Документирование поощрений работников

Под поощрением за труд понимаются публичное признание трудовых заслуг, оказание почета отдельному работнику или группе работников, которые выражаются в форме применения установленных действующим трудовым законодательством мер поощрения.

Трудовой кодекс РФ предусматривает поощрение за добросовестное выполнение трудовых обязанностей. В соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель имеет право применять несколько видов поощрений одного или нескольких работников. Наиболее распространены несколько из них:

  • • объявление благодарности;
  • • награждение почетной грамотой;
  • • выплата премии[1];
  • • награждение ценным подарком;
  • • представление к званию лучшего по профессии.

Коллективным договором или правилами внутреннего трудового

распорядка организации могут быть предусмотрены и иные виды поощрений.

Например, присвоение почетных званий: «лучший бухгалтер», «лучший слесарь», «заслуженный работник организации» и др.

Федеральными законами в отдельных отраслях экономики утверждены уставы и положения о дисциплине (таможенная служба, морской транспорт, рыбопромысловый флот, железнодорожный транспорт и т. п.), которые также содержат положения о мерах поощрения (награждение ведомственными нагрудными знаками, присвоение почетных званий, внесение в книгу почета и др.).

За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.

Документальное оформление поощрения (награждения) работников регламентируется локальными актами организации (коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о поощрениях, о премировании, о почетной грамоте, о доске почета и др.). В таких актах устанавливаются виды поощрения, статус и основания для применения каждого из них. В любом случае применяются два основных документа: представление к поощрению[2] и приказ о поощрении.

Представление о поощрении по сути является разновидностью докладной записки. Оно оформляется в структурном подразделении, подписывается его руководителем и адресуется руководителю организации.

Текст представления к поощрению (награждению) состоит из двух частей: в первой из них дается общая характеристика работника, оценка его профессиональной деятельности и уровень квалификации, во второй — излагаются основание применения поощрения, его мотив и предлагаемый вид (образец 5.17).

Общество с ограниченной ответственностью «К.»

Генеральному директору ООО «К.»

И. И. Петрову

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ о поощрении работника

Иванова Вера Михайловна, 1971 года рождения, работает в бухгалтерии ООО «К.» с июля 2004 г. Имеет высшее профессиональное образование. Иванова В. М. — ответственный работник, квалифицированный специалист. Должностные обязанности выполняет в полном объеме, замечаний и нарушений трудовой дисциплины не имеет. В 2009 г. проходила обучение в Институте управления на курсах повышения квалификации.

По итогам аттестации 2009 г. была рекомендована к повышению в должности и переведена с должности специалиста на должность заместителя главного бухгалтера.

За безупречную работу и высокий профессионализм прошу объявить Ивановой В. М. благодарность и премировать ее.

Главный бухгалтер_/А. А. Дроздов/

Начальник отдела кадров_/О. В. Жданова/

20.05.2019

Заместитель генерального директора_/П. В. Исаев/

20.05.2019

Необходимость визирования представлений, состав должностных лиц и последовательность согласования зависят от принятого в организации порядка движения кадровой документации.

Например, бухгалтерия подтверждает наличие необходимых денежных средств, заместитель руководителя организации, курирующий структурное подразделение, выносит согласие с мерой поощрения. Виза кадровой службы может быть необходима для подтверждения сведений о работнике. Последовательность визирования должна быть установлена в инструкции по делопроизводству, при отсутствии которой документы передают от младших должностных лиц старшим.

Но последовательность может быть и такой:

  • — служба кадров;
  • — руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник;
  • — бухгалтерия;
  • — заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

Кадровая служба передает представление руководителю организации для получения его резолюции, в которой необходимо отразить согласие с предлагаемой мерой поощрения, исполнителя и срок исполнения. Резолюция должна содержать подпись и дату.

На основании положительной резолюции кадровая служба готовит проект приказа (распоряжения) о поощрении, текст которого оформляется в унифицированной (форме Т-11; образец 5.18), о поощрении нескольких работников — в унифицированной форме Т-11а (образец 5.19).

Содержательная часть приказа (распоряжения) о поощрении включает следующие сведения:

  • • Ф. И. О. сотрудника;
  • • его табельный номер;
  • • должность (профессия);
  • • структурное подразделение.

Далее излагается мотив поощрения, например выполнение особо значимых заданий, юбилей и т. д.

Образец 5.18

Приказ (распоряжение) о поощрении работника

Унифицированная форма № Т-11 Утверждена

постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Код

Форма по ОКУД 0301026

Общество с ограниченной ответственностью «С.»

^ по ОКПО 12345678

  • (ООО «С.»)
  • (наименование организации)

Номер

документа

Дата

составления

15-н

30.01.2019

ПРИКАЗ

(распоряжение) о пощрении работника

Табельный номер

Фроловой Марии Викторовны 15

  • (фамилия, имя, отчество)
  • (структурное подразделение) педагог-психолог
  • (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

За активное участие в разработке развивающих и коррекционных программ для детей дошкольного возраста (мотив поощрения) наградить почетной грамотой и выплатить премию (вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. — указать))

в сумме Тридцать пять тысяч

(прописью)

руб. 00 коп.

  • ( 35 000 руб. 00 коп.)
  • (цифрами)

Основание: представление о поощрении от 25.01.2019 № 4-0/10

Руководитель

Директор Симонова А. А. Симонова

организации ^ F v _ _

(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен Фроло«30.. января 2019 г.

(личная подпись)

Приказ о поощрении нескольких работников

Унифицированная форма № Т-11а Утверждена

постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Код

Форма по ОКУД 0301027

Общество с ограниченной ответственностью «В.»

  • (ООО «В,..) поОКПО 12345678
  • (наименование организации)

Номер

документа

Дата

составления

2-к

16.03.2019

ПРИКАЗ

(распоряжение) о поощрении работников

За разработку и внедрение системы мотивации работников

(мотив поощрения)

наградить почетной грамотой

(вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. — указать))

Фамилия, имя, отчество

Табельный

номер

Структурное

подразделение

Должность

(специальность,

профессия)

Сумма,

руб.

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника

1

2

3

4

5

6

Лазарева Елена Павловна

2

Отдел

персонала

Начальник

отдела

Лазарева

16.03.2019

Михайлова Анна Александровна

14

Отдел

персонала

Ведущий

специалист

Михайлова

16.03.2019

Фадеева Елена Михайловна

28

Отдел

персонала

Специалист

Фадеева

16.03.2019

Основание: представление о поощрении от 12.03.2019 № 15

Руководитель

организации ДиРект0Р С.Ф. Воробьев

(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

Награждение ценным подарком — единовременное поощрение работника, при котором ему вручается материальный предмет, представляющий для него интерес. Его стоимость включается в совокупный годовой доход сотрудника в порядке и на условиях, установленных действующим налоговым законодательством.

После того как приказ подписан руководителем, работник должен ознакомиться с ним под роспись. Распространена практика, когда содержание таких документов доводится до сведения коллектива.

Подлинник приказа остается на хранении в кадровой службе (в папке с приказами)1, на его основании сведения о поощрении вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника (форма Т-2), а копия передается в бухгалтерию для начисления соответствующих денежных средств (в случае выплаты поощрительной премии).

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек[3] [4] в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

  • б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
  • в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся[5].

Согласно п. 10 указанных Правил основанием записи о награждении, произведенном работодателем, в трудовой книжке является соответствующий приказ (распоряжение) работодателя. Такая запись вносится не позднее недельного срока, при этом она должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (образец 5.20).

Образец 5.20

Трудовая книжка.

Запись о награждении работника

записи

Дата

Сведения о награждении (поощрении)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Федеральное государственное бюджетное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад № ХХХХ» (ФГБДОУ «Детский сад № ХХХХ»)

6

26

02

2018

За активное участие в разработке развивающих и коррекционных программ для детей дошкольного возраста награждена почетной грамотой и выплачена денежная премия

Приказ от 26.02.2018 № 15-н

Вопросы и задания для самоконтроля

  • 1. Перечислите категории работников, в отношении которых законодательством установлено преимущественное право выбора периода времени для предстоящего отпуска.
  • 2. Ограничивается ли максимальным пределом общая продолжительность отпусков (основного и дополнительного)?
  • 3. Укажите алгоритм составления графика отпусков.
  • 4. Какие виды дисциплинарных взысканий оформляются приказом (распоряжением) работодателя, составленным по форме приказа по основной деятельности?
  • 5. Какие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги работника вносятся в трудовую книжку?

Задачи

1. Согласно графику отпусков гр-ке О. был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 28 календарных дней. Однако на работу О. вышла через несколько дней после даты окончания отпуска, предъявив работодателю по возвращении листок временной нетрудоспособности. В это же время она была извещена о том, что была уволена за прогул.

Можно ли считать увольнение О. незаконным?

Какова процедура продления отпуска в случае болезни работника?

2. Менеджер по продажам С. был уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей (прогул). Он обратился в суд. В судебном заседании в обоснование своего требования о восстановлении на работе истец заявил, что дисциплинарное взыскание в виде увольнения за прогул было применено работодателем без соблюдения установленной законодательством процедуры.

О какой процедуре в данном случае идет речь? Изложите ее алгоритм.

  • [1] Следует учитывать, что премии, включенные в систему оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе, поощрением не являются.
  • [2] Вместо представления к поощрению в организациях иногда используют докладную или служебную записку, которая является документом-основанием для изданияприказа о поощрении работника или работников. Кроме того, основанием в этом случае могут служить докладные записки руководителя структурного подразделения, акты,решение профсоюзного органа и т. д. 196
  • [3] Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то в них должны помещаться подлинники представлений и заверенные копии приказов. Если приказы о поощрении принято объявлять коллективу, необходимо сделать еще одну копию документа с целью ознакомления.
  • [4] Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовойкнижки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. 200
  • [5] См.: Пункты 2А—25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовлениябланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >