Централизация и децентрализация организационных полномочий

Качество деятельности по распределению полномочий и ответственности определяется установленным в организации соотношением централизации и децентрализации. Конкретное содержание искомого соотношения в каждой организации зависит от установленного в ней уровня принятия решения.

Централизацией называется концентрация (сосредоточение) процесса принятия решений (властных полномочий) на верхнем уровне иерархии управления. Децентрализация, напротив, предполагает передачу полномочий по принятию решений по определенным проблемам на нижние этажи структуры управления. В последнем случае соответствующие властные полномочия рассредоточиваются по многим субъектам (подразделениям и службам) организации, каждый из которых имеет свою иерархию. Централизация и децентрализация призваны обеспечивать распределение полномочий по принятию решений между уровнями иерархии управления.

Установление разумного соотношения централизации и децентрализации с точки зрения формирования организационных структур управления предполагает:

• – централизацию функций определения целей и постановки задач, а также контроля исполнения в организации с одновременной передачей полномочий по принятию оперативных решений на низшие уровни управленческой иерархии;
• – интеграцию всех видов деятельности, необходимых для достижения общей цели, и обеспечение ее приоритета перед частными функциональными целями;
• – придание структурам управления гибкости и мобильности, с тем чтобы они были способны достаточно быстро реагировать на изменение внешних и внутренних условий деятельности организации;
• – в приемлемой мере быстрое и своевременное принятие решений по существу меняющихся ситуаций;
• – создание условий самоидентификации руководителей всех уровней иерархий управления и наилучшей при заданных условиях мотивации их деятельности.

Поиск оптимального сочетания централизации и децентрализации важен для любой системы управления.

Степень централизации (децентрализации) управленческих полномочий определяют следующие характеристики организации:

• 1) необходимость распределения дефицитных ресурсов и проведения единой по отношению ко всем подразделениям политики, что при значительной децентрализации затруднительно;
• 2) издержки, связанные с принятием общеорганизационных решений. Чем они дороже, тем на более высоком уровне данные вопросы должны рассматриваться;
• 3) размеры организации. Из-за сложности координировать внутренние процессы крупные организации необходимо разбивать на ряд самостоятельных структур, руководство которых должно быть максимально приближено к уровню принятия решений, и развивать между ними горизонтальные связи;
• 4) специфика деятельности. Некоторые виды деятельности могут технически ограничивать возможности централизации (децентрализации) полномочий. Другие – требовать стратегических решений, невозможных без централизации, или, наоборот, тактических действий, предполагающих децентрализацию;
• 5) исторические традиции и взгляды высшего руководства;
• 6) подготовленность кадров к самостоятельной деятельности.

Уровень централизации и децентрализации принято определять с помощью переменных: числом решений, принимаемых в иерархии управления; значимостью этих решений для организации; действенностью технологий исполнения решений. При необходимости можно использовать и другие показатели – как количественные, так и качественные.

Степень централизации полномочий характеризуется долей решений, принимаемых на высших ступенях иерархии; уровнем принятия важных решений; долей работников, осуществляющих управленческие функции на уровне организации; процентом решений, не согласуемых с руководством; частотой привлечения подчиненных к участию в управлении и т.д.

Как централизация, так и децентрализация имеют свои преимущества и недостатки, которые обнаруживаются в конкретных условиях деятельности организаций.

К достоинствам централизации можно отнести следующее:

• – становится проще концентрировать усилия на ключевых направлениях деятельности в соответствии с интересами организации;
• – устраняется неоправданное дублирование управленческих функций, что приводит к экономии затрат (например, вместо бухгалтерии в каждом подразделении создается единая бухгалтерия с меньшим штатом сотрудников);
• – процесс принятия решений сосредоточивается в руках тех людей, кто лучше знает общую ситуацию, имеет большие знания, опыт;
• – упрощается контроль и координация деятельности в масштабах организации, поддержание дисциплины и порядка, стабилизируется рабочее состояние, отклонения от которого считаются вредными (поэтому централизация предпочтительнее в период спада);
• – улучшается использование опыта и знаний управленческого персонала.

Однако централизация имеет следующие недостатки:

• – из-за значительных затрат времени на передачу информации, в процессе которой немалая часть ее теряется или искажается, замедляется организационная реакция;
• – важнейшие решения принимаются высшими руководителями, плохо представляющими себе конкретную ситуацию и местную специфику, в результате чего они оказываются недостаточно качественными. В то же время исполнители, находящиеся в гуще событий, не могут проявлять инициативу. Поскольку решения навязываются, то из-за отсутствия заинтересованности они неэффективно реализуются.

В целом централизация эффективна в условиях стабильной среды. Полностью централизованное управление сверхсложными объектами предъявляет к управляющей системе почти невыполнимые требования в отношении переработки информации и коммуникаций. Поэтому для них необходимо предоставлять максимально возможную самостоятельность.

Рост числа субъектов, входящих в организацию, их юридическая самостоятельность, территориальная разбросанность, усложнение производственных и информационных связей, быстрое изменение конъюнктуры и т.п. во многом способствовали децентрализации полномочий.

В современных децентрализованных организациях на высшем уровне принимаются решения о миссии, целях, об утверждении долгосрочных планов, о распределении ресурсов по подразделениям, об оценке их деятельности, о совершенствовании системы управления. Здесь осуществляются также внешние связи, общий контроль над подразделениями, поощрение сотрудничества и создание благоприятного климата, разрабатываются принципы кадровой политики, поддерживаются горизонтальные контакты и др. Все стратегические решения предварительно согласовываются с низовыми руководителями, которые получают свободу тактических действий.

К достоинствам децентрализации относится следующее:

• – приближение источников решений к "исполнителям", лучшее их обоснование и большая скорость принятия, что позволяет гибко и своевременно реагировать на внешние воздействия;
• – усиление ответственности исполнителей на низших уровнях организации при одновременном укреплении между ними доверительных отношений;
• – благоприятствование развитию в организации неформальных отношений и уменьшению потенциала бюрократических процедур;
• – создание предпосылок раскрытия творческого потенциала сотрудников и выявление их способностей к руководящей деятельности.

Недостатки децентрализации:

• – возникает риск потери управляемости;
• – создает угрозу нарушения принципа системного подхода к разработке решений, в частности, из-за отсутствия надлежащего учета внешних воздействий;
• – ослабляются процессы интеграции сопряженных подразделений (групп), требуемые для обеспечения единства действий;
• – возможность избыточного сосредоточения внимания и времени на оперативной (текущей) деятельности в ущерб стратегической.

Децентрализация управления целесообразна, если деятельность подразделения в разумных пределах автономна, а другие подразделения не влияют существенно на него, в условиях очевидной целесообразности повышения оперативности решений и др. Нередко вышестоящие руководители, перемещая на низкие уровни иерархии (в порядке децентрализации) те или иные функции управления и ответственность за их надлежащее исполнение, "забывают" одновременно передать на те же уровни соответствующие полномочия вместе с требуемыми для их исполнения ресурсами.

Как бы то ни было, всякая развивающаяся организация постоянно находится в состоянии выбора между централизацией и децентрализацией, в процессе преодоления противоречий в их взаимоотношениях. Более того, эти взаимоотношения неизменно конфликтны, а равновесные отношения между сторонами, по определению, – явление временное. Конъюнктура вынуждает организации постоянно модифицировать свои структуры, переходя по обстоятельствам от централизации к децентрализации, и, наоборот, стремятся обеспечить их единение/баланс.

Необходимое при этом перераспределение полномочий и ответственности внутри системы управления часто связано с корректировкой ее организационной структуры. Следовательно, корректировка может быть обусловлена не только уточнением полномочий и ответственности структурных подразделений, но также централизацией некоторых управленческих функций или расширением самостоятельности отдельных подразделений организации.