Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
 
Главная arrow Документоведение arrow Документоведение
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения имеет следующие этапы:

– инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

– сбор и анализ информации по вопросу;

– подготовка проекта распорядительного документа;

– согласование проекта документа;

– вынесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

– принятие решения (подписание документа);

– доведение распорядительного документа до исполнителя.

В условиях единоличного принятия решения власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий всех форм собственности (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления и т.п.).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации, т.е. ее кадрового состава, материального и иного обеспечения.

Приказ правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (предприятия, организации) с целью разрешения управленческих вопросов и задач но основной деятельности, по организационным вопросам (по административно-хозяйственной деятельности), по кадровым вопросам (по личному составу). Компетенция издания распорядительных документов тем или иным органом или должностным лицом должна быть закреплена в учредительных документах компании или в ином нормативно-правовом документе.

История вопроса

Приказ в XVI–XVII вв. – центральное государственное учреждение. Приказ как документ появился в государственном делопроизводстве России в XX в.

Приказ оформляется на общем бланке учреждения или бланке приказа и может иметь следующие реквизиты (в зависимости от вида юридического лица, издающего документ):

– Государственный герб РФ;

– герб субъекта РФ;

– эмблему организации или товарный знак;

– наименование организации;

– наименование вида документа;

– дату создания документа;

– номер документа;

– место составления или издания документа;

– заголовок к тексту;

– текст документа;

– отметку о наличии приложений (присутствует только в случае, если к приказу составлены приложения);

– подпись;

– гриф согласования документа;

– визы согласования документа;

– отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

– идентификатор электронной копии документа.

Дата приказа может быть оформлена цифровым или буквенно-цифровым способами. Регистрационный номер должен состоять из знака "№" и порядкового номера документа.

Заголовок должен лаконично, но при этом точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок следует печатать полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Поскольку приказ, как правило, издается на бланке с продольным расположением реквизитов, то заголовок, соответственно должен выравниваться по центру.

Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером 14 через 1,5 интервала от левого поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

По характеру содержания и методам оформления приказы дифференцируются на приказы по основной деятельности учреждения и приказы по личному составу. Текст приказа по основной деятельности состоит из следующих частей: констатирующей и собственно распорядительной. Приказы по личному составу издаются службой кадров.

Приказы издаются в двух основных ситуациях:

– по инициативе руководителя, с целью разрешения определенных управленческих ситуаций;

– с целью исполнения распорядительных и нормативных правовых актов вышестоящих учреждений.

Пример: Приказ Министерства образования и науки РФ от 21 мая 2014 г. № 569 "Об установлении соответствия научных специальностей, указанных в документах об ученых степенях, полученных на территории Украины, научным специальностям, указанным в номенклатуре научных специальностей, утвержденной Министерством образования и науки Российской Федерации" (зарегистрирован в Минюсте РФ 17 июня 2014 г.; регистрационный № 32707), был издан во исполнение ч. 4 ст. 6 Федерального закона от 5 мая 2014 г. № 84-ФЗ "Об особенностях правового регулирования отношений в сфере образования в связи с принятием в Российскую Федерацию Республики Крым и образованием в составе Российской Федерации новых субъектов – Республики Крым и города федерального значения Севастополя и о внесении изменений в Федеральный закон “Об образовании в Российской Федерации”".

В инициативных приказах в констатирующей части формулируются цели и ставятся задачи, которые следует решить для совершения определенных управленческих действий. В приказах, издаваемых во второй ситуации, в констатирующей части, как правило, указывают вид документа, его дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если в приказе содержится действие, которое пет необходимости разъяснять, то констатирующая часть может не составляться.

Вторая часть приказа – распорядительная, должна начинаться с глагола в повелительном наклонении "Приказываю", которое рекомендуется писать прописными буквами с новой строки[1].

Текст приказа делится на пункты и подпункты, которые необходимо нумеровать арабскими цифрами. Каждый отдельный пункт подразумевает различные по своему характеру управленческие действия и поручения, что вызывает необходимость в начале каждого из них обозначать исполнителя (организация в целом, структурное подразделение, отдельное должностное лицо). Пример:

При формулировании поручения или управленческого действия необходимо применять глагол в неопределенной форме (подготовить, отгрузить, обеспечить, осуществить, создать и т.д.). Срок исполнения указывается (в зависимости от текста) в каждом пункте приказа или выделяется в один обобщенный пункт для всех действий. В отдельном пункте приказа могут быть названы должностные лица, на которых будет возложен контроль за его исполнением: "Контроль за исполнением приказа возложить на (указывается должность и ФИО)".

В ситуации, когда издаваемый документ отменяет ранее изданный распорядительный документ, в последнем пункте формулируется: "Приказ от ... № ... считать недействительным". Если приказ отменяет один или несколько пунктов, то указываются только соответствующие пункты.

В большинстве случаев проект приказа должен проходить процедуру согласования со всеми заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями, например, с юридической службой, которая проверяет его соответствие действующим нормативным правовым актам и локальным актам данного юридического лица.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения или должностные лица, до сведения которых должен быть доведен приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Приказы подписывает первое лицо учреждения, а в случае его отсутствия – лицо, временно исполняющее его обязанности (на основании приказа).

Служба ДОУ организации должна обеспечить правильность оформления приказа.

В случае, когда к приказу имеются приложения справочного характера, в тексте, в соответствующих пунктах следует делать ссылки на него, например, "Согласно приложению" или "Смотреть приложение 1" и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово "Приложение", наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается.

В данной ситуации формуляр приложения, как правило, имеет следующий набор реквизитов:

– заголовок к тексту;

– текст;

– подписи (в зависимости от характера приложения);

– визы согласования;

– идентификатор электронной копии.

Приложения распорядительного характера, как правило, являются копиями распорядительного документа вышестоящей организации или органа управления.

Приложения к приказу составляют на общем бланке учреждения или на простом листе бумаги. Листы приложения нумеруют самостоятельно, начиная со второго листа. Возможна и нумерация самих приложений, например, "Приложение № 1".

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект данного документа.

В целом, в зависимости от конкретного приложения к приказу, его формуляр (приложения) может содержать следующие реквизиты:

– Государственный герб РФ;

– герб субъекта РФ;

– эмблему организации или товарный знак;

– наименование организации;

– наименование вида прилагаемого документа;

– дату подписания прилагаемого документа;

– номер прилагаемого документа;

– место составления прилагаемого документа;

– заголовок к тексту прилагаемого документа;

– текст прилагаемого документа;

– подпись;

– идентификатор электронной копии прилагаемого документа.

Приказ вступает в силу с момента его подписания. Соответственно датой приказа является дата его подписания. Регистрация приказов должна проводиться отдельно от других документов. Регистрационный индекс присваивается приказу в пределах календарного года, и, как правило, состоит из порядковых номеров. Иногда в регистрационный индекс дополнительно включают буквенные обозначения, что является индивидуальным отличием для каждого учреждения и отражает его специфику с точки зрения структуры, сферы деятельности, компетенции и статуса службы документационного обеспечения управления в иерархии конкретного юридического лица.

Внесение изменений в подписанный приказ не допускается.

Сотрудников, указанных в тексте приказа, как исполнителей, следует ознакомить с ним под личную роспись. Для этого оформляется ознакомительная виза:

Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. При оформлении совместного приказа наименования учреждений располагаются на одном уровне. Наименование вида документа – приказ – центрируется. Дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих учреждений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец приказа представлен в приложении 9.

Выписка из приказа – это организационно-правовой документ, обязательный к исполнению всеми лицами, подпадающими под его действие. Выписка включает часть пунктов (или один пункт) приказа и создается руководителем учреждения с целью информирования сотрудников о принятых управленческих решениях, касающихся конкретного структурного подразделения или конкретного сотрудника.

Выписка из приказа оформляется на общем бланке учреждения. Допускается создание выписки на простом листе, но при условии оформления всех необходимых реквизитов для обеспечения юридической силы данного документа. В данном случае требуется обязательное заверение печатью учреждения.

Формуляр выписки из приказа может содержать следующие реквизиты:

– Государственный герб РФ;

– герб субъекта РФ;

– эмблему организации или товарный знак;

– наименование организации;

– наименование вида документа;

– дату документа;

– номер документа;

– место составления документа;

– заголовок к тексту документа;

– текст документа;

– отметку о наличии приложения;

– подпись;

– оттиск печати, при направлении выписки в другие организации;

– отметку о заверении копии;

– идентификатор электронной копии документа.

В случае наличия приложения к выписке из приказа под текстом оформляется соответствующий реквизит – "Отметка о наличии приложения".

При справочном характере приложения на первом листе в правом верхнем углу печатается слово "Приложение", указывается его порядковый номер, который должен совпадать с номерами приложений к приказу, из которого делается выписка. Если к приказу прилагались подлинники, то с них, с целью приложения к выписке, изготавливаются копии. Если к приказу были приложены копии, то для выписки, соответственно, делаются копии с копии.

Приложение к выписке, имеющее распорядительный характер, оформляется аналогично, как и приложение к выписке из приказа справочного характера.

Образец выписки из приказа представлен в приложении 10.

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителями разных уровней. Различают три основных группы распоряжений:

– правовые акты, издаваемые единолично руководителями законодательных и исполнительных органов власти, судебных органов, органов местного самоуправления в пределах их компетенции, которая установлена законами и нормативно-правовыми актами. В таких распоряжениях фиксируется подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и влекущее определенные юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми юридическими и физическими лицами, подпадающими под их действие. Распоряжения, регламентирующие законные интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях. Они вступают в силу со дня их опубликования;

– распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа или единоначально (например, руководителем структурного подразделения учреждения) для оперативного решения определенных управленческих вопросов. Распоряжения первой и второй групп являются основными распорядительными документами соответствующих учреждений, организаций и предприятий, их коллегиальных органов или определенных должностных лиц и имеют постоянный срок хранения;

– документы, издаваемые органами государственного управления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам информационно-методического характера, а также связанные с организацией исполнения приказов, инструкций и других локальных нормативных актов или актов вышестоящего органа управления. Распоряжения этой группы могут также издаваться с целью решения производственных, хозяйственных и административных вопросов. Такие распоряжения являются вспомогательными распорядительными документами, имеют, как правило, ограниченный срок действия, распространяются на узкий круг исполнителей (должностных лиц или структурных подразделений). Эти факторы определяют срок их хранения – обычно пять лет.

Вопросы практики

На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Порядок оформления распоряжения в целом не отличается от приказа и имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Распоряжение издается на общем бланке учреждения или конкретного вида документа и имеет реквизиты те же, что и приказ. Исключение составляет реквизит "заголовок к тексту", которого распоряжения, как правило, не имеют.

Текст распоряжения состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

При издании распоряжения с целью реализации или исполнения нормативных правовых актов органов власти и управления, решений вышестоящих организаций, локальных нормативных актов, то в констатирующей части текста распоряжения приводится соответствующая ссылка на эти документы. В ней необходимо указать дату, номер и наименование документа, во исполнение которого издается настоящее распоряжение.

В случае, если распоряжение издается как инициативный документ, то в констатирующей части текста распоряжения формулируется обоснование, во-первых, целей и задач, зафиксированных в распоряжении, во-вторых, управленческих решений и действий.

Из опыта

На практике допускается издание распоряжений без констатирующей части. В данной ситуации текст распоряжения должен начинаться непосредственно с пунктов, содержащих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части должен начинаться после слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ, которые печатаются прописными буквами.

Каждое поручение, зафиксированное в распоряжении, оформляется в виде отдельного пункта, нумеруемого арабскими цифрами с точкой в конце. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, имеющие порядковую нумерацию в пределах каждого пункта. Подпункты также нумеруются арабскими цифрами с точкой в конце.

Пункт, содержащий конкретное поручение, должен включать ФИО исполнителя (исполнителей), предписываемое действие и срок его исполнения. При дифференциации одного сложного поручения на отдельные задания они должны оформляться как отдельные подпункты. Каждый пункт или подпункт распорядительной части распоряжения должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения.

Последний пункт текста распоряжения, как правило, должен содержать указание по контролю за выполнением данного распорядительного документа, например, ФИО и должность или наименование структурного подразделения, компетентного выполнять названную функцию.

При наличии приложения справочного характера к распоряжению, в соответствующих пунктах текста должны делаться ссылки на него, например, "Согласно приложению" или "Смотреть приложение 1" и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово "Приложение", наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается.

В данной ситуации формуляр приложения к распоряжению, как правило, имеет следующий набор реквизитов:

– заголовок к тексту приложения;

– текст приложения;

– подписи (в зависимости от характера приложения);

– визы согласования приложения;

– идентификатор электронной копии приложения.

Приложения к распоряжению составляются отдельно на листах бумаги формата А4, нумеруемых самостоятельно, начиная со второго листа.

Распоряжение и приложения к нему, как правило, визируются всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами. Визы оформляются в нижней части последнего листа распоряжения и приложения к нему или на оборотных сторонах их последних листов.

Должностные лица и сотрудники, включенные в распоряжение в качестве исполнителей, проставляют на нем свою ознакомительную визу.

Образец распоряжения представлен в приложении 11.

Указание – распорядительный документ, издаваемый должностными лицами учреждений (организаций, предприятий) с целью реализации законодательных и иных нормативно-правовых актов, а также внесения изменений в действующие нормативные документы. Указание может носить инструктивно-методический характер, быть издано по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указание оформляется на бланках формата Л4 и имеет следующий состав обязательных реквизитов:

– Государственный герб Российской Федерации (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);

– герб субъекта Российской Федерации (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);

– эмблему организации или товарный знак (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);

– наименование организации;

– наименование вида документа;

– дату создания документа;

– номер документа;

– место составления или издания документа;

– текст документа;

– отметку о наличии приложений (присутствует только в случае, если к распоряжению составлены приложения);

– подпись;

– гриф согласования документа; визы согласования документа;

– идентификатор электронной копии документа.

Особенность данного документа состоит в том, что к наименованию документа присоединяется его дата, номер и название, которое по форме совпадает с заголовком, так как содержит краткий, лаконичный ответ на вопрос о чем документ, но в данном случае эта часть заключается в кавычки. Пример: Указание Банка России от 21 января 2014 г. № 3179-У "О внесении изменений в Положение Банка России от 19 августа 2004 года № 262- П “Об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма”".

Текст указания носит распорядительный характер и разделяется на пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст, как правило, не содержит преамбулы, за исключением случаев, когда данный документ издается во исполнение какого-либо закона или подзаконного акта, где делается ссылка на название конкретного документа, его дату и номер.

В случае наличия приложения к указанию, в тексте, в соответствующих пунктах, должны быть сделаны ссылки на него, например, "Согласно приложению" или "Смотреть приложение 1" и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово "Приложение", наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается.

В данной ситуации формуляр приложения к указанию, как правило, имеет следующий набор реквизитов:

– заголовок к тексту приложения;

– текст приложения;

– подписи (в зависимости от характера приложения);

– визы согласования приложения;

– идентификатор электронной копии приложения.

Если приложение к указанию представляют собой собственно текст документа, то оно составляется отдельно на листах бумаги формата А4, нумеруемых самостоятельно, начиная со второго листа.

Указание и приложения к нему, как правило, визируются всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами. Визы оформляются в нижней части последнего листа распоряжения и приложения к нему или на оборотной стороне их последних листов.

Должностные лица и сотрудники, включенные в указание в качестве исполнителей, проставляют на нем свою ознакомительную визу.

  • [1] Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика