Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
 
Главная arrow Документоведение arrow Документоведение
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Лекция II. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Лекция 4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В результате изучения данной темы студент должен:

знать состав реквизитов управленческих документов и требования государственных стандартов к их оформлению: виды бланков управленческих документов и состав обязательных реквизитов бланков;

уметь проектировать бланки организаций; оформлять реквизиты управленческих документов;

владеть навыками построения формуляра-образца организационно-распорядительных документов, оформления реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти, а также иных учреждений, организаций, предприятий; навыками работы с государственными стандартами и методическими указаниями по их внедрению.

Требования к оформлению реквизитов управленческих документов

В настоящее время оформление и составление документов регламентируется ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.) (далее – ГОСТ Р 6.30–2003), а также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477, в ред. Постановления Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. № 751) (далее – Правила). Следует подчеркнуть, что в отличие от Правил требования ГОСТ Р 6.30–2003 носят рекомендательный характер.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.

Реквизит документа – элемент оформления документа[1]. Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу или юридическую значимость.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации – авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

Содержательная часть документа является основной его частью, раскрывающей его суть и назначение.

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также технологические отметки, проставляемые на различных этапах обработки документа.

Документ состоит из набора реквизитов, оформленных по определенным правилам и расположенных в строго определенном месте.

Практические решения

Инспекторы Федеральной налоговой службы РФ по Металлургическому району г. Челябинска установили, что организация N при оказании услуг населению выдавала бланки строгой отчетности формы БО-2, в которых отсутствовали необходимые реквизиты. Предприятие было привлечено к административной ответственности по ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях, и ему был предъявлен штраф в сумме 30 000 рублей.

Перечень реквизитов, включающий индивидуальный набор реквизитов, присущих конкретному индивидуальному документу, носит название индивидуального формуляра документа[2].

Реквизиты документов классифицируются на постоянные и переменные. Постоянными называют совокупность реквизитов, характеризующую типовой формуляр документа и присутствующую во всех видах документа одного типа. Переменными считают совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающих особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

При подготовке и оформлении документов УСОРД используют следующие реквизиты (ГОСТ Р 6.30–2003):

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов на документе образуют формуляр документа.

На рисунке 4.1 представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка. На рисунке 4.2 представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз.

Правила 2009 г. содержат реквизиты документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа; и) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности.

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рис. 4.1. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Рис. 4.2. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Большая часть реквизитов, представленных в ГОСТ Р 6.30–2003 и в Правилах, имеют одинаковые названия или названия, различающиеся незначительно. Такие реквизиты, как "Герб субъекта Российской Федерации", "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)", "Код формы документа", "Код организации", "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица", "Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН /

КПП), в Правилах отсутствует, поскольку не используются при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти.

Реквизит "Резолюция" заменен на реквизит "Указания по исполнению документа", так как в федеральных органах исполнительной власти указания по исполнению документа оформляются не только в виде резолюции, но и в виде поручений.

Реквизит "Заголовок к тексту" получил в Правилах название "Наименование документа". Это объясняется тем, что в федеральных органах исполнительной власти значительная часть издаваемых документов представляет собой нормативные акты (правила, положения, порядки, инструкции, регламенты и т.д.), а эти документы имеют название, состоящее из вида документа и краткого содержания документа, тесно слившихся в одном названии. Например: "Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

Правилами введен такой реквизит как "Должность лица, подписавшего документ". Он указывается под наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем должностных лиц.

Реквизит "Отметка о конфиденциальности" проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Рассмотрим реквизиты ГОСТ Р 6.30–2003 подробнее.

1. Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением "О Государственном гербе Российской Федерации"[3] воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным: на бланках Президента РФ, палат Федерального Собрания, Правительства РФ, Верховного суда РФ, Высшего арбитражного суда РФ; на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти, а также дипломатических представительств, консульских учреждений или иных официальных представительств Российской Федерации за границей; на бланках органов государственной власти.

Исторический экскурс

Изображение двуглавого орла впервые было зафиксировано в качестве государственной эмблемы на печати царя Иоанна III Васильевича на меновой грамоте 1497 г. За время своего существования изображение двуглавого орла претерпевало многие изменения. В 1917 г. орел перестал быть гербом России, так как большевики воспринимали его как символ самодержавия. Однако орел был символом не самодержавия, но русской государственности. Сейчас двуглавый орел, как и прежде, символизирует могущество и единство Российского государства.

2. Герб субъекта Российской Федерации размещается па бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) самих субъектов.

Герб может быть представлен в черно-белом или цветном изображении. Его изображение на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Допускается также размещение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации", т.е. ниже границ верхнего поля документа.

Это интересно!

Герб города Москвы представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, и заостренный в оконечности темно-красный геральдический щит с изображением развернутого вправо от зрителя всадника – святого Георгия Победоносца в серебряных доспехах и голубой мантии (плаще), на серебряном коне с серебряной сбруей, поражающего золотым копьем черного Змия. Эталоны герба города Москвы (цветной и черно-белый рисунки), а также его описание хранятся в Музее истории города Москвы и доступны для ознакомления всем заинтересованным лицам (Закон города Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе города Москвы").

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) несет основную функцию по идентификации фирмы. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Эмблема – символическое графическое изображение какого-либо понятия, образа, идеи. Эмблема может отображать и направление деятельности организации.

Товарный знак (знак обслуживания) – это обозначение, помогающее отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц, от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц[4]. Знак обслуживания по своему назначению и своим функциям аналогичен товарному знаку, но регистрируется организациями, не производящими товары, но оказывающими определенные услуги. В зависимости от числа субъектов, имеющих право на пользование товарным знаком, различают коллективные и индивидуальные товарные знаки. Индивидуальный товарный знак – это обозначение, зарегистрированное на имя отдельного юридического или физического лица, занимающегося предпринимательской деятельностью. Коллективным товарным знаком является товарный знак союза, хозяйственной ассоциации или иного добровольного объединения предприятий.

Отношения, связанные с изображением товарного знака и знака обслуживания, регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации (ч. 4, парагр. 2). Обозначение товарным знаком или знаком обслуживания конкретного товара признается только с момента его государственной регистрации. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой государственные гербы, флаги, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходные с ними до степени смешения. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если па это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца.

Эмблему или товарный знак (знак обслуживания) помещают на левом поле документа, на уровне наименования организации или на верхнем поле документа над наименованием организации. Размеры эмблемы и знаков не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом "Наименование организации".

В случае нарушения прав на товарный знак к нарушителю владельцем знака могут быть применены по суду гражданские, административные и уголовные санкции.

Практические решения

Открытое акционерное общество обратилось в арбитражный суд с иском к издательству о защите прав на товарный знак путем удаления его с печатной продукции. В качестве товарного знака зарегистрировано обозначение из двух слов, одно из которых является охраняемым элементом.

Арбитражный суд отказал в удовлетворении исковых требований, поскольку в качестве товарного знака зарегистрировано обозначение из двух слов, одно из которых является охраняемым элементом. Ответчик использует только охраняемую часть товарного знака.

Отменяя решение, апелляционная инстанция указала, что нарушением прав на товарный знак является как использование товарного знака в целом, так и только одного охраняемого элемента.

4. Код организации. Код организации – автора документа (физического или юридического лица) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи с сокращением количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), его имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен типографским способом в бланк документа. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.

5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) – это номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г.[5] ОГРН используется в качестве номера регистрационного дела юридического лица.

Основной ОГРН указывается в бланке для писем после реквизита ОКПО.

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. КПП присваивается вместе с ИНН только организациям или ИП.

ИНН и КПП по месту нахождения организации указываются согласно Свидетельству о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации по форме № 09-1-2 (утв. Приказом Министерства по налогам и сборам РФ от 3 марта 2004 г. № БГ-3-09/178; зарегистрирован в Минюсте РФ 24 марта 2004 г. № 5685) или, для крупнейших налогоплательщиков, согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе в качестве крупнейшего налогоплательщика – юридического лица, образованного в соответствии с законодательством РФ, по форме № 9-КНС (утв. Приказом Министерства РФ но налогам и сборам от 31 августа 2001 г. № БГ-3-09/319)[6]. Налоговый орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на налоговый учет.

ИНН – десятизначный цифровой код, содержащий следующие сведения:

– код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);

– порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);

– контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой РФ (С).

Каждый налогоплательщик должен указывать свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством. Данный код проставляется на бланках писем организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти.

7. Код формы документа проставляется по ОКУД и должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие УСД:

– организационно-распорядительной документации;

– банковской документации;

– финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

– отчетно-статистической документации;

– учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

– документации по труду;

– документации Пенсионного фонда РФ;

– внешнеторговой документации.

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации но каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа. Коды ОКУД могут использоваться в документах, если форма документа в них присутствует (приказ, протокол, акт и т.д.), а в остальных случаях код не проставляется.

8. Наименование организации – реквизит, являющийся собирательным обозначением автора документа. Автором может быть организация, ее структурное подразделением, должностное лицо. Наименование организации должно соответствовать названию, указанному в учредительных документах (если в уставе указано, что организация будет именоваться ООО "Сатурн", а не Общество с ограниченной ответственностью "Сатурн", то указывают на бланке первый вариант). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или рядом с полным наименованием в скобках. Реквизит "Наименование организации" (структурного подразделения) должен присутствовать в любом документе. Если организация имеет ведомственное подчинение, то над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Можно наименование вышестоящей организации печатать более мелким шрифтом по сравнению с наименованием организации – автора документа.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного и национальный язык, печатают на двух языках на одном уровне. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном справа, если в нормативных актах субъектов РФ не установлен иной порядок.

Пример из практики

Федеральная антимонопольная служба Западно-Сибирского округа в Постановлении от 8 сентября 2010 г. по делу № А46-3232/2010 рассмотрела дело по иску налогового органа к организации ЗЛО "Русказаххлебопродукт" о понуждении к изменению фирменного наименования. По результатам рассмотрения суд указал, что инспекцией не представлено бесспорных доказательств, подтверждающих, что в фирменном наименовании ЗАО "Русказаххлебопродукт" содержится сокращение, производное от официального наименования иностранного государства, в том числе Республики Казахстан. При таких обстоятельствах суд первой инстанции правомерно принял решение об отказе в удовлетворении заявленных инспекцией требований. В обоснование своих доводов налоговая инспекция ссылалась на Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный Постановлением Госстандарта России № 529-ст., где указано, что официальным наименованием страны Казахстан является Республика Казахстан. Следовательно, в фирменном наименовании ЗАО "Русказаххлебопродукт" содержится слово "казах", производное от официального наименования иностранного государства Республика Казахстан. По мнению инспекции, иные слова с содержанием корня "казах", не являющиеся производными от указанного наименования Республики Казахстан, отсутствуют.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке в отличие от национального располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Следует помнить, что если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках, а на чистом листе

бумаги. При этом наименование организаций следует располагать в соответствии с рангом. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. В случае оформления документов организаций одного райка, их наименования располагают на одном уровне. Учитывая современный уровень развития средств вычислительной техники, можно подготовить совместный бланк двух и более организаций.

Законодательство

Из п. 4 ст. 54 ГК РФ следует, что законодатель различает понятие "фирменное наименование организации" и "наименование организации" и вводит обязательное требование к тому, чтобы оба эти названия были включены в устав организации.

9. Справочные данные об организации – реквизит, который содержит важные для организации сведения при информационных контактах и проставляется только на бланках для писем. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, ИНН, адрес электронной почты и др.). Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи" (утв. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221). В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, наименование области, края, автономного округа республики, страна, почтовый индекс (например, Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012)[7]. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.

10. Наименование вида документа проставляется на всех бланках, кроме бланка для писем (т.е. наименование вида документа "Письмо" не указывается). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование видов документов, издаваемых руководителем организации, регламентируется уставом (Положением об организации). Полный перечень видов документов, которыми пользуется организация для реализации своих функций, устанавливается в специально разрабатываемом Табеле документов организации. В него включаются как формы, имеющиеся в УСД, так и иные виды документов, соответствующие организационно-правовой форме организации, ее задачам, видам деятельности. На общем бланке организации для данного реквизита оставляют свободное место под наименованием организации, в бланке конкретного вида документа, этот реквизит впечатывается типографским способом прописными буквами.

11. Дата документа. В любом бланке документа должны присутствовать специальные ограничительные отметки для проставления даты подписания документа. Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Дату в бланк проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании, либо сотрудник службы делопроизводства, регистрирующий документ. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.) датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

ГОСТ установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, а также в финансовых документах, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования (14 декабря 2014 г. или 4 октября 2014 г.), а в остальных случаях цифровой способ (04.10.2014, 14.10.2014).

12. Регистрационный номер документа (индекс) – условное обозначение, указывающее на место составления, хранения или содержание документа, придающее ему юридическую силу и предназначенное для учета, контроля за своевременным исполнением и поиском поступающих или создаваемых в организации документов. Индексация – проставление порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения или составления и хранения[8]. В российском делопроизводстве для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов применяется один вид знаков – арабские цифры. Индекс исходящего и внутреннего документа проставляется в заголовочной части документа.

При индексации документов используются:

– список структурных подразделений с их условными обозначениями;

– перечень документов, не регистрируемых службой ДОУ;

– классификаторы постоянных корреспондентов;

– номенклатура дел.

Список (классификатор) структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений. В отрасли (холдинге) может создаваться типовой классификатор структурных подразделений, для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно-исследовательские институты и т.д.). Формулировки объектов в классификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативными документами организаций. При разработке в холдинге типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок используются наиболее распространенные названия с указанием возможных вариантов их толкования. Систематизация объектов в классификаторе структурных подразделений сохраняет последовательность наименований структурных подразделений, закрепленную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Классификатор структурных подразделений включает также общественные организации, общества, союзы.

При индексации документов также может использоваться классификатор исполнителей или только ответственных исполнителей, который представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, поручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах (типовая или примерная структура, структура и штатная численность, штатное расписание).

Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая нс регистрируется, но группируется в дела по номенклатуре[9].

Специфика исполнения, хранения и поиска внутренней документации требует проставления идентичного индекса на основном документе и на приложении к нему, особенно при регистрации распорядительных документов. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь индекс документа выполняет не только учетную функцию, но и поисковую. Индексы проставляются на документах и в регистрационных формах. На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставятся.

Индекс документа включает в себя несколько элементов. Основным элементом является порядковый номер документа. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т.д.

Наиболее удобным считается индекс, состоящий из:

– условного обозначения структурного подразделения, получившего на исполнение или составившего индексируемый документ;

– номера дела по номенклатуре, в которое этот документ должен быть помещен после исполнения;

– порядкового номера документа при регистрации.

Например, индекс отправляемого документа 05-01/41, где 05 – индекс структурного подразделения, 01 – номер дела по номенклатуре, 41 – порядковый номер. Отправляемая документация индексируется на подлиннике и копии, остающейся в организации, и проставляется сотрудником службы документационного обеспечения управления.

Индекс письма может состоять из порядкового номера, который при необходимости может быть дополнен буквенными обозначениями.

Расположение составных частей индекса, принятое в конкретной организации, должно быть постоянным, а система индексов оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (договоров, решений и т.п.) состоит из регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например, 56-П, и т.д.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только на бланках для писем и располагается строкой ниже даты и индекса (На №__________от____________). Сведения в реквизит переносятся исполнителем или сотрудником службы ДОУ с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-запроса. Наличие этого реквизита в бланках для писем исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает от чисто вспомогательной, справочной информации. Таким образом, отметка для этого реквизита должна быть проставлена при подготовке бланка для писем, а заполнение ее будет происходить только при наличии ответа на запрос.

14. Место составления или издания документа указывают только в общем бланке (бланке организации), так как в бланке для писем этот реквизит указан в почтовом адресе организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые географические сокращения. Место издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: Лыткаринский оптико-механический колледж, но указывается, если документ был составлен в другом месте. Для юридического лица местом издания документа будет место нахождения организации, которое определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и правилами русского языка сокращение "г" в этом реквизите не ставится при обозначении "Москва", а также при написании названий городов, оканчивающихся на "-град" и "-бург"[10].

15. Адресат является одним из основных реквизитов документа. Существует несколько способов адресования документов в зависимости от конкретной управленческой ситуации. На документе реквизит "Адресат" располагают с правой стороны листа на уровне наименования организации, если документ оформляется на угловом бланке.

Документ может быть адресован руководителю организации. В этом случае в наименование должности руководителя будет включено наименование организации, например:

– Генеральному директору ООО "Вымпел";

Председателю Совета акционеров страховой компании "Русский стандарт";

– Ректору государственного университета управления;

– Главному редактору газеты "Известия".

Адресат оформляется с правой стороны на уровне реквизита "дата" на продольном бланке.

Государственный стандарт Р 6.30–2003 разрешает центрировать "адресат" относительно самой длинной строки в пределах отведенного ГОСТ места.

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия при подготовке докладных, служебных и объяснительных записок.

Если документ адресуется на имя руководителя структурного подразделения или должностного лица, то в отличие от первого случая, необходимо сначала указать наименование организации, куда адресуется документ, затем указать должность, инициалы и фамилию, например:

ООО "Луч"

Начальнику отдела кадров

А.В. Петровой

Такой порядок адресования установлен в связи с тем, что при получении корреспонденции этапы обработки осуществляются в следующей последовательности:

– определение правильности адресования (в какую организацию адресован документ);

– раскладка корреспонденции по сортировочному устройству в соответствии с индексом структурного подразделения.

Обратите внимание!

Официального обращения в нашей стране не существует, поэтому приставка "г-ну" (господину) перед фамилией не совсем уместна. В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 инициалы в адресате ставятся перед фамилией.

Если указать сначала наименование структурного подразделения, а затем организацию, то это может затруднить обработку корреспонденции, так как нарушается последовательность обработки входящих документов и увеличивается время на проведение данной процедуры.

Документ одного содержания может быть адресован нескольким корреспондентам одновременно (но не более четырем). В этом случае первый экземпляр копируется, первому адресату направляется подлинник, остальным – копия. Ставить отметку "копия" возле второго и последующих адресатов не следует.

Центральный банк РФ

Начальнику финансового отдела

А.В. Петрову

ОАО "Сбербанк России"

Дополнительный офис № 01106

Главному бухгалтеру

К.В. Ульяновой

Если необходимо отправить документ более, чем по четырем адресам, то составляется список рассылки.

Известно, что письма составляются в двух экземплярах (подлинник отправляется адресату, а копия остается в организации). В данном случае на копии, остающейся в организации, на месте реквизита "Адресат" ставится отметка "По списку рассылки", а список рассылки прикладывается к копии. Каждому адресату направляется подлинник с соответствующим адресом на документе, а копия письма с рассылкой остается в организации.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то в реквизите "Адресат" их указывают обобщенно, например:

Администрации

Рязанской области

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Последний обязательно проставляется па документах, направляемых частному лицу, например:

Колесникову М.В.

Нежинская ул., д. 3, кв. 4,

Москва, 123489

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В остальных случаях адрес указывается после названия организации или должности, например:

Председателю Банка "Открытие;

А.С. Давыдову

Мира пр-т, д. 10, стр. 4,

Москва, 129839

Государственный комитет РФ

по строительству и

жилищно-коммунальному

хозяйству

Строителей ул., д. 8, Москва, 121345

Последовательность написания адреса на почтовых отправлениях оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Адрес корреспондента пишется в следующей последовательности:

– наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);

– название улицы, номер дома, номер квартиры;

– название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

– название области, края, автономного округа (области), республики;

– страна (для международных почтовых отправлений);

– почтовый индекс.

На конвертах, бандеролях, посылках адрес корреспондента пишется в правой части почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

16. Гриф утверждения документа – это способ придания документу юридического статуса[11]. В соответствии с подп. 2.3, 2.4. ГСДОУ утверждение документа является особым способом введения его в действие в отношении определенного круга организаций, должностных лиц и граждан.

В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством:

– грифа утверждения;

– издания соответствующего распорядительного документа (подп. 2.3, 2.4).

В ГОСТ Р 6.30–2003 указано, что: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16). ГОСТ не ограничивает виды документов, на основании которых может утверждаться соответствующий документ. Это может быть приказ, постановление, решение, реже протокол. Такой способ утверждения документа наиболее распространенный, хотя и не всегда оправданный. Его следует использовать: при утверждении единовременно большого количества документов (например, учебных программ по различным дисциплинам); в случае, если за процедуру ознакомления с документом назначается лицо, в должностные обязанности которого это ранее не входило; при необходимости регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а наиболее эффективной возможности ввести его в действие. Данный способ часто используется в организациях с обширной филиальной сетью[12].

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего

собрания

акционеров от 05.04.2013

№ 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

В связи с, тем, что утверждаемый документ будет являться приложением к распорядительному документу необходимо это оформить специальным образом.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа[13], например:

Приложение № 2

УТВЕРЖДЕНО

приказом Росархива

от 12.11.2009 №125

Обратите внимание, что в соответствии с Методическими рекомендациями но внедрению ГОСТ Р 6.30–2003, если приложение одно, то оно не нумеруется. В рекомендациях также дан пример оформления текста постановления, где ссылка на утверждаемый документ указывается не в скобках, а в его тексте.

Внести изменения в организационный документ, утвержденный распорядительным документом, можно только изданием такого нового.

Другой способ утверждения документа – должностным лицом, имеющим на это право. Как правило, право подписывать и утверждать все документы организации имеет единоличный исполнительный орган – руководитель организации. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы.

Практический опыт

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Но на практике часто встречаются такие формы документов, которые требуют утверждения руководителями сразу двух организаций, например: унифицированная форма № ОС-1 ("Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)"), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств". При утверждении таких первичных учетных документов не единоличным исполнительным органом, а другими должностными лицами, последние должны быть включены в перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, а также должна быть подготовлена доверенность.

Способ утверждения документа должностным лицом используется при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений.

В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы. Таким образом, утверждаемый документ должен быть обязательно подписан, так как является приложением.

Для регламентации процедуры утверждения документов в каждой организации должен быть разработан их перечень. Его можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации. При этом можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 и в ГСДОУ.

Важно знать!

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

– акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

– задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);

– инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);

– нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.);

– отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

– перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

– планы (производственных, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов но жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

– положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.);

– программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

– расценки на производство работ;

– сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

– стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые);

– структура и штатная численность;

– тарифные ставки;

– уставы организаций;

– формы унифицированных документов;

– штатные расписания и изменения к ним.

Желательно так же указывать, каким именно способом будет утверждаться документ: должностным лицом или документом. Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. При составлении перечня документов, требующих утверждения, необходимо учитывать и организационно-правовую форму юридического лица, так как законы, регулирующие конкретную организационно-правовую форму юридического лица, содержат требования по поводу способа утверждения тех или иных документов.

17. Резолюция – это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей[11].

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

– указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;

– характеристика сути резолюции ("что должно быть сделано");

– указание сроков ожидаемого исполнения.

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Обязательное требование к резолюции – ее адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, контролирующего ход исполнения поручения и работу других соисполнителей, либо четко определить степень ответственности каждого исполнителя. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Петрову А.В.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является гот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки "ответственный"). Проставлять отметку "отв." или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Петрову А.В.

Иванову В.В.

Резолюция является в своем роде распорядительным документом, составленным на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

– "информировать по истечении срока исполнения о принятом решении";

– "дополнительно переговорить";

– "подтвердить получение";

– "сообщить о выполнении" и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. В случае типовой ситуации решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

1. Ситуация является стандартной.

2. Ситуация не является стандартной.

3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает следующие альтернативы:

1. Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно.

В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом: "Прошу направить в командировку в Санкт-Петербург с 12 апреля 2014 г. по 14 апреля 2014 г. для участия в семинаре по делопроизводству начальника канцелярии Коржакова Π. М.".

2. Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками.

В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом: "Прошу командировать в Санкт-Петербург с 12 апреля 2014 г. по 14 апреля 2014 г. двух сотрудников для участия в семинаре по делопроизводству".

Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника; чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

– "к руководству";

– "к исполнению";

– "к сведению".

Кукушкину П.А.

К исполнению

личная подпись руководителя

Дата

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Фомину И.В.

Подпись руководителя

Дата

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы исполнителю не требовались дополнительные разъяснения руководителя. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой – от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Ведковой А.И.

Прошу подготовить

заявку на необходимые строительные материалы до 15.03.2014

Соломанину Г.Н.

Подготовить проект сводного плана работы организации

на 2014 год до 01.01.2014 Зориной Л.А.

Подготовить финансовые расчеты

к заявке на строительные материалы до 14.01.2014

Подпись автора резолюции дата

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия резолюция должна содержать порядок ее выполнения и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это послужит стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа. Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

Пример из практики

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который, в случае согласия с ее содержанием, лишь подписывает резолюцию и ставит дату. Такая резолюция готовится на специальном бланке "Поручение", "Указание", "Резолюция". Этот способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции, так как лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымается, и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ.

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Таким образом, резолюция должна включать в себя: фамилию, инициалы исполнителя, содержание исполнения (текст резолюции), срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.

Хорошилову А. К.

Прошу подготовить

проект приказа о переводе

В.В. Моржова на должность

ведущего специалиста отдела

кадров с 13.01.2015.

личная подпись автора резолюции

20.12.2014

Содержание резолюции с документа должно быть обязательно перенесено в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку).

18. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту оформляется под реквизитом "Место составления или издания документа" на общем бланке и под реквизитом "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".

19. Отметка о контроле. Наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы подлежат контролю за исполнением. Отметка о контроле проставляется справа на верхнем поле первого листа документа с помощью штемпеля "Контроль" или буквы "К".

Документы могут иметь типовые и индивидуальные сроки исполнения. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и другие. Некоторые сроки исполнения зафиксированы в ГСДОУ и также выступают в качестве типовых. Например, исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения, и других.

Вопросы практики

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их утверждения и включения в качестве приложения в "Табель форм документов" или "Инструкцию по делопроизводству" в виде Перечня, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в резолюции руководителя или в тексте документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов путем сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

20. Текст документа. ГОСТ Р 6.30–2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[15]. При подготовке документов рекомендуется использование шрифтов размером № 12–15 при печати через 1–2 интервала.

Тексты документов излагаются от:

– 1-го лица единственного числа: "приказываю... подготовить и представить на рассмотрение"; "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...";

– 3-го лица единственного числа: "...Совет Федерации постановляет..."; "...коллегия постановила..."; "министерство не считает возможным...";

– 1-го лица множественного числа: "просим представить данные о..."; "представляем на рассмотрение и утверждение...";

– в совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "приказываем..."; "решили...".

В случае содержания в тексте нескольких поручений, решений, выводов и т.д., в нем выделяют разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа иногда включают фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены в середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

21. Отметка о наличии приложения. Приложения являются самостоятельными документами, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте основного документа. Документы-приложения могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложения к правовым актам), поясняющие содержание другого документа, направляемые с сопроводительным документом адресату.

В случае, когда к документу имеются приложения, об этом должна быть сделана соответствующая отметка. Информация о приложении указывается в тексте или после текста документа перед подписью.

В нормативных актах и документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указывают в тексте, например: "Утвердить прилагаемую инструкцию по учету и хранению документов".

На самом документе-приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу, которая включает наименование нормативного акта, его дату и номер.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Существует несколько вариантов оформления приложений под текстом документа:

1. Документ-приложение направляется адресату с сопроводительным письмом, в тексте которого перечислены документы-приложения; их названия второй раз не указываются:

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

2. Письмо имеет приложение, не названное в тексте; указывают наименование приложения, число листов и количество экземпляров:

Приложение: прайс-лист на 1 л. в 1 экз.

3. Письмо имеет несколько приложений, которые должны быть пронумерованы в валовом порядке с указанием количества листов и количества направляемых экземпляров:

Приложение: 1. Перечень документов на 1 л. в 1 экз.

2. Справка о доходах на 1 л. в 1 экз.

4. В сброшюрованном приложении число листов не указывается:

Приложение: в 5 экз.

5. К сопроводительному документу прилагается документ, имеющий приложение; количество листов приложения суммируется:

Приложение: письмо Минюст России от 02.02.2014 № 123/05-02 и приложение к нему, всего на 5 л.

6. Документы-приложения направляются не во все указанные в документе адреса; в отметке о наличии приложения делают ссылку "только в первый (второй, третий) адрес":

Приложение: на 1 л. в 1 экз. в первый адрес.

22. Подпись представляет собой собственноручную роспись должностного или физического лица[11]. При подготовке документа составитель должен заранее знать, кто будет подписывать документ. Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий.

Для придания юридической силы реквизиту "подпись" она должна включать в себя три элемента:

– должность полномочного лица;

– собственноручную роспись должностного лица;

– расшифровку подписи.

Располагаются данные элементы в одну строку, начиная от левого поля без абзаца:

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

Наименование должности полномочного лица оформляется в соответствии с наименованием, указанным в штатном расписании. Наименование организации включается в элемент "должность полномочного лица" в том случае, если документ оформляется не на бланке организации, например[17]:

Допускается в реквизите "подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Наименование должности, расположенное в несколько строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

В случае, когда документ оформлен на бланке должностного лица, наименование должности полномочного лица будет отсутствовать. Такой бланк оформляется следующим образом:

При передаче права подписи другому должностному лицу на период временного отсутствия полномочного лица должность исполняющего обязанности может записываться как сокращенно, так и полностью, например:

В Приложении к Методическим рекомендациям по разработке инструкций но делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти допускается возможность исправлений от руки наименования должности на документе, если документ уже оформлен, а должностное лицо отсутствует. Следует помнить, что понятие "отсутствует" подразумевает – командировку, отпуск или болезнь, а нс отсутствие должностного лица на один день и менее. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. В целях исключения злоупотреблений при подписании документов в организациях обязательно должны быть разработаны правила их подписания. Правила подписи могут устанавливаться в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

Элемент реквизита "расшифровка подписи" включает в себя инициалы и фамилию должностного лица. Инициалы имени и фамилии печатаются без пробела, а между инициалами и фамилией ставится один пробел. Следует обратить особое внимание на то, что расшифровка подписи не указывается в скобках, а инициалы ставятся перед фамилией, которая печатается строчными буквами (кроме заглавной).

В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009) и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлены требования к подписанию конкретных видов документов. Например, постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, созданные на бумажном носителе, подписываются (утверждаются) собственноручно руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности, а созданные в форме электронных документов – с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Количество лиц, подписывающих документ, а также наименование их должностей зависят от степени ответственности за содержание документа. Например: в документах, составленных комиссией (акт, протокол заседания государственной экзаменационной комиссии и др.) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

Протокол, документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседания, подписывает председатель и секретарь данного вида заседания:

В ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" указано, что достоверность данных, указанных в первичных учетных документах, обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Например, гарантийные письма, а также другие документы финансового характера подписываются руководителем организации и главным бухгалтером, их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ подписывается несколькими лицами равной должности, их подписи рекомендуется располагать на одном уровне, например:

При подписании совместного документа, подготовленного двумя и более организациями, первый лист оформляют не на бланке конкретной организации, а на чистом листе бумаги с указанием реквизитов бланков организаций.

В трудовых договорах (контрактах) подписи сторон также указываются на одном уровне с указанием полных сведений о сторонах договора или же только их условных обозначений ("работодатель", "работник").

Докладные записки, справки, служебные записки, заявления и другие документы информационного характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

Это интересно!

На пост министра финансов США Джек Лью был назначен в феврале 2013 г. Вскоре репортеры обратили внимание, что его подпись представляет собой несколько овалов, соединенных в цепь. В частности, подпись Лью обсуждалась в сатирических телепрограммах "Colbert Report" и "The Daily Show". Следует заметить, что подпись главы американского Министерства финансов является частью оформления долларовых купюр. Традиционно министр финансов расписывается десять раз, после чего отбирается наиболее подходящая подпись для печати на банкнотах. Министру финансов США пришлось переделать свою подпись. К этому его вынудили насмешки, утверждающие, что подпись Лью слишком неразборчивая. На сайте Министерства финансов уже опубликована новая подпись Лью. Также она появится на американских купюрах в новых тиражах.

Разновидностью подписи является электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом, связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ[11]. Традиционный бумажный и электронный документы имеют разную физическую природу. Это в свою очередь определяет выбор средств, которые придают документу юридическую силу: собственноручная подпись используется для бумажных документов, подпись электронная – для легитимизации электронных документов.

Собственноручная подпись, будучи следом чернил или шариковой пасты, образует вместе с документом единый физический объект, и ее сравнительно тяжело убрать из документа, не оставив следов воздействия.

Электронная подпись гарантирует авторство и подлинность документа при условии, что она включена в документ или находится с документом в едином контейнере. Как только документ покидает контейнер или же электронная подпись извлекается из документа, все гарантии подлинности и неизменности документа исчезают. Возможность признания документа в электронном виде равноценным документу на бумажном носителе устанавливает ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Согласно указанной норме электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Гражданский кодекс РФ устанавливает два условия, при наличии хотя бы одного из которых электронная подпись и, соответственно, электронный документ могут быть использованы для заключения и реализации гражданско-правовых сделок: в случае, когда такая возможность прямо предусмотрена действующим законодательством РФ в широком смысле и/или когда такая возможность согласована сторонами. Например, договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с исползованием в них аналогов собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ), кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом (п. 3 ст. 847 ГК РФ).

Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" предусматривает, что электронная подпись может использоваться в следующих случаях:

– если биометрические персональные данные хранятся вне информационных систем;

– если на материальном носителе содержится дополнительная информация, относящаяся к биометрическим данным.

Использование электронной подписи в электронных документах регламентирует также Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011 г. № 63-ΦЗ "Об электронной подписи".

Для того чтобы обеспечить возможность подписания электронных документов, были разработаны специальные технологии, названные по аналогии электронной подписью. В соответствии с законодательством существует несколько видов электронной подписи:

– простая электронная подпись (ПЭП);

– усиленная электронная подпись (УЭП).

Усиленная электронная подпись в свою очередь подразделяется на:

– неквалифицированную электронную подпись (НЭП);

– квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Применяемое программное обеспечение управленческих процессов в организации должно поддерживать использование электронной подписи.

23. Гриф согласования проставляется на служебном документе при необходимости его согласования (визирования) для оценки обоснованности документа и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам. Грифом согласования оформляется внешнее согласование. При внешнем согласовании экспертизу (оценку) содержания документа проводят компетентные внешние организации, чьи интересы затрагивает документ, в том числе различные "разрешительные" инстанции и органы, не входящие в структуру организации.

Вопросы практики

Процедура согласования проекта документа с заинтересованными должностными лицами по общему правилу не является обязательной. Но в тех случаях, когда действующие у работодателя локальные нормативные акты по делопроизводству предусматривают согласование тех или иных документов, оно становится обязательной процедурой в процессе создания документа.

Гриф согласования документа оформляется ниже реквизита "подпись" с левой стороны внизу листа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Пример:

В случае, если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, тогда в документе после реквизита "подпись" делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования (визирования документа) – часть официального документа с отметками (визами) о согласовании[11]. Несколько грифов согласования оформляются на одном уровне друг против друга вертикальными рядами.

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ или исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

24. Виза согласования документа – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (далее – виза)[11].

Виза включает в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Пример:

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу или несогласия с документом визу оформляют следующим образом:

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы ДОУ (при необходимости). Лица, визирующие служебный документ, несут ответственность за его содержание наряду с исполнителем, по вопросам, относящимся к сфере их деятельности. Количество согласующих лиц в каждой организации определяется самостоятельно.

Помимо визы согласования, в делопроизводственной практике часто применяется и виза ознакомления, которая служит письменным подтверждением факта доведения содержания документа до сведения работника. Однако правила оформления визы ознакомления нормативно не закреплены и в ГОСТ Р 6.30–2003 не указаны.

Важно помнить!

В случае, когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Повторному визированию подвергается документ, если в процессе визирования в его проект вносятся существенные изменения. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути[21].

25. Оттиск печати. Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Клише – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати. Печать имеет круглую форму[22].

Наряду с термином печать часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Штамп (итал. stampa – печать) – особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, содержащих текстуальную информацию о полном наименовании юридического лица, его адресе, дате отправления документа и др. Иногда содержание штампа дополняется изображением национального герба. Виды штампов (по классификации организаций- изготовителей):

– сложные (повторяющие угловой бланк организации); как правило, содержат значительное количество информации: адрес, банковские реквизиты фирмы и др.;

– несложные штампы используют для доверенностей, копий документов, товарных чеков, входящей документации, приходно-расходных ордеров, счетов-фактур и т.п.;

– штампы со стандартными словами: "для пропусков", "оплачено", "для рецептов", "для служебного пользования" и др. Форма штампов – произвольная.

Штемпель (нем. stempel) – то же, что печать в одном значении.

Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств – участников конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет "подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ" (Гаагская конвенция, ст. 5).

Факсимиле (лат. fac simile – сделай подобное) – это печать, воспроизводящая подпись официального лица.

Предприятия, учреждения, организации пользуются печатями и штампами на основании учредительных документов, зарегистрированных управлением государственной регистрации и его территориальными отделами.

Законодательство

Необходимость наличия печати в организациях закреплена в соответствующих федеральных законах. Так, в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" установлено, что акционерное общество "должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения". Аналогичные нормы закреплены и в п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 декабря 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Филиалам предприятий, учреждений, организаций разрешено изготовление печатей, если это предусмотрено положением об этих филиалах. В этом случае в текст печати вписывается слово "Филиал".

Вопросы практики

В инструкциях по делопроизводству принято прописывать, что штамп "Входящий документ" ставится именно в нижнем правом углу документа, а штамп "На контроль" – на верхнем поле справа.

Организации, имеющие право на изготовление гербовой печати указаны в Федеральном Конституционном законе от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. и доп.).

В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, но может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом[23].

Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя организации. Примерный перечень документов, на которых проставляется гербовая печать, представлен в ГСДОУ, но может быть дополнен по усмотрению организации.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации:

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания; экспертизы и т.д.).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

3. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

5. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

6. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).

7. Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.

8. Исполнительные листы.

9. Командировочные удостоверения.

10. Нормы расхода на драгоценные металлы.

11. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

13. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

14. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк), на импорт и т.д.).

15. Положения о министерствах (ведомствах).

16. Протоколы (согласования планов поставок и т.д.).

17. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.п.).

18. Смета расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых изделий, на калькуляцию к договору, на капитальное строительство и т.д.).

19. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

20. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

21. Титульные списки.

22. Уставы государственных предприятий (объединений и т.п.).

23. Штатные расписания и изменения к ним.

История вопроса

В 2003 г. Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно с Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации "Печати мастичные удостоверительные: форма, размеры и технические требования".

Печать хранится до минования надобности и уничтожается в случае:

– смены организационно-правовой формы;

– изменения наименования организации;

– ликвидация предприятия и пр.

Поскольку смена организационно-правовой формы, полного фирменного наименования организации и адрес места нахождения (субъект РФ) указываются в оттиске печати, то их изменение влечет необходимость изготовления новой печати.

Пакет представляемых документов об уничтожении печати будет зависеть от организации (мастерской), которая будет уничтожать печать.

Примерный состав документов, необходимых для уничтожения печатей:

1. Заявление (установленного образца) об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель.

2. Ксерокопия паспорта руководителя.

3. Доверенность от руководителя организации "на уничтожение печати" лицу, ответственному за ее уничтожение.

4. Выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия). Для государственных организаций – приказ о назначении руководителя (копия, заверенная вышестоящей организацией).

5. Паспорт (ксерокопия) лица, ответственного за уничтожение печати.

6. Документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции).

7. Печать, подлежащая уничтожению.

В случае утери старой печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. С этой справкой и вышеуказанным пакетом документов можно обращаться за изготовлением новой печати. Необходимо также опубликовать объявление об утрате печати в Регистрационном вестнике или местной печати. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву "Д" (дубликат).

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом руководителя организации на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

Ценный опыт

Чтобы максимально снизить риск подделки и фальсификации печатей необходимо:

– размещать заказ на создание печатей и штампов только у сертифицированных изготовителей (система сертификации "ПечатьСерт"), На территории Российской Федерации сертификат на изготовление мастичных удостоверительных печатей, в том числе с гербовой символикой, выдает единственная организация ВНИИ полиграфии;

– изготавливать печати с учетом требований ГОСТ Р 51511–2001;

– использовать водостойкую штемпельную краску, это поможет легко идентифицировать фальсификацию на струйном принтере (его чернила размываются водой);

– не использовать печать организации (простую или гербовую) на все случаи жизни;

– вести учет печатей и штампов организации;

– возложить контроль по хранению и использованием печатей и штампов на подразделение организации, ответственное за делопроизводство;

– хранить печати в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

26. Отметка о заверении копии подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица ставится на копии документа. Заверительная подпись выглядит следующим образом:

Не следует писать "копия верна", поскольку очевидно, что это – копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации на ней проставляется печать.

27. Отметка об исполнителе предназначена для получения справочной информации о документе непосредственно у сотрудника, подготовившего проект документа, и проставляется практически на всех документах. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Реквизит печатают от начала строки (без абзаца) через один межстрочный интервал. Фамилия исполнителя, инициалы и номер его служебного телефона располагается от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа:

В практике работы российских организаций сложился следующий порядок написания отметки об исполнителе:

В данном случае, при обращении к исполнителю по вопросам, затронутым в документе, нет необходимости уточнять его имя и отчество.

Слова "Исполнитель", "Исп.", "Телефон", "Тел." не указываются.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на входящем или внутреннем документе с целью определить его исполнение и свидетельствует о том, что работа над документом полностью закончена.

Отметка включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Пример:

Обратите внимание!

Иногда в организациях секретари расписываются в данной отметке вместо исполнителя, что может быть расценено, как превышение полномочий, так как решить исполнен документ или нет, может только исполнитель или руководитель в силу своей компетенции. Однако при внедрении автоматизированных систем управления данный реквизит допустимо проставлять на документе и сотруднику службы документационного обеспечения управления, который фиксирует реквизит на документе на основании данных об исполнении документа, полученных из автоматизированной системы.

29. Отметка о поступлении документа в организацию представляет собой регистрационный штамп в правом нижнем углу. Данный реквизит проставляется службой ДОУ при регистрации входящих документов. Регистрационный штамп включает: порядковый входящий номер документа и дату поступления документа в организацию.

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию с помощью резинового штампа или ручного нумератора.

Вопросы практики

При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-167 (Иванов), К-21 (Котов), А-213 (Абрамов) и т.д. Справочная картотека по предложениям, заявлениям и жалобам граждан строится по алфавиту фамилий. Такая индексация позволяет быстро отыскать нужный документ. Гражданин может направить одно и то же предложение, заявление или жалобу одновременно нескольким адресатам, и они в конечном итоге могут быть переадресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, поступившие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например, Н-184/1, Н-184/2, Н-184/3 и т.д. Обращения граждан бывают первичные и повторные. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом. Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовый учет всех поступающих документов.

30. Идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул) о переносе данных на машинный носитель. Такая отметка проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату создания, местонахождение на сетевом диске, доступном для чтения сотруднику или структурному подразделению, которому адресован документ:

Е:ОСлужебные письма 12.04.2014.

При распечатке итогового документа, выходящего за пределы организации, идентификатор удаляется.

Обратите внимание!

Государственный стандарт содержит 30 реквизитов, в числе которых отсутствует такой реквизит как "гриф ограничения доступа к документу", однако в "Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" такой реквизит имеется.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек, на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к конфиденциальной информации. Например:

Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 № 188[24]. Конкретное наименование грифов конфиденциальной информации в нем не оговорено. Практически используются грифы: для служебного пользования" (ДСП), "конфиденциально", "строго конфиденциально" и другие.

  • [1] ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...; Илюшенко Μ. П., Кузнецова Т. В. Формуляр документа: учеб. пособие. М.: МГИАИ, 1986.
  • [2] Илюшенко Μ. П., Кузнецова Т. В. Указ. соч.
  • [3] Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
  • [4] Определение по: Закон РФ от 2 сентября 1992 г. № 3520–1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров" (утратил силу).
  • [5] Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 129–ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц".
  • [6] Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001. №41.
  • [7] См.: ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
  • [8] См.: Доронина Л. А. Регистрируем документ // Служба кадров и персонал. 2009. № 11.
  • [9] См.: Доронина Л. А. Регистрация кадровых документов // Справочник кадровика. 2008. № 11.
  • [10] ГОСТ 7.88–2003 Правила сокращения заглавий и слов в заглавиях публикаций. (Система стандартов по информ., библ. и изд. делу).
  • [11] ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...
  • [12] См.: Даринина Л. А. Утверждение документа // Кадровик. Кадровое дело. 2013. № 12.
  • [13] Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 "Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".
  • [14] ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...
  • [15] Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 "Об утверждении методический рекомендаций...".
  • [16] ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...
  • [17] См.: Доронина Л. А. Удостоверение документа // Служба кадров и персона.!. 2012. № 4.
  • [18] ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...
  • [19] ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...
  • [20] ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...
  • [21] Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003.
  • [22] ГОСТ Р 51511–2001 Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации: форма, размеры и технические требования.
  • [23] Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 "Об утверждении методических рекомендаций...".
  • [24] Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика