Программа Microsoft PowerPoint: основные функционалы

Основное окно работы в программе создания презентаций Microsoft PowerPoint (версии Microsoft Office 2000, 2003) организовано по единой модели всех прикладных программ, входящих в интегрированный пакет Microsoft Office. Оно включает в себя текстовое меню, панели кнопочного меню – панель Инструментов, панель Форматирования и настройки презентации (элементы кнопочного меню представляют наиболее часто применяемые операции и действия) и рабочее поле программы.

Как и в других продуктах Microsoft, общий вид меню и панели инструментов программы можно настраивать в зависимости от потребностей и (или) предпочтений пользователя.

В отличие от предыдущих версий, версия Office PowerPoint 2010 имеет другой пользовательский интерфейс, который получил название Microsoft Office Fluent (рис. 15.1). Основным элементом управления командами в Office PowerPoint 2010 является так называемая лента, которая предназначена для упрощения действий по созданию файла презентации и контроля за ходом работы. Лента состоит из вкладок, которые были разработаны для обозначения конкретных задач и содержат группы команд, соответствующие действиям, которые необходимо выполнить для решения каждой задачи. Группы внутри каждой вкладки разбивают задачу на подзадачи. Кнопки в каждой группе обозначают выполнение команды или отображают раскрывающееся меню опций внутри каждой из команд.

Рис. 15.1. Рабочее окно программы PowerPoint 2010 с указанием панели ленточного меню (/), вкладок (2) и групп ленточного меню (3)

Несмотря на различия в пользовательском интерфейсе более ранней и более поздней версий PowerPoint, основные функционалы программы остались практически без изменений, т.е. выполнение типовых действий, которые используются при создании компьютерной презентации, обеспечивается в каждой из версий в полном объеме. Незначительные функциональные различия между версиями PowerPoint связаны с добавлением некоторых дополнительных возможностей в более поздних версиях программы, например дополнительных средств защиты авторских прав в версии Office PowerPoint 2010 и т.д.

Основные средства создания и редактирования компьютерных презентаций в PowerPoint

В процессе формирования файла компьютерной презентации программа PowerPoint позволяет осуществлять следующие действия (команды текстового меню приведены в соответствии с базовым интерфейсом Microsoft PowerPoint 2000, 2003):

• 1) создать новую презентацию (меню Файл – команда Создать...);
• 2) открыть созданную презентацию (меню Файл – команда – Открыть...);
• 3) сохранить редактируемую презентацию (меню Файл – команда Сохранить), в том числе сохранить презентацию в файл с заданными параметрами, т.е. как файл презентации другой (более новой или более старой) версии программы PowerPoint, как веб-страницу или как шаблон презентации и т.д. (меню Файл – команда Сохранить как...)^[1];
• 4) архивировать сохраняемую презентацию (меню Файл – команда Упаковать...);
• 5) изменить параметры представления слайда (меню Файл – команда Параметры страницы...);
• 6) напечатать слайды презентации (меню Файл – команда Печать...);
• 7) поместить редактируемую презентацию в другие прикладные программы, например для печати се в виде раздаточного материала через программу MS Word (меню Файл – команда Отправить, далее выбрать нужную опцию);
• 8) определить свойства файла создаваемой презентации (меню Файл – команда Свойства);
• 9) просмотреть презентацию в виде веб-страницы (меню Файл – команда Предварительный просмотр веб-страницы);
• 10) вставить в редактируемый слайд презентации содержимое буфера обмена (меню Правка – команда Вставить), а также вставить в слайд гиперссылку (меню Правка – команда Вставить как гиперссылку) или какой-либо иной объект (меню Правка – команда Специальная вставка...);
• 11) найти в тексте презентации какую-либо буквенную последовательность, например слово или часть слова (и заменить ее на другую). Для этого использовать меню Правка и далее команды Найти... и Заменить...;
• 12) выделить весь текст слайда (для помещения его в буфер обмена): меню Правка – команда Выделить все;
• 13) удалить выбранный слайд из создаваемой презентации (для этого использовать меню Правка и выбрать команду Удалить слайд);
• 14) выбрать вид представления слайдов в создаваемой презентации (меню Вид, далее выбрать нужные опции);
• 15) оперативно изменять и задавать вид панели рабочих инструментов PowerPoint (меню Вид – команда Панели инструментов, далее выбрать нужные опции);
• 16) настраивать в зависимости от требований пользователя вид и формат всех рабочих инструментов и функциональных полей программы PowerPoint (меню Сервис – команды Настройка... – Параметры..., далее выбрать нужные опции);
• 17) создавать вспомогательные программы для быстрой обработки вводимых данных – программы-макросы (меню Сервис – команда Макрос, далее выбрать нужные опции);
• 18) оперативно просматривать проекцию на экран редактируемых слайдов и представление на экране всей презентации в целом (меню Вид – команда Показ слайдов);
• 19) добавлять новые слайды в создаваемую презентацию (меню Вставка – команда Новый слайд...) либо дублировать выбранный слайд (меню Вставка – команда Дублировать слайд...);
• 20) вставлять в редактируемую презентацию слайды из других презентаций (меню Вставка – команда Слайды из файлов...) либо слайды других программ (меню Вставка – команда Слайды из структуры..., где под структурой понимается любой текстовый файл, абзацы которого будут преобразованы в слайды презентации);
• 21) поместить в слайд таблицу, диаграмму либо какой-то иной объект (меню Вставка – команда Таблица... или Диаграмма... или Объект...);
• 22) прикреплять к редактируемому слайду примечания и пояснения (меню Вставка – команда Примечание) и др.;
• 23) размещать на слайде мультимедийные компоненты – звук, изображения, видео- и анимационные элементы (меню Вставка – команда Рисунок, далее выбрать нужную опцию; меню Вставка – команда Фильмы и звук, далее выбрать нужную опцию);
• 24) задавать разметку (макет) и цветовую схему, а также вид фона для редактируемого слайда (меню Формат – далее выбрать команду Раз- метка слайда... или команду Цветовая схема слайда... или команду Фон);
• 25) использовать один из 24 предлагаемых шаблонов оформления в оформлении каждого отдельного слайда либо для оформления всех слайдов создаваемой презентации (меню Формат – команда Применить шаблон оформления...);
• 26) задать стандартные параметры оформления текста, а именно: тип используемого на слайде шрифта (гарнитуру шрифта), способ выравнивания текста в абзацах, размер интервалов и т.п. (меню Формат, далее выбрать нужную опцию);
• 27) автоматически проверять правильность написания размещаемого на слайде текста и выбирать язык, на котором вводится текст (меню Сервис – команда Орфография...); (меню Сервис – команда Язык...);
• 28) редактировать (и (или) просматривать) несколько презентаций одновременно (меню Окно, далее выбрать нужную опцию по формату представления нескольких презентаций);
• 29) создавать на слайдах простейшие рисунки и схемы, используя стандартные средства панели инструментов Рисование (панель инструментов для рисования геометрических примитивов и объединения их в схемы и т.д. в стандартном виде программы PowerPoint располагается в нижнем левом углу рабочего окна программы; ее также можно активизировать, используя раздел текстового меню Вид – далее подраздел Панели инструментов, в котором необходимо выбрать опцию Рисование).

Можно заметить, что рассмотренные выше функционалы программы создания презентаций PowerPoint во многом идентичны функционалам создания и редактирования текста в текстовом процессоре MS Word, однако компьютерная презентация как динамически разворачивающийся во времени процесс предъявления презентационных слайдов потребовала предоставления новых возможностей управления этим процессом, которые в программе PowerPoint находятся в разделе текстового меню Показ слайдов.

Команды раздела меню Показ слайдов позволяют задать сценарий следования презентационных слайдов и формы переключения между слайдами, последовательность и форму предъявления структурных элементов отдельного слайда, определить необходимые для усиления воздействия на слушателя и зрителя анимационные эффекты^[2] для каждого из этих элементов, способ и форму представления мультимедийных компонентов слайда, а также мультимедийного сопровождения всей презентации в целом.

Для реализации этих возможностей в разделе текстового меню Показ слайдов предусмотрены следующие команды управления процессом создания презентации:

• 1) для того чтобы начать демонстрацию слайдов презентации в заданном в процессе создания презентации порядке, необходимо выбрать команду Начать показ (начало демонстрации слайдов презентации может быть как с титульного ее слайда, так и, по желанию пользователя, с любого слайда на выбор); кроме того, пользователь может также выбрать отдельные слайды для предъявления их в произвольном порядке, для чего используется команда Произвольный показ...;
• 2) для того чтобы задать длительность предъявления каждого отдельного слайда, необходимо выбрать команду Настройка времени – эта опция активизирует встроенный таймер, по которому выступающий сможет определить время, отведенное на демонстрацию каждого слайда презентации;
• 3) выступающий может записать в звуковой файл голосовые комментарии к каждому из слайдов, которые будут ассоциированы с презентацией – для этого ему необходимо выбрать команду Звукозапись и следовать инструкциям программы;
• 4) с помощью команды Прямое вещание автор презентации может организовать ее синхронную передачу для группы слушателей через Интернет;
• 5) для удобства проведения презентации можно поместить на слайды кнопки перехода между ними – для этого необходимо использовать подраздел Управляющие кнопки и далее выбрать соответствующее изображение;
• 6) команда Смена слайдов позволяет выбрать способ перехода от одного слайда к другому – в управляемом пользователем, т.е. ручном, режиме (по щелчку), либо автоматически через задаваемые временные промежутки; определить вид смены кадров презентации, т.е. задать Эффект (например, Наплыв, Появление..., Открывание... и т.д.); а также присоединить к слайду звуковой файл из предлагаемой программой коллекции звуковых эффектов либо звуковой файл, который имеется на компьютере пользователя;
• 7) в помощью подраздела Настройка презентации могут быть заданы такие опции проведения презентации, как субъект демонстрации презентации, т.е. лицо, управляющее процессом предъявления слайдов (докладчик, пользователь либо этот процесс ведется автоматически); подключение (отключение) речевого сопровождения и анимационных эффектов в процессе демонстрации презентации; способ смены слайдов (вручную или по времени); а также некоторые стандартные возможности настройки на разные виды проекторов (опция Мастер проекторов...);
• 8) для управления типовыми анимационными эффектами, которые могут быть применены к объектам, размещенным на отдельном слайде, используются возможности подразделов Настройка действия и Встроенная анимация (для применения этих функций необходимо выделить объект, к которому они будут применены, при этом в качестве объекта может выступать любой информационный элемент слайда – текст, гиперссылка, изображение и т.д.);
• 9) для каждого из объектов, размещенных на слайде, можно задать индивидуализированный способ их анимации – для этого необходимо выбрать подраздел Настройка анимации и в раскрывающемся окне диалогового меню задать соответствующие параметры для анимации каждого из таких объектов (т.е. порядок и время включения анимационного эффекта, видоизменение, способ активизации анимации; для мультимедийных объектов (аудио- и видеоклипов) можно также задать дополнительные возможности настройки анимации, в частности определенные параметры воспроизведения и способ взаимодействия мультимедиаобъекта с другими объектами слайда и т.д.);
• 10) для удобства пользователя в разделе Показ слайдов предусмотрена специальная команда, позволяющая оперативно контролировать процесс создания анимационных эффектов, – Просмотр анимации.

Завершающим этапом процесса создания презентации может стать определение способа доступа к ее содержимому других пользователей (если автор желает распространить свою презентацию через Интернет или каким-либо другим способом). Для этого в новых версиях программы создания презентаций PowerPoint (например, в Office PowerPoint 2010) предусмотрены средства защиты от несанкционированного внесения изменений в слайды созданной автором презентации.

• [1] Копию презентации можно сохранить под другим именем или в определенном месте на диске, выбрав требуемый формат расширения файла: расширение ppt (или pptx) для обычной презентации; расширение pps для открытия презентация в режиме Показ слайдов; расширение pot для презентации, сохраненной в виде шаблона.
• [2] Анимацией в программе PowerPoint называется звуковое и визуальное оформление, которое можно добавить к тексту или другому объекту слайда, например к диаграмме, рисунку, гиперссылке и т.д.