ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В результате изучения данной темы студент должен:
- – знать состав комплекса распорядительных документов, назначение видов и разновидностей распорядительной документации;
- – уметь решать задачи по сбору и обработке материала (информации) для издания распорядительных документов, грамотно и профессионально организовывать процедуры издания распорядительных документов;
- – владеть приемами и методами составления и оформления видов и разновидностей распорядительных документов, методикой разработки алгоритмов издания всех видов и разновидностей распорядительной документации.
Цели и задачи издания распорядительных документов
Издание распорядительных документов – это компетенция руководящего состава любого учреждения (предприятия, организации) вне зависимости от организационно-правовой формы юридического лица, сферы деятельности, структуры и штатной численности. Посредством издания распорядительных документов руководством юридического лица производится регулирование, координация деятельности управляемой им структуры, что позволяет достичь максимального результата при минимальных затратах ресурсов (трудовых, финансовых, хозяйственных и т.д.).
Распорядительные документы издаются с целью решения таких вопросов управления:
- – совершенствование организационной структуры предприятия;
- – определение форм и методов осуществления основной деятельности учреждения;
- – обеспечение юридического лица всеми необходимыми ресурсами;
- – организация обеспечения кадрами (формирование штата сотрудников);
- – решение вопросов мотивации сотрудников юридического лица;
- – обеспечение ротации персонала;
- – организация командирования сотрудников;
- – организация отпусков сотрудников;
- – организация обеспечения соблюдения сотрудниками трудовой дисциплины;
- – обеспечение других управленческих решений, необходимых для организации деятельности учреждения.
Распорядительные документы – локальные нормативные акты, в которых фиксируются конкретные, юридически оформленные, властные предписания руководства юридического лица.
Эти предписания проявляются в следующем:
- – разрешаются проблемы и вопросы в сфере управления учреждением;
- – исполнителями данных документов, как правило, являются структурные подразделения или конкретные должностные лица;
- – распорядительные документы являются юридическими факторами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
В зависимости от порядка принятия управленческого решения все распорядительные документы делятся на две группы:
- – документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия управленческих решений;
- – документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
Первая группа представлена решениями и постановлениями. Вторую группу составляют приказы, распоряжения, указания.
Все распорядительные документы издаются на общем бланке учреждения либо на бланке определенного вида документа.
Процедура согласования (визирования) является обязательной для некоторых видов распорядительных документов и проводится со всеми заинтересованными должностными лицами: руководителями филиалов и представительств организации, руководителями структурных подразделений, специалистами предприятия, если в документе затрагиваются вопросы, отнесенные к их компетенции. Согласование (визирование) данных документов может осуществляться профсоюзной организацией (при ее наличии), если в распорядительном документе затрагиваются проблемы организации труда в учреждении или вопросы кадрового обеспечения и кадровой политики. Согласование (визирование) документа может производиться также с главным бухгалтером при условии, если в распорядительном документе фиксируется управленческое решение финансовых вопросов; с юридической службой или юрисконсультом, при необходимости оценки его соответствия действующим нормативным правовым актам; с заместителями руководителя учреждения.
Распорядительные документы в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Последняя может иметь свою специфику, которую будет определять вид документа, а также структура и организационно-правовая форма конкретного учреждения.
В случае, когда распорядительный документ составляется по заданию вышестоящего учреждения, он готовится до стадии проекта документа, который оформляется не на бланке организации, а на стандартном листе формата А4 и направляется в данное вышестоящее учреждение с сопроводительным письмом и при необходимости – с пояснительной запиской.
На последнем этапе подготовки информацию о принятом и зафиксированном в распорядительном документе управленческом решении доводят до исполнителя (исполнителей) посредством их тиражирования, последующей рассылки или передаются лично исполнителям.