Документальное оформление служебных командировок

Несмотря на широкие возможности дистанционного общения, без личного присутствия при решении служебных вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы (обособленные подразделения), но и в сравнительно небольших компаниях. При этом независимо от масштабов организации-работодателя направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по установленным действующим законодательством правилам.

Согласно ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда совпадает с местом расположения самой организации. Поэтому к командировкам относятся в том числе следующие служебные поездки работников:

  • — поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • — поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, работа которых имеет разъездной характер или осуществляется в пути (ст. 166 ТК РФ).

Вместе с тем при направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные ТК РФ. Так, нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, которые относятся к следующим категориям:

  • — беременные женщины;
  • — работники в возрасте до 18 лет[1].

Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников следующих категорий:

  • — женщин, имеющих детей до трех лет;
  • — работников, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  • — работников, имеющих детей-инвалидов;
  • — работников, осуществляющих уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением[2].

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством.

Если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например в Положении о служебных командировках. Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности компании, ее организационной структуры и других факторов.

Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

С 8 января 2015 г. составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку, а также отчет о его выполнении не обязательно[3]. Однако если работодатель все-таки решил продолжить использование данного документа, то это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Основанием для служебной командировки сотрудника является распоряжение работодателя, которое, как правило, оформляется приказом.

Приказ о направлении работника в командировку может составляться как по унифицированной форме (Т-9) или (Т-9а — для нескольких работников), так и по форме, самостоятельно разработанной в организации и утвержденной работодателем.

В приказе указываются:

  • • Ф. И. О, должность работника, структурное подразделение;
  • • место назначения;
  • • срок командировки;
  • • цель командировки.

Помимо этой информации, в унифицированной форме приказа предусмотрено заполнение основания составления приказа.

Если работодатель составляет служебное задание на командировку, то в качестве основания приказа указывается соответствующее служебное задание. Если же служебное задание не составляется, то в качестве основания можно указать реквизиты договора с контрагентом, предусматривающего выезд работника на территорию контрагента, или реквизиты приказа руководителя о проведении рабочего совещания с руководителями обособленных подразделений, или основание, подобное тому, которое указано в приведенном ниже примере (образец 5.8).

Образец 5.8

Приказ о направлении работника в командировку

Унифицированная форма № Т-9 Утверждена

постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Код

Форма по ОКУД 0301022 Общество с ограниченной ответственностью «П.»

  • (000„п,.)_ поОКПО 12345678
  • (наименование организации)

Номер

документа

Дата

составления

5/км-19

29.01.2019

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о направлении работника в командировку Направить в командировку:

Табельный номер

Иванова Сергея Игоревича 003

(фамилия, имя, отчество)

строительный отдел (структурное подразделение) заместитель начальника отдела

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

_Россия, г. Тверь, ООО «М.»_

(место назначения (страна, город, организация))

сроком на 2 календарных дней

с «04» февраля 2019 г. по «05» февраля 2019 г.

с целью оказания консультационных услуг по вопросу строительства жилого дома в поселке Низино Тверской области

Командировка за счет средств ООО «П.»

(указать источник финансирования)

Основание служебная записка начальника строительного отдела М. В. Гри- (документ, шаева от 25.01.2019 № 5/сл-19 о необходимости проведения номер, дата): консультационных услуг; договор об оказании консультационных услуг от 18.01.2019 № 2, заключенный между ООО «П.» и ООО «М.»

(служебное задание, другое основание (указать)) Руководитель Генеральный

организации директор Антонов С. Н. Антонов

(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен Иванов «29» января 2019 г.

(личная подпись)

До 8 января 2015 г. (до вступления в силу упомянутых выше изменений) документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (унифицированная форма Т-10).

Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.

Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется[4], а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают:

  • — проездные документы (авиационные, железнодорожные билеты и т. д.)
  • — или служебная записка с приложенными оправдательными документами (путевой лист, кассовые чеки и т. д.) — в случае проезда на служебном транспорте.

Срок служебной командировки рассчитывается как период со дня выезда сотрудника в командировку по день приезда из нее. При этом днем выезда является день отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т. д.) от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда — день прибытия транспортного средства.

День отъезда в командировку (прибытия из командировки) определяется по времени отправления транспортного средства: до 24:00 ч включительно — текущие сутки, а после 00:00 ч — следующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример

Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 марта в 23:58. В этом случае днем командировки будет 25 марта, т. е. за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных.

Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример

Работник отправляется в командировку на самолете, который вылетает 5 апреля в 00:30, при этом аэропорт находится за пределами населенного пункта, в котором расположена командирующая организация (место постоянной работы сотрудника). Чтобы добраться до аэропорта, сотрудник выезжает 4 апреля в 23:00. В данном случае днем начала командировки является 4 апреля, даже несмотря на то, что в билете указана дата 5 апреля.

В некоторых случаях может возникнуть необходимость продлить срок служебной командировки. Процедура продления срока командировки законодательно не регламентирована, поэтому работодатели могут самостоятельно ее разработать и закрепить в локальном акте о командировках. В общем случае продление срока служебной командировки включает в себя следующие действия:

  • • запрос согласия на продление срока командировки у сотрудников, которые могут быть направлены в служебные командировки. Продление осуществляется только с их письменного согласия;
  • • издание приказа о продлении срока служебной командировки (в произвольной форме) с указанием причины такого продления и новой даты окончания командировки (образец 5.9);
  • • перечисление работнику денежных средств на оплату дополнительных командировочных расходов, связанных с увеличением срока командировки;
  • • уведомление работника о продлении срока служебной командировки (например, направление фотокопии или скана приказа о продлении командировки по электронной почте).

Образец 5.9

Приказ о продлении срока командировки

Общество с ограниченной ответственностью «П.»

(ООО «П.»)

ПРИКАЗ

26.02.2019 № 7/KM-19 г.

г. Энск

О продлении срока командировки

В связи с необходимостью проведения дополнительной экспертизы технической документации, связанной с реализацией проекта строительства жилого дома в г. Твери,

ПРИКАЗЫВАЮ:

  • 1. Продлить заместителю начальника строительного отдела С. И. Иванову срок служебной командировки в ООО «М.» (г. Тверь), оформленной приказом от 18.02.2019 № 5/км-19. Датой окончания командировки считать 01.03.2019.
  • 2. Главному бухгалтеру Т. В. Карасевой перечислить С. И. Иванову дополнительные суточные, а также денежные средства на оплату жилья и других командировочных расходов не позднее 27.02.2019.
  • 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по персоналу С. Л. Ефимова.

Генеральный директор_/С. Н. Антонов/

С приказом ознакомлены:

заместитель генерального директора

по персоналу_/С. Л. Ефимов/

26.02.2019

главный бухгалтер_/Т. В. Карасева/

26.02.2019

специалист по кадрам_/И. А. Литвинова/

26.02.2019

заместитель начальника

строительного отдела_/С. И. Иванов/

01.03.2019

Отметим, что в настоящее время работодатели могут не вести учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывающих в организацию, в которую они командированы, в специальном журнале. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771[5] такая обязанность работодателя отменена.

Как уже отмечалось в данном параграфе, с 8 января 2015 г. оформлять служебное задание и отчет о его выполнении не обязательно. Однако отсутствие необходимости представлять письменный отчет о выполненном в командировке задании, не освобождает работника от выполнения своих трудовых обязанностей в период командировки. Поэтому за работодателем сохраняется право:

  • — требовать от работника выполнения в командировке служебного поручения;
  • — требовать представления результатов выполненной работы, если это предусмотрено служебным поручением;
  • — привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей[6].

Таким образом, произошедшие изменения заметно унифицировали оформление командировок, предоставив работодателю возможность выбирать, какие документы действительно необходимы для оформления командировок, а без каких вполне можно обойтись.

  • [1] См.: Статьи 259, 268 ТК РФ.
  • [2] Там же.
  • [3] Подпункт «б» п. 2 Изменений, которые вносятся в акты Правительства РоссийскойФедерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. 182
  • [4] См.: Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. 184
  • [5] Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 «О внесении измененийв Положение об особенностях направления работников в служебные командировкии признании утратившим силу подпункта “б” пункта 72 изменений, которые вносятсяв акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерстватруда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденных постановлениемПравительства Российской Федерации от 25 марта 2013 г. № 257».
  • [6] Работодатель может предусмотреть оформление отчета о выполненном командировочном задании в локальном акте о командировках, а также самостоятельно разработать форму такого отчета. 186
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >