Регистрация документов

Общие правила регистрации документов

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Следуя определению, утвержденному ключевым документом в этой сфере — «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», регистрация документа — это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, удобства поиска документов, учета и контроля исполнения документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания или утверждения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами электронно-вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы). В инструкции по делопроизводству организации в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Регистрация документов является одним из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов.

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Из вышесказанного следует, что основная цель регистрации — придать юридическую силу организационно-распорядительному документу, т. е. до тех пор такой документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы организационно-распорядительному документу — это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и другие цели — организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам. Следует отметить, что строгие правила регистрации предусмотрены в первую очередь для документов строгой отчетности, организационно-распорядительных, судебных документов. Многие документы гражданско-правового характера в силу общей диспозитивности правового регулирования не находятся под действием строгих правил касательно юридической силы. Так, к примеру, гражданско-правовой договор может не иметь номера, не подлежать регистрации, но тем не менее его подписание повлечет за собой соответствующие юридические последствия.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >