Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Базы данных

Централизованные базы данных

Проектирование централизованной БД

Рассмотрим БД "Учебный процесс".

Анализ требований. Учебный процесс сопровождается в деканате значительным потоком информации, которая до сих пор обрабатывалась или вручную, или с минимальным использованием компьютерной техники.

Трудности процесса обработки определяются тем, что ее необходимо провести качественно (без ошибок) и в очень сжатые сроки (начало и конец осеннего семестра, конец весеннего семестра). По результатам обработки необходимо не только принять информацию к сведению, сформировать ряд документов (справки, ведомости), но и выработать решения (подготовить приказы об отчислении, переводе студентов на следующий курс).

Работа деканата факультета характеризуется значительными потоками документальной информации, связывающими деканат практически со всеми подразделениями института.

Одна и та же информация может присутствовать в различных документах. Например, список студентов – в приказах ректора, в зачетных и экзаменационных ведомостях, в списках студентов, подлежащих призыву, в документах договорного отдела, в распоряжениях деканата.

Изменение хотя бы одного элемента данных может привести к необходимости синхронного изменения данных в целом ряде документов.

Существующая обработка данных при дефиците времени чревата следующими возможными последствиями.

  • 1. Низкая оперативность подготовки необходимой документации из-за значительной трудоемкости процесса.
  • 2. Ошибки в заполнении документов из-за дефицита времени. Так, процесс занесения оценок в карточку выполнения учебного плана занимает несколько дней. Различие в формах (структуре) карточки и экзаменационной ведомости, как источника первичной информации, может привести к дополнительным ошибкам введения данных.
  • 3. Ручное дублирование элементов информации в различных документах разных подразделений может привести к разнобою в одних и тех же данных (нарушению целостности данных).

Сказанное позволяет сделать вывод о необходимости построения компьютерной базы данных учебного процесса.

Для формирования состава полей БД проведем обследование учебного процесса (имеющегося документооборота).

На факультете четыре кафедры, три из них – выпускающие. Студенты разделены на группы: за каждой выпускающей кафедрой закреплено по 6 групп.

Учебный процесс цикличен, и поэтому достаточно рассмотреть лишь один (годовой) цикл, состоящий из осеннего и весеннего семестров.

В конце весеннего семестра (апрель-май) учебного года на основе учебного плана, поступающего из учебного отдела, деканат составляет учебные графики. Они являются фактически скорректированными годовыми "вырезками" из пяти- или шестилетних планов соответствующих специальностей. Это – основной источник информации о составе учебного процесса.

В течение учебного года деканат организует выполнение студентами и преподавателями учебного графика.

В конце семестров (декабрь-январь, май-июнь) деканат выдает ведомости (зачетные и экзаменационные), в которые преподаватели кафедр вносят оценки об экзаменах, зачетах, курсовых проектах (работах). Полученные данные заносятся в журнал "Выполнение учебного плана" и в "Учетную карточку студента".

Далее начинается обработка карточек по следующим алгоритмам.

  • 1. Успевающим студентам начисляется стипендия. Список таких студентов передается в канцелярию (приемную ректора) и в бухгалтерию.
  • 2. Студенты, не ликвидировавшие задолженности (одна или более неудовлетворительных оценок), представляются к отчислению. Соответствующие списки вместе с проектом приказа передаются в канцелярию и коммерческий отдел.
  • 3. Только в весеннем семестре готовится приказ о переводе успевающих студентов на следующий курс, об успешном окончании вуза дипломниками и их отчислении из института.

Схема "ручных" информационных потоков учебного процесса представлена на рис. 14.1.

Таким образом, формируется перечень "минимальных" необходимых выходных документов (запросов и отчетов).

Перечислим основные из них.

  • 1. Выдача списков студентов по группам (с указанием фамилий старост).
  • 2. Поиск фамилий студентов (по группам), сдавших сессию на "отлично", с одной оценкой "хорошо", с двумя оценками "хорошо", подготовка и распечатка соответствующих приказов на стипендию.
  • 3. Формирование зачетно-экзаменационных ведомостей.
  • 4. Выдача списка преподавателей по кафедрам с указанием предметов, преподаваемых ими в данном семестре.
  • 5. Формирование в конце учебного года приказов о переводе на следующий курс успевающих студентов и об отчислении неуспевающих студентов (с распоряжением и представлением декана соответственно).
  • 6. Выдача списка военнообязанных студентов.

Система полей (столбцов) таблиц базы данных "Учебный процесс" выявляется двумя способами: в результате бесед с пользователем и на документальной основе (по номенклатуре дел деканата).

Документооборот деканата

Рис. 14.1. Документооборот деканата:

1 – личные дела, приказы на зачисление; 2 – численность групп, учебный порядок; 3 – расписание семестра; 4 – приказы ректора, распоряжения деканата, ведомости; 5 – ведомости, список преподавателей, список кураторов; 6 – проекты приказов на студентов, академических справок, приложений к диплому; 7 – список оплачивающих обучение, изменивших форму оплаты; 8 – список призывников, список живущих в общежитии; 9 – приказы на стипендию, отчисление, различные вилы помощи; 10 – приказы ректора, академические справки, приложение к диплому; 11 – список групп; 12 – списки преподавателей; 13 – списки принятых на 2-6 курсы

В силу значительной номенклатуры документов выделим основные из них и классифицируем. Определим четыре класса.

  • 1. Документы, возникающие в деканате и там используемые (<внутренние документы).
  • 03. Положение о факультете.
  • 07. Указания и распоряжения декана.
  • 16. Отчеты об итогах экзаменационной деятельности и внутри- семестровой аттестации.
  • 22. Личные карточки студентов (форма 13).
  • 23. Учетные карточки студентов (форма 14).
  • 27. Журнал выдачи студенческих билетов и зачетных книжек.
  • 2. Документы, формируемые в деканате и передаваемые в другие подразделения.
  • 08. Годовой план и отчет факультета о работе в учебном году.
  • 09. Календарный план работы деканата.
  • 14. Статистический отчет о движении студентов за учебный год.
  • 20. Материалы по отчислениям.
  • 24. Списки студентов по учебным группам (форма 18).
  • 3. Документы, поступающие из других подразделений и используемые только в деканате.
  • 04. Приказы и указания ректора по основной деятельности.
  • 05. Приказы и указания ректора по личному составу студентов.
  • 17. Материалы по производственной практике.
  • 18. Экзаменационные и зачетные ведомости.
  • 19. Журнал результатов экзаменационных сессий и аттестаций.
  • 4. Документы, поступающие из других подразделений, обрабатываемые в деканате и передаваемые в другие подразделения.
  • 02. Типовые и учебные планы.
  • 13. Отчет о выполнении нагрузки.
  • 15. Дипломное проектирование.
  • 16. Экзаменационные и зачетные ведомости.
  • 25. Расписание учебных занятий и экзаменационных сессий.

Наибольший интерес для построения БД представляют дела 02,

05, 07, 08, 13, 14, 16, 17, 20 и особенно 22–25.

Покажем процедуры обработки информации при использовании БД. Для этого детализируем рис. 14.1 и получим рис. 14.2. Алгоритм приложения этого рисунка детализируется на рис. 14.3. Из него следуют три алгоритма обработки информации.

Алгоритм А.1. Составить список студентов, сдавших сессию только на "отлично". Определить список студентов, сдавших сессию не ниже, чем на "хорошо". Составить проекты приказа на повышенную и обычную стипендии.

Алгоритм А.2. Составить список студентов, имеющих хотя бы одну оценку "неудовлетворительно". Сформировать проект приказа на отчисление.

Алгоритм А.3. Составить список студентов, не имеющих ни одной неудовлетворительной оценки. Представить проект приказа на перевод на следующий курс.

На основании представленных сведений о документообороте сформируем основные требования к БД в виде технического задания.

Схема основных потоков информации

Рис. 14.2. Схема основных потоков информации (обозначения см. на рис. 14.1)

Техническое задание

К создаваемой БД следует предъявить такие общие требования.

  • 1. БД должна быть рассчитана на пользователя – непрофессионала в программировании.
  • 2. БД следует строить на основе широко распространенной СУБД.
  • 3. Объем БД будет постепенно наращиваться и на начальном этапе не будет превышать 1 Гбайт.
  • 4. БД должна иметь удобный интерфейс.
  • 5. В БД должны быть предусмотрены возможности запросов произвольной структуры при работе с БД на рабочем месте.
  • 6. В базе данных находятся исчерпывающие данные о студентах.

Детальная схема потоков информации

Рис. 14.3. Детальная схема потоков информации.

Обозначения те же, что и на рис. 14.1. и 14.2

Необходимо предусмотреть вопросы защиты информации. Данные для базы данных предоставляет заказчик.

В базе данных на первом этапе следует предусмотреть следующие таблицы, формы и отчеты.

Таблицы и их поля приведены позднее в виде схемы связей.

В каждой таблице на первом этапе должно быть не менее 10 записей, вводимых исполнителем. Предусмотреть ввод записей прямо в таблицы или с помощью соответствующих форм.

Отчеты

Ведомость.

Группа.

Преподаватель.

Студент.

Список военнообязанных.

Приказ о переводе.

Результаты сессии.

Задолжники.

Отличники.

Формы

Предмет.

Г руппа-студент.

Кафедра-преподаватель.

Специальность.

Изучение предметов.

Успеваемость.

Главная кнопочная форма.

Один раз в год следует изменять ряд данных (название группы, номер курса) в полуавтоматическом режиме. Шестой курс в этом случае становится на один год как бы седьмым курсом.

В БД должны храниться в течение одного года данные о выпускниках ("группы 7-го курса"). Кроме того, должны храниться данные о более ранних выпусках. Частота обращения к этим архивным данным гораздо ниже, чем к "рабочей" информации. В то же время эти данные могут излишне загружать БД, снижая ее быстродействие. Во избежание такого нежелательного эффекта архивные данные лучше в полуавтоматическом режиме передавать в другую, архивную базу данных, которая в теории баз данных получила название "хранилище данных".

Значительная часть данных для БД "Учебный процесс", содержащаяся в БД "Абитуриент", должна считываться оттуда в полуавтоматическом режиме. Не менее объемная часть данных должна поступать из учебных планов и графиков. При трудоемком ручном вводе подобной информации может возникнуть множество ошибок. Чтобы уменьшить их количество, следовало бы автоматизировать процесс составления названных планов и графиков, предусмотрев полуавтоматический процесс ввода информации в БД "Учебный процесс".

Необходимо предусмотреть автоматический подсчет некоторых характеристик (например, число студентов в группе после изменений в ней – отчисления или добавления студентов в группу).

Для отчисленных студентов следует, видимо, создать специальную таблицу, куда в автоматическом режиме передавать данные при отчислении студента и "возвращать" эти данные при его восстановлении. Возможно, такой же вариант следует предусмотреть для студентов, находящихся в академическом отпуске.

Хранение данных об уволившихся преподавателях проводится в архивной БД.

ТЗ служит основой для работы на последующих этапах.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы