Принятие на хранение документов

В ст. 97-98 Основ о нотариате предусмотрено совершение нотариального действия по принятию на хранение документов. Правом на совершение такого нотариального действия в настоящее время наделены только нотариусы, хотя ранее, до принятия и введения в действие Консульского устава РФ, его могли совершать и консульские должностные липа.

Несмотря на то, что это действие непосредственно связано с документами, Основы о нотариате, как ранее отмечалось, не раскрывают понятие документа. Поэтому нотариусы при определении статуса документированной информации, передаваемой им на хранение, руководствуются положениями ГОСТ Р 51141–98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28. В соответствии с указанным государственным стандартом документом признается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В настоящее время передать на хранение нотариусу можно документ на любом материальном носителе, за исключением документов, изложенных в электронной форме, поскольку Основами о нотариате порядок принятия на хранение электронных документов не урегулирован.

В рамках установленного порядка нотариус принимает документы на хранение по описи, составляемой в двух экземплярах, один из которых остается у нотариуса, а другой выдастся лицу, сдавшему документы. В отсутствие нормативно-правового урегулирования порядка составления описи в нотариальной практике выработались следующие правила ее составления. В описи указываются:

  • – фамилия, имя, отчество нотариуса, которому передаются на хранение документы, его нотариальный округ или наименование государственной нотариальной конторы;
  • – сведения о лице, передающем документы на храпение;
  • – наименование и вид (подлинник или копия) передаваемого документа, дата его составления и (или) выдачи, номер и краткое содержание, наименование органа, выдавшего документ и иная информация, позволяющая идентифицировать документ;
  • – физическое состояние документа (ветхий, сырой, оборванный, с наличием оговоренных или неоговоренных исправлений, с кляксами, с отсутствием части текста и т.п.).

Описание физического состояния документа является весьма важной и значимой частью составляемой описи, так как нотариус по истечении срока хранения должен вернуть документ в том же виде, в каком он принял его на хранение. Оба экземпляра описи подписываются не только нотариусом, но и лицом, передающим документ на хранение. Подпись нотариуса на описи может быть заверена оттиском его печати без воспроизведения Государственного герба РФ.

Законодатель предусматривает возможность принятия нотариусом документов на хранение и без описи – при наличии соответствующей просьбы лица, передающего документы. Хотя Основы о нотариате ничего не говорят о том, в какой форме должна быть изложена просьба лица о принятии на храпение документов без описи, на практике во избежание в дальнейшем каких-либо недоразумений такая просьба оформляется в письменном виде. Кроме того, обязательным условием реализации такой возможности является также упаковка передаваемых документов надлежащим образом. Представленная лицом упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и сдавшим эту упаковку лицом.

При принятии документов на хранение по описи нотариус помещает принятые документы в отдельный пакет, который опечатывается и подписывается только нотариусом. Если документы принимаются нотариусом на хранение без описи, то они по его усмотрению могут быть помещены в отдельный пакет, который будет подписан и опечатан нотариусом.

В случае принятия документов на хранение по описи нотариус несет ответственность за их сохранность. Отличительной особенностью принятия документов на хранение без описи является то, что нотариус в этом случае несет ответственность лишь за сохранность упаковки передаваемых документов.

В подтверждение принятия на хранение документов нотариус выдаст сдавшему их лицу свидетельство по форме, утвержденной Минюстом России, следующего содержания.

Второй экземпляр выдаваемого нотариусом свидетельства о принятии документов на хранение остается в нотариальном деле.

Принятые на хранение документы подлежат возврату по окончании срока хранения либо ранее при наличии соответствующего заявления сдавшего их лица или вступившего в законную силу судебного решения. Документы выдаются нотариусом:

  • – лицу, сдавшему документы на хранение;
  • – лицу, уполномоченному действовать от имени лица, сдавшего документы;
  • – лицу, указанному в судебном решении.

Принятые документы могут быть выданы нотариусом лицу, сдавшему их, или уполномоченному лицу по предъявлении ими свидетельства о принятии документов на хранение и описи принятых на хранение документов, если документы передавались без упаковки. Если документы выдаются в соответствии с судебным решением, предъявление свидетельства о принятии документов на хранение и их описи не требуется, но в обязательном порядке должна быть предъявлена копия вступившего в законную силу судебного решения.

Прежде чем выдать находившиеся на хранении документы нотариус помимо общих совершаемых действий сличает предъявленное ему свидетельство и опись со свидетельством и описью, находящимися у него в нотариальном деле. В случае предъявления нотариусу копии судебного решения он сличает содержащуюся в этом решении информацию с содержанием материалов соответствующего нотариального дела. Документы могут быть выданы только при отсутствии каких-либо расхождений между этими документами, а также при отсутствии у нотариуса сомнений в отношении личности обратившегося и его полномочий.

В соответствии с п. 94 Правил нотариального делопроизводства лицо, которому вручаются документы, находившиеся на хранении у нотариуса, выдает нотариусу расписку в получении документов, остающуюся в нотариальном деле. Форма расписки утверждена названными Правилами и ее содержание сводится к следующему.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >