, г.е. на основе принципа частичной централизации под методическим руководством службы делопроизводства и архива. Соответствующие формулировки об ответственности включаются в должностную инструкцию работника, непосредственно осуществляющего хранение, а также в положение о подразделении или в должностную инструкцию руководителя структурного подразделения, отвечающего за организацию хранения и обеспечение сохранности документального фонда структурного подразделения.

Архивное хранение может быть организовано, например, таким способом, когда управленческая организационная и распорядительная документация подлежит передаче в архив/архивохранилище, а в структурных подразделениях организуется архивное хранение документов специальных систем и подсистем документации: по личному составу — в кадровой службе, информационные базы данных — в IT-службе, договорная документация — в юридическом отделе или бухгалтерии.

Комплектование архива включает непосредственное выполнение следующих операций:

  • — определение структурных подразделений — источников комплектования;
  • — определение состава документов, подлежащих приему в архив/на архивное хранение;
  • — организация передачи документов в архив.

Архив организации комплектуется документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документами по личному составу, поэтому список подразделений, от которых принимаются документы на архивное хранение (источников комплектования) определяется, как правило, на основе номенклатуры дел.

При изучении номенклатур дел структурных подразделений и итоговых записей к ним о составе и количестве заведенных дел архив организации выявляет категории и группы документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, появляющихся в деятельности того или иного подразделения.

Пример

Секретариат — управленческая организационная и распорядительная документация, переписка с вышестоящими организациями по основным направлениям деятельности организации, переписка по обращениям граждан, генеральные доверенности и журналы регистрации данных категорий документов, которые передаются в архив как научно-справочный аппарат к документам;

кадровая служба — личные дела и документы по личному составу; бухгалтерия — документы по учету труда, годовая бухгалтерская и налоговая отчетность;

профильные отделы — документы в бумажной форме и информационные базы данных (прежде всего отчетные и плановые) и т.п.

«Лучшие практики» рекомендуют ведение службой делопроизводства, архивом или лицом, ответственным за архивное хранение, списков подразделенийисточников комплектования, которые составляются по следующей форме.

Список структурных подразделений — источников комплектования архива организации или передающих документы на архивное хранение

Структур- ное подразделение

Индекс

подразделения

Категория и группа документов, форма их представления (электронная, базы данных, дела в бумажной форме)

Ответственный за хранение и обеспечение сохранности в структурном подразделении (по номенклатуре дел) или руководитель подразделения и лицо, ответственное за архивное хранение

(могут быть оформлены в двух самостоятельных графах)

Правила работы архивов организаций прямо не предусматривают ведение списков источников комплектования в архивах организаций, но такие списки облегчают составление ежегодных графиков проверок обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях, графиков приема документов в архив/архивохранилище, а также помогают в составлении актов приема-передачи документов и дел по должности в случае переводов и увольнений руководителей структурных подразделений и лиц, ответственных в подразделениях за делопроизводство или архивное хранение. Ведение списков позволяет своевременно учитывать изменение структуры государственного органа/организации, индексов структурных подразделений (ведется таблица соответствия индексов), а также изменения категорий и групп документов в составе документального фонда.

При хранении архивных документов на основе принципа частичной централизации в структурных подразделениях на основании утвержденного положения об архивном хранении списки могут не составляться, а состав категорий и групп документов, подлежащих архивному хранению, определяется только на основании номенклатуры дел.

Состав категорий и групп документов, которые передаются в архив/на архивное хранение определяет профиль архива. В организациях в архивах хранятся в основном управленческая документация на бумажных носителях и документы по личному составу. Но в зависимости от конкретных условий и степени применения информационных технологий могут создаваться специальные архивы/архивохранилища научно-технической документации, архивы/хранилища электронных документов, архивы/архивохранилища документов по личному составу или специальные архивы/ архивохранилища личных дел и т.п.

Правилами работы архивов организаций установлено, что документы Архивного фонда РФ и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы но личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения.

Внимание!

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Правила работы архивов организаций[1] определяют также, что дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются.

Они должны оставаться на хранении в структурных подразделениях. Ответственными за организацию хранения архивных документов являются руководители структурных подразделений, отвечающие за обеспечение сохранности документального фонда своего подразделения.

В архив организации или на архивное хранение архивные документы должны поступать после проведения экспертизы ценности, правильно сформированными и оформленными.

Основой правильного формирования документов в дела с учетом их значимости, взаимосвязи и срока хранения является номенклатура дел, которая закрепляет группировку исполненных документов в дела/еди- ницы хранения и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда. Номенклатура дел служит также основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения.

В исключительных случаях, когда но решению руководителя организации в архив/на архивное хранение передаются документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), они могут направляться не только по описям, но и по номенклатуре дел.

В заголовках дел, которые закрепляются номенклатурой дел, отражены следующие основные требования к формированию дел в делопроизводстве:

  • — документы постоянного и временных сроков хранения группируются в отдельные дела/единицы хранения;
  • — в дело включается один экземпляр каждого документа;
  • — документы группируются в дела в пределах одного календарного года; исключение составляют так называемые переходящие дела, судебные дела, личные дела, а также документы выборных органов и их постоянных комиссий, которые формируются за период полномочий, и документы учебных заведений, формирующиеся за учебный год, и т.п.;
  • — дело в бумажной форме по объему не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

Документы внутри дела систематизируются в хронологической, нумерационной, алфавитной последовательности или в их сочетании. Приложения к документам, независимо от даты их составления или утверждения,

как правило, присоединяются к документам, к которым они относятся, но при большом количестве приложений могут составлять и самостоятельное дело.

Распорядительные документы группируются по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в прямой хронологической последовательности. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии со сроками их хранения и значимостью трудовых отношений с работниками.

Внимание!

Приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрениях сотрудников формируются в отдельное дело, так как имеют 50-летний срок хранения, если они созданы, начиная с 1 января 2003 г. (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Приказы об отпусках, командировках, взысканиях имеют срок храпения пять лет, формируются в отдельное дело, на хранение в архив не передаются, и обеспечение их сохранности должна осуществлять кадровая служба организации.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы формируются с учетом хронологической последовательности отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются в момент формирования дела в логической последовательности, а потом — в хронологической по мере их возникновения, к личным делам в обязательном порядке ведется внутренняя опись документов дела, а дополнительно и в случае необходимости — лист ознакомления с документами личного дела.

Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий, имен и отчеств.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению формируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам (внутри дела — по алфавиту фамилий, имен и отчеств). Обращения граждан, в которых фиксируются серьезные недостатки в работе организации или факты, связанные с коррупциогенностыо и иными нарушениями законодательства, подлежат постоянному хранению, поэтому формируются в самостоятельное дело.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, причем документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Внимание!

Формирование дел с перепиской раздельно по документопотокам поступающих и отправляемых документов без учета значимости вопросов и корреспондентов (например, «Входящая переписка» и «Исходящая переписка») является грубейшей ошибкой.

Непосредственная работа по формированию дел состоит из следующих операций:

  • — распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел организации, которое осуществляется работниками в структурных подразделениях в течение календарного года;
  • — расположение документов в делах в определенной последовательности при методическом руководстве и помощи архива или службы делопроизводства, чтобы избежать переформирования дел в процессе подготовки их к передаче в архив;
  • — оформление обложек дел.

Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела (состава и содержания находящихся в нем документов) на обложке дела, т.е. оформлению на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и брошюровке, т.е. подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивнотехнической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению (подготовка к сдаче в архив организации или в государственный либо муниципальный архив), которая должна быть проведена в течение одного-трех лет после завершения исполнения документов в делопроизводстве. Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или в крайнем случае приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных дел, предназначенных для архивного хранения.

В зависимости от сроков хранения документов в процессе подготовки их к архивному хранению проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

  • — подшивку или переплет дела (приложение 12);
  • — нумерацию листов дела;
  • — составление листа-заверителя;
  • — составление внутренней описи документов дела (если она не оформлялась в процессе ведения дела);
  • — внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, его заголовка);
  • — переплет дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению, допускается не проводить систематизацию

документов в деле, листы дела не нумеровать, лист-заверитель не составлять и при необходимости прошивать нс только на четыре, но и на три прокола.

При полном оформлении дела прошиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, они изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

Особое внимание необходимо обратить па правила систематизации и нумерации листов в деле.

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов внутри дела все его листы (кроме листа заверительной и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу листа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил, цветных карандашей для нумерации листов запрещается. При нарушении порядковой нумерации листов прежний номер листа зачеркивается тонкой линией и рядом проставляется правильный номер. Если в нумерации листов дела допущено большое количество ошибок, листы дела могут быть пронумерованы заново.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части самостоятельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата АЗ, А2) разворачивается и нумеруется на правом верхнем поле листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и должен быть пронумерован как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте, причем во внутренней описи документов дела должна быть зафиксирована эта особенность формирования документов в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Лист-заверитель составляется по установленной форме (приложение 13) и оформляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки. В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверигеля, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки в конце дела.

Внутренняя опись документов дела составляется в подготовленных к сдаче в архив делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета в делопроизводстве документов, сформированных в личные, судебные, следственные дела, клиентские досье и досье по исполнению договоров, и т.п. Внутренние описи составляются также для учета документов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы руководителя по основной деятельности»; «Договоры оказания услуг».

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и г.д.) отражаются в графе «Примечания» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Правила оформления обложки дела установлены Правилами работы архивов организаций. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 17). На обложке указываются:

  • — наименование организации (а также вышестоящего органа/подчинен- ности или организационно-правовой формы);
  • — наименование структурного подразделения;
  • — индекс дела;
  • — номер тома, части;
  • — заголовок дела (тома, части);
  • — крайние даты дела (тома, части);
  • — количество листов в деле (томе, части);
  • — срок хранения дела;
  • — архивный шифр (предварительно в структурном подразделении проставляется карандашом).

Архивный шифр дела (номер фонда, номер описи, номер дела) окончательно проставляется на обложке дела в архиве организации после приема дела.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной экспертной комиссией. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а затем и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копий- ность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(-ы) заведения и окончания дела.

Непосредственная передача дел в архив организации осуществляется по графику приема-передачи дел в архив/на архивное хранениеу который составляется архивом/лицом, ответственным за архивное хранение, утвержденному руководителем организации обычно в январе календарного года. График может предварительно согласовываться с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, поскольку процесс приема-передачи может продолжаться от одного до двух месяцев.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива/лицом, ответственным за архивное хранение, предварительно проверяется правильность их формировало

ния, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации, а также правильность оформления описей. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел, учтенных по номенклатуре дел подразделения, структурным подразделением должны быть приняты все меры но их розыску. Найденные/обнару- женные дела включаются в опись, а если дела не обнаружены, то в структурном подразделении составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.

Передача дел структурного подразделения в архив осуществляется на основании описей дел, которые составляются в подразделениях.

Отдельная опись дел структурного подразделения представляет собой перечень заголовков дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приложения 14—16) и дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (научные отчеты по темам и т.п.), и электронные дела в соответствии со сроками их хранения.

Внимание!

Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов, дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.

В каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива или лица, ответственного за архивное хранение. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для формирования сводной описи организации, которое осуществляет архив или служба делопроизводства.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения 18, 19) в двух экземплярах (третий экземпляр может представляться в архив в электронном виде).

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы:

  • — порядковый номер дела (тома, части) но описи;
  • — индекс дела (тома, части);
  • — заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
  • — крайние даты дела (тома, части);
  • — количество листов в деле (томе, части);
  • — срок хранения дела {не заполняется в описи дел постоянного срока хранения).

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования'.

  • — заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
  • — каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером);
  • — порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
  • — графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками каждый заголовок дела пишется полностью для удобства последующей автоматизации учета и поиска документов и дел в архиве. После указания заголовка дела на всех остальных однородных делах рекомендуется указывать дополнительные сведения о содержащихся в деле документах или аннотацию, характеризующую особенности или значимость документов дела.

Внимание1

Обозначение заголовков однородных дел словами «То же» в настоящее время допускается, но не рекомендуется при автоматизации архивной работы и составлении описей в электронном виде; во всяком случае, на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводится полностью.

Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.н.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается со службой делопроизводства.

Поскольку целью экспертизы ценности документов является не только отбор документов организации на архивное хранение (включение в состав Архивного фонда РФ), но и выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению, то одновременно с составлением описей дел структурные подразделения ежегодно составляют акты о выделении к уничтожению документов подразделения, не подлежащих хранению (приложение 20). Акт подписывается руководителем структурного подразделения и передается в службу делопроизводства вместе с описями. На основании актов, представленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Внимание!

В акт включаются документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором он составляется.

Описи (годовые разделы) и акт, составленные службой делопроизводства, рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии организации одновременно. В протоколе заседания ЭК оформляются соответствующие решения, на описях и актах проставляются ссылки на даты заседания ЭК и номера протоколов.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения и по личном}' составу дополнительно представляются на рассмотрение ЭПК государственного (муниципального) архива. На экземплярах описей и акта оформляются соответствующие грифы согласования.

Внимание!

Правила работы архивов организаций устанавливают, что годовые разделы описи дел направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах в бумажной форме и дополнительно — в одном экземпляре в электронной форме через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Если организация не является источником комплектования, то после рассмотрения на заседании ЭК организации годовые разделы описей документов, дел и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, который отвечает за документальный и архивный фонды организации. Фактическое уничтожение документов, не подлежащих хранению, производится только после утверждения годовых разделов сводных описей.

Непосредственный прием-передача дел в архив организации или лицу, ответственному за архивное хранение, осуществляется при одновременном присутствии представителя архива и представителя структурного подразделения. На экземплярах описей дел проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также оформляются подписи лица, передавшего дела, и лица, принявшего дела.

Таким образом, в делопроизводстве организации проводится экспертиза ценности документов на этапе разработки номенклатуры дел, закрепляющей систематизацию документального фонда организации и порядок формирования дел, и на этапе подготовки дел к передаче в архив организации или на обязательное архивное хранение.

  • [1] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказомМинкультуры России от 31.03.2015 № 526.
 
Посмотреть оригинал
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы