Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Товароведение arrow Товарный менеджмент

Требования к процессу подготовки документов СМК

Требования изложены в ИСО/ТО 10013 (2.32).

1. Документы СМК "должны быть разработаны персоналом, вовлеченным в процессы и выполняемую деятельность. Это необходимо для обеспечения вовлеченности и заинтересованности персонала, а также лучшего понимания персоналом установленных требований".

При принятии решения о создании и внедрении СМК в организации очень важно понять самое главное: сотрудники (руководство и персонал) должны сами описывать (документировать) свои процессы и разрабатывать документированные процедуры управления. Хорошо описать процессы могут только непосредственные исполнители, хорошие документы могут сделать только те, кто будет ими непосредственно пользоваться. Специально созданное подразделение, которое называют "службой качества", не должно и, что самое главное, не может разрабатывать все документы СМК. Задачей службы качества является организация и координация этих работ и консультирование разработчиков.

  • 2. Согласно (2.32), "организации, внедряющие или планирующие внедрение СМК, должны:
  • 1) определить процессы, необходимые для результативного внедрения системы менеджмента качества;
  • 2) определить последовательность и взаимодействие этих процессов;
  • 3) документировать процессы, насколько это необходимо, для обеспечения их результативного функционирования и управления".

При разработке документов необходимо рассматривать любую работу (деятельность) как процесс со своим входом и выходом. Границы процесса надо точно установить, т.е. определить, какая информация служит сигналом к его началу, какой информацией заканчивается процесс и кому, куда именно и в какой форме передается соответствующая информация на выходе. Только в этом случае можно точно описать переходы от одного процесса к другому, установить взаимосвязь и взаимодействие процессов, правильно и четко организовать информационные потоки.

Каждый процесс надо разделить на подпроцессы, состоящие из микропроцессов, отдельных операций, действий, шагов, имеющих свой вход и выход. Такое разделение процесса позволяет установить, выполнение каких операций (действий, шагов) следует документально подтвердить.

Приступающий к описанию процесса (операции) постоянно должен давать ответы на следующие вопросы:

  • • кто принимает результат описываемой работы (кто "потребитель");
  • • кто выдает задание (информацию, ресурсы) на описываемую работу (кто "поставщик");
  • • как выполняются в описываемой работе требования потребителя и ожидания поставщика.

При этом нельзя забывать о принципах 5W и 1Н.

  • 3. "На основе анализа процессов организация должна определить необходимое число документов системы менеджмента качества. Документирование не должно быть самоцелью". Последовательность подготовки документации системы менеджмента качества, в соответствии с иерархической структурой (рис. 3.1), не является обязательной, так как документированные процедуры и рабочие инструкции часто разрабатываются до выпуска руководства по качеству.
  • 4. Согласно [13], при разработке необходимо руководствоваться такими принципами, как:
    • системность — документация должна быть структурированной, с указанием четких взаимосвязей между документами (должны быть ссылки на сопутствующие документы);
    • простота — текст должен быть краток и точен, однозначен и понятен для исполнителя;
    • адекватность — соответствие ИСО серии 9000;
    • функциональная полнота — документация должна отражать все аспекты деятельности в СМК и содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах;
    • идентифицируемость — каждый лист по документации должен быть однозначно отнесен к определенному документу, а документ — к определенной части системы;
    • адресность — каждый документ должен быть адресован конкретным исполнителям;
    • актуализированность — все изменения должны своевременно отражаться (быть внесены) в каждом документе.

Управление документацией

Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая ряд правил.

  • 1. Анализ и актуализация по мере необходимости. Это требование относится как к внутренней (инструкции, чертежи, справочные материалы), так и к внешней документации (законы, стандарты, технические условия, классификаторы). Методика управления документацией должна устанавливать, кто отвечает за пересмотр документов. Любые изменения, вносимые в контролируемые документы, должны осуществляться назначенным лицом. Подпись ответственного лица на документе — всего лишь один из возможных способов индикации его утверждения. Для компьютерных версий таким способом может быть использование паролей доступа в сочетании с указанием даты утверждения.
  • 2. Проверка документов на адекватность до их выпуска. Перед изданием любого документа он должен быть проверен и апробирован уполномоченным на то сотрудником, чтобы убедиться в пригодности документа для решения той задачи, для которой он предназначен.
  • 3. Надлежащее архивирование документов. Должны быть установлены правила архивирования и правила уничтожения документов. Известно, что отмененные или устаревшие документы по разным причинам иногда остаются в обращении (например, по юридическим соображениям, для справок). Необходимо предусмотреть способ идентификации подобных документов, чтобы предотвратить их случайное использование вместо действующих редакций, а также фиксировать причины и сроки их сохранения.
  • 4. Управление записями осуществляется с учетом специфических требований (отдельный пункт 4.2.4 ИСО 9001). Это связано с тем, ч то записи создаются как результат определенного вида деятельности и являются отражением фактов, имевшихся в определенное время, и, следовательно, не могут быть пересмотрены или изменены.
  • 5. Управление с учетом принципа корпоративной культуры. Персоналу должно прививаться уважение к документам: "пишем то, что делаем, делаем, как написали". По существу, это означает отказ от "политики двойных стандартов".
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы