ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В результате изучения данной темы студент должен:

– знать состав комплекса распорядительных документов, назначение видов и разновидностей распорядительной документации;

– уметь решать задачи по сбору и обработке материала (информации) для издания распорядительных документов, грамотно и профессионально организовывать процедуры издания распорядительных документов;

– владеть приемами и методами составления и оформления видов и разновидностей распорядительных документов, методикой разработки алгоритмов издания всех видов и разновидностей распорядительной документации.

Цели и задачи издания распорядительных документов

Издание распорядительных документов – это компетенция руководящего состава любого учреждения (предприятия, организации) вне зависимости от организационно-правовой формы юридического лица, сферы деятельности, структуры и штатной численности. Посредством издания распорядительных документов руководством юридического лица производится регулирование, координация деятельности управляемой им структуры, что позволяет достичь максимального результата при минимальных затратах ресурсов (трудовых, финансовых, хозяйственных и т.д.).

Распорядительные документы издаются с целью решения таких вопросов управления:

– совершенствование организационной структуры предприятия;

– определение форм и методов осуществления основной деятельности учреждения;

– обеспечение юридического лица всеми необходимыми ресурсами;

– организация обеспечения кадрами (формирование штата сотрудников);

– решение вопросов мотивации сотрудников юридического лица;

– обеспечение ротации персонала;

– организация командирования сотрудников;

– организация отпусков сотрудников;

– организация обеспечения соблюдения сотрудниками трудовой дисциплины;

– обеспечение других управленческих решений, необходимых для организации деятельности учреждения.

Распорядительные документы – локальные нормативные акты, в которых фиксируются конкретные, юридически оформленные, властные предписания руководства юридического лица.

Эти предписания проявляются в следующем:

– разрешаются проблемы и вопросы в сфере управления учреждением;

– исполнителями данных документов, как правило, являются структурные подразделения или конкретные должностные лица;

– распорядительные документы являются юридическими факторами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

В зависимости от порядка принятия управленческого решения все распорядительные документы делятся на две группы:

– документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия управленческих решений;

– документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Первая группа представлена решениями и постановлениями. Вторую группу составляют приказы, распоряжения, указания.

Все распорядительные документы издаются на общем бланке учреждения либо на бланке определенного вида документа.

Процедура согласования (визирования) является обязательной для некоторых видов распорядительных документов и проводится со всеми заинтересованными должностными лицами: руководителями филиалов и представительств организации, руководителями структурных подразделений, специалистами предприятия, если в документе затрагиваются вопросы, отнесенные к их компетенции. Согласование (визирование) данных документов может осуществляться профсоюзной организацией (при ее наличии), если в распорядительном документе затрагиваются проблемы организации труда в учреждении или вопросы кадрового обеспечения и кадровой политики. Согласование (визирование) документа может производиться также с главным бухгалтером при условии, если в распорядительном документе фиксируется управленческое решение финансовых вопросов; с юридической службой или юрисконсультом, при необходимости оценки его соответствия действующим нормативным правовым актам; с заместителями руководителя учреждения.

Распорядительные документы в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Последняя может иметь свою специфику, которую будет определять вид документа, а также структура и организационно-правовая форма конкретного учреждения.

В случае, когда распорядительный документ составляется по заданию вышестоящего учреждения, он готовится до стадии проекта документа, который оформляется не на бланке организации, а на стандартном листе формата А4 и направляется в данное вышестоящее учреждение с сопроводительным письмом и при необходимости – с пояснительной запиской.

На последнем этапе подготовки информацию о принятом и зафиксированном в распорядительном документе управленческом решении доводят до исполнителя (исполнителей) посредством их тиражирования, последующей рассылки или передаются лично исполнителям.