Требования к управленческим решениям

Задача принятия управленческого решения состоит в отыскании наилучшего или приемлемого для данных условий варианта действий для достижения одной или нескольких целей, т. е желаемого состояния процесса, явления или результата деятельности.

Разработка управленческого решения основывается на анализе сложившейся ситуации, в процессе которого выделяются проблемные области.

В данном процессе определяются:

• • содержание проблемы;
• • расположение проблемы во времени и пространстве;
• • последствия проблемы;
• • степень важности проблемы;
• • лица, причастные к проблеме.

Итогом анализа является формулировка проблемы и постановка цели, а также выяснение основных причин сложившейся ситуации.

После этого разрабатываются критерии, на которые должно опираться решение.

На основе анализа ситуации и определения критериев разрабатывается как можно большее количество возможных вариантов решений, из которых составляется база данных. Этот процесс позволяет найти наиболее оптимальное и объективное решение.

Выработка и принятие решений — это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня.

Этот процесс включает:

• • выработку и постановку цели;
• • изучение проблемы на основе получаемой информации;
• • выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;
• • обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи);
• • выбор и формулирование оптимального решения;
• • принятие решения;
• • конкретизацию решения для его исполнителей.

Технология менеджмента рассматривает управленческое решение как процесс, состоящий из трех стадий.

• 1. Подготовка решения. На стадии подготовки управленческого решения проводится экономический анализ ситуации на микро- и макроуровне, включая поиск, сбор и обработку информации, а также выявляются и формируются проблемы, требующие решения.
• 2. Принятие решения. На стадии принятия решения осуществляется разработка и оценка альтернативных решений и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов; определяются критерии оптимального решения; выбирается и принимается наилучшее решение.
• 3. Реализация решения. На стадии реализации решения принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения.

Одной из важнейших характеристик управленческого решения является его эффективность. Эффективность определяется как отношение степени достижения поставленных целей к совокупности временных, людских, денежных и других ресурсов, затраченных на его принятие и реализацию.

Эффективность управленческого решения возрастает, если увеличивается степень достижения целей и уменьшаются затраты ресурсов. К числу главных требований, предъявляемых к управленческим решениям, можно отнести следующие.

• • Четкая целевая направленность, или наличие цели: бесцельный выбор не может рассматриваться как управленческое решение. В процессе деятельности перед руководителями предприятий возникают задачи разной важности: главные задачи, связанные с более полным удовлетворением потребностей населения, повышением качества продукции и обслуживания; второстепенные, относящиеся к организации различных сторон деятельности предприятий, каким-либо частным процессам и явлениям.
• • Обоснованность, т. е достоверность полученной информации и реальность выполнения управленческого решения. Решение должно отражать объективные закономерности развития объекта и системы управления им. Каждое решение, противоречащее этим закономерностям, влечет за собой серьезные последствия, замедляет развитие системы.
• • Управленческое решение должно иметь количественную и качественную определенность в зависимости от поставленной задачи. Например, решение, принятое руководителем предприятия, предусматривает замену ручного труда на отдельных операциях на производстве, на складах механизированным. Результаты выполнения данного мероприятия могут быть охарактеризованы качественно (облегчен труд работников, улучшено санитарно-техническое состояние предприятия) и количественно (произошло повышение общей производительности труда за счет уменьшения числа работников, занятых ранее ручным трудом).
• • Гибкость, подвижность, т. е управленческое решение должно приниматься тогда, когда в нем есть необходимость, и обязательно отменяться, когда необходимость в нем отпала.
• • Оперативность — своевременность разработки и реализации управленческого воздействия. Своевременность означает, что с момента возникновения проблемной ситуации до принятия решения в объекте управления не должно произойти необратимых явлений, делающих это решение ненужным. Несвоевременно принятое решение часто бывает не только недостаточно эффективным, но и вредным.
• • Адресность — управленческие решения должны быть ориентированы на конкретный объект управления, на конкретных исполнителей: директора, начальников цехов, мастеров участков, технологов, механиков и т. д.
• • Актуальность, т. е потребность в конкретном управленческом решении в данный момент времени в связи с наличием определенной конкретной ситуации (необходимость в данный момент увеличивать объем продукции, использовать более дорогие средства, внедрять новое оборудование, сотрудничать с другими издательствами, затрачивать больше средств на рекламу) .
• • Точность — степень предвйдения результата достижения цели. Менеджер, основываясь на накопленном ранее опыте и расчетах, определяет приблизительно точный результат достижения цели.
• • Конкретность — формулировка не должна допускать различных толкований, т. е должна отвечать на вопросы, как действовать, когда и где. Управленческое решение должно быть точным и ясным, что исключает разночтения. Простота, лаконичность, строгость формы помогают лучше усвоить требования управленческого решения исполнителями, что является залогом его успешной реализации.

• • Реальность управленческих решений обеспечивают возможности для их управления (подготовленность, качество обслуживания потребителей, оснащенность необходимым торгово-технологическим оборудованием). Реальность управленческих решений гарантируется глубоким и всесторонним изучением состояния возможностей не только объектов управления, но и внешней среды.
• • Непротиворечивость, строгая согласованность и преемственность управленческих решений. Непротиворечивость означает согласованность решения с ранее принятыми. Решение должно развивать и дополнять ранее принятые решения. Непоследовательность в принятии решений резко снижает эффективность управления.
• • Сбалансированность прав и обязанностей менеджеров при принятии управленческих решений, а также соответствие управленческого решения силам и способностям исполнителей являются важным требованием, предъявляемым к управленческим решениям.
• • Одним из необходимых условий принятия решений является компетентность руководителя в рассматриваемых вопросах. Привлечение руководителем специалистов для подготовки решений по вопросам, требующим глубоких знаний по отдельным частным проблемам, называется заимствованием компетенции, а разделение и передача подчиненным части своих полномочий по принятию решений — делегированием полномочий.

Например, на полиграфическом предприятии решения, осуществляющие мероприятия по научной организации труда на производстве, улучшению условий труда, может принимать генеральный директор, главный инженер или начальник производственного отдела.

• • Полномочность, т. е строгое соблюдение менеджером тех прав и полномочий, которые ему представлены. Полномочность каждого руководителя в пределах его служебных обязанностей заключаются, как правило, в возможности распоряжаться трудовыми, материальными, денежными и другими ресурсами в целях достижения заданных результатов. Нарушение этой правомочности, т. е. принятие решений, не соответствующих правам, обычно ведет к невыполнению этих решений. Управленческие решения вырабатываются в соответствии с полномочиями линейных руководителей, коллегиальных органов, принимающих эти решения. Выполнение данного требования обеспечивается разработкой положений об органах управления, отделах, должностных инструкций.
• • Законность. Требование законности управленческого решения состоит в том, чтобы решение не противоречило действующим государственным и ведомственным законоположениям, приказам, нормативам, стандартам, инструкциям и другим документам.

Например, работники аппарата управления полиграфического предприятия, деятельность которых связана с выработкой управленческих решений, обязаны хорошо знать постановления и законы, хозяйственные нормативные акты, постановления и приказы руководителей вышестоящих организаций применительно к специфике решаемых вопросов.

Можно отметить типичные ошибки, допускаемые при принятии управленческих решений:

• 1) использование неполной и недостоверной информации;
• 2) принятие решений под влиянием эмоций;
• 3) недостаточно глубокая проработка принятого варианта действий;
• 4) принятие решения без учета возможности риска;
• 5) принятие решения не по истинным достоинствам, а для учета различных точек зрения.

Низкое качество принимаемых управленческих решений является одной из причин их невыполнения. Такие управленческие решения не учитывают необходимые условия для реализации соответствующего задания, производственные возможности, способности и загруженность исполнителей, ориентируют на нереальные сроки выполнения, не продуманы с точки зрения их производственной, технологической, экономической целесообразности.

Систематический анализ причин невыполнения заданий позволяет повысить эффективность последующих управленческих решений. Характер управленческих решений определяется спецификой производства и уровнем управления.

Так, например, мастер участка на полиграфическом предприятии принимает оперативные управленческие решения, направленные на улучшение качества выпускаемой продукции, своевременное выполнение производственных заказов, экономное расходование бумаги, краски, электроэнергии и других материалов, поддержание оборудования в работоспособном состоянии, соблюдение трудовой дисциплины, создание на участке обстановки товарищества и взаимной помощи. Управленческие решения, принимаемые начальником цеха полиграфического предприятия, носят в основном координационный характер, обеспечивают согласованность работы отдельных производственных участков и служб.

Значительное место в управленческих решениях по цеху занимают вопросы совершенствования техники и технологии производства, рационализации труда, материального и морального стимулирования работников.