Штатное расписание — важный документ, регламентирующий трудовую деятельность организации

Как правило, знакомство с оценкой использования трудового потенциала любого предприятия (организации) начинается с изучения штатного расписания.

Штатное расписание представляет собой нормативный документ организации, содержащий перечень структурных подразделений, сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах.

Штатное расписание определяет степень разделения труда между работниками в организации, которое описывается в должностных инструкциях. Для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, должна быть разработана должностная инструкция, которая составляется на основе Положения о структурном подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности).

Необходимость, цели и задачи разработки и внедрения штатного расписания представлены в табл. 2.5.

Основной задачей разработки и внедрения штатного расписания является контроль за соблюдением штатной дисциплины по расстановке и уровнем укомплектованности по подразделениям предприятия (организации).

Таблица 2.5

Необходимость разработки цели и задачи штатного расписания

Цели и задачи штатного расписания

Для эффективного использования работников

Оценка подразделений по численности, уровню квалификации и оплате труда

Дает возможность сравнивать подразделения по численности работающих, их квалификации, уровню оплаты их труда

Цели и задачи штатного расписания

Для эффективного использования работников

Мониторинг организационной структуры предприятия

Используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия

Оценка оптимальности распределения трудовых функций

Полезно для анализа трудовой загрузки сотрудников, оценки объема выполняемых ими работ, перераспределения функций, уточнения и изменения должностных инструкций

Контроль за соблюдением штатной дисциплины по расстановке и уровнем укомплектованности предприятия (организации)

Необходимо при взаимодействии с проверяющими органами. Его обычно требуют представить трудовые и налоговые инспекции при проверках: отсутствие может быть рассмотрено как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, который, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, составляет 1—5 тыс. руб. с должностного лица и 30—50 тыс. руб. с организации

Обоснование реструктуризации структурных подразделений и оптимизации численности работников

Требуется для обоснования увольнения сотрудников по сокращению штата в случае рассмотрения дела в суде.

Без него работодателю сложно доказать оправданность увольнения и отсутствие доступных вакансий для сокращаемых сотрудников (ТК РФ обязывает работодателя предоставлять сокращаемому работнику подходящую ему вакантную должность на предприятии при наличии таковой)

В качестве важных задач может выступать не только определение оптимальности распределения функций среди подразделений предприятия (организации), но и определение и обоснование реструктуризации структурных подразделений в рамках оптимизации численности работников.

Таким образом, штатное расписание — это нормативный документ, определяющий расстановку персонала по структурным подразделениям предприятия, его квалификационный кадровый состав и численность, содержащий указания размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Штатное расписание представляет собой законодательно установленную унифицированную форму № Т-3. В этой связи наличие штатного расписания является обязательным для предприятий и организаций различных форм собственности, независимо от численности работающих. При составлении штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, необходимо помнить, что оно предусмотрено как унифицированная форма № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Основные разделы структуры и содержания отдельных разделов штатного расписания представлены в табл. 2.6.

Зная структуру и основное содержание штатного расписания, следует определить основные функции данного документа. В основе функциональной ориентации лежит то, что главной целью штатного расписания является оценка и оперативный мониторинг всех структурных подразделений предприятия (организации) по численности, уровню квалификации и оплате труда.

Таблица 2.6

Структура и содержание основных разделов штатного расписания

Стандартно штатное расписание включает следующие параметры

Содержание

1. Наименование подразделения

Указываются наименования структурных подразделений, которые должны соответствовать организационной структуре предприятия (организации)

2. Наименование должностей

Представляют перечень должностей, находящихся в подразделениях, на основании ЕКС, или ЕТКС, или профессиональных стандартов

3. Количество штатных единиц

Устанавливается исходя из штатной численности по каждому подразделению с учетом нормативов управляемости, соотношений или численности и других нормативных материалов

4. Размер оклада

Определяется с учетом установленного размера МРОТ, тарифов и тарифно-квалификационного регулирования

5. Надбавки, если они предусмотрены Положением об оплате труда

Предусмотренные Положением об оплате труда или коллективным договором

В этой связи можно выделить основные функции данного документа, которые предполагают:

  • — во-первых, анализ и оценку распределения трудовых ресурсов (трудового потенциала) предприятия по структурным подразделениям;
  • — во-вторых, планирование и обоснование возможных направлений реструктуризации отделов и служб, необходимости передачи или концентрации трудовых функций с целью предотвращения их дублирования. Следует на основе штатного расписания определять оптимальность перераспределения трудовой нагрузки по структурным единицам предприятия (организации);
  • — в-третьих, контроль за соблюдением штатной дисциплины и уровнем укомплектованности сотрудниками организации.

Таким образом, штатное расписание носит внутрипроизводственный характер регулирования трудовой деятельности и тесным образом взаимосвязано с индивидуализацией уровня квалификации и уровня оплаты труда по отдельным должностным позициям.

Итак, штатное расписание — нормативный организационнораспорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.

Если определить, кто составляет штатное расписание, то в нормативных материалах не указан субъект выполнения данной функции. Как правило, штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция руководителем предприятия (организации). Такими лицами могут быть либо руководитель организации, либо руководитель отдела кадров, либо главный бухгалтер. Это связано с тем, что информация о штатном расписании часто считается конфиденциальной. На практике проект штатного расписания может разрабатывать сотрудник отдела кадров (управления персоналом), коррективы и важные уточнения делает руководитель. Преимущественно разработкой штатного расписания занимаются специалисты отдела управления персоналом, бухгалтерии, отдела организации и оплаты труда, а также руководители структурных подразделений.

Исходя из требований статистики, в штатном расписании должны быть прописаны следующие сведения:

  • • наименование структурных подразделений;
  • • наименование должностей, специальностей, профессий;
  • • количество штатных единиц;
  • • размер оклада и (или) тарифной ставки;
  • • наличие и размер надбавки;
  • • прочие сведения.

Существует определенный порядок внесения сведений в штатное расписание. Это означает, что в унифицированную форму № Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

• наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документами;

  • • код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;
  • • номер документа. При первичном составлении штатному расписанию присваивается № 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;
  • • дата составления — указывается текущая нумерация. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
  • • в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;
  • • в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

При этом заполняются следующие графы:

  • • графа 1 «Наименование структурного подразделения»;
  • • графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;
  • • графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;
  • • в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;
  • • в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;
  • • графы 6, 7 и 8 «Надбавки, выражается в руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;
  • • графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;
  • • графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например, ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Важным элементом легитимности данного документа является, кто подписывает штатное расписание.

Унифицированной формой № Т-3 предусмотрены следующие подписи:

  • — руководителя кадровой службы;
  • — главного бухгалтера.

Штатное расписание может быть подписано другими работниками. В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников. Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В таком случае следует прошить его и пронумеровать. Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке. При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи. Печать на штатном расписании проставлять не обязательно. Но в некоторых случаях штатное расписание утверждает руководитель организации.

Опыт показывает, что утверждает штатное расписание руководитель. При этом штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Важным вопросом является, на какой срок утверждается штатное расписание. Предполагается, что если законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения, то руководитель имеет право самостоятельно вносить вопрос не только об утверждении нового штатного расписания, но и внесении изменений в действующий документ.

Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно. Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе. Опыт показывает, что все-таки штатное расписание устанавливается на предстоящий год, а в течение года могут возникать условия для его изменения.

В качестве примера штатного расписания были вынесены данные (рис. 2.3).

Важным моментом является определение условий и причин изменений в штатном расписании. Это может быть связано с рядом причин как организационно-правового, так и структурно-нормативного характера.

Пример бланка штатного расписания

Рис. 2.3. Пример бланка штатного расписания

Это означает, что штатное расписание может быть изменено либо на основе изменений законодательного характера, либо в результате перераспределения функций, выполняемых работниками. К тому же основанием изменения штатного расписания могут быть процессы организационной реструктуризации в системе управления предприятием.

Можно обобщить совокупность мер, воздействующих на необходимость изменений в штатном расписании (табл. 2.7).

Условия изменения штатного расписания

Таблица 2.7

Условия изменения

Возможные варианты

1. Усовершенствование организационной структуры компании

Изменение (сокращение, появление) структурных подразделений

2. Улучшение работы отдельных структурных подразделений

Рациональное перераспределение функций между подразделениями.

Оптимизация функциональности между работниками и структурными подразделениями

3. Реорганизация компании

Реструктуризация и изменение организационных форм

4. Расширение или сокращение компании

Увеличение функциональной нагрузки на штатных работников

5. Изменение законодательства

Выделение отдельных секторов работников, имеющих льготы и компенсации

6. Оптимизация организационных процессов

Перераспределение функций управления и работ

7. Планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом

Изменения (увеличение, сокращение) потребности в персонале по подразделениям и отдельным должностям

8. Устранение дублирования функций

Рациональное перераспределение функций управления по подразделениям

Таким образом, штатное расписание может быть изменено в нескольких случаях.

Во-первых, в связи с изменением в трудовом законодательстве, которое определяет различные методы привлечения к труду, а также условия труда и режимов труда для конкретных работников. Изменения данного рода могут быть связаны с пересмотром разметов МРОТ в рамках страны или отрасли.

Во-вторых, в результате структурных преобразований в системе управления производством либо перераспределения функций управления или должностных обязанностей между работниками.

В-третьих, за счет изменений наименований должностей в структуре управления или в штатном расписании.

Поэтому в настоящее время изменение штатного расписания может осуществляться двумя основными методами.

Первый предполагает коренную трансформацию организационной системы управления с изменением штатного расписания и значительной трансформацией документа.

Второй метод предполагает лишь незначительные изменения штатного расписания и оформляется приказом руководителя относительно изменений в штатном расписании.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >