ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ РОССИИ НОВОГО И НОВЕЙШЕГО ВРЕМЕНИ

В результате изучения данной главы студент должен:

знать

• тенденции организации делопроизводства в государственных учреждениях России в разные исторические периоды (XVIII – начало XXI в.);
• специфику делопроизводства общественных организаций (на примере делопроизводства политических партий);
• особенности специальных систем документирования (судебно-следственной, дипломатической);

уметь

• определять тип делопроизводственного документа по его реквизитам;
• производить датировку создания документа на основании его внутренней организации (формуляра);
• выяснять условия (обстоятельства) подготовки делопроизводственной документации;

владеть

• методикой источниковедческой работы с делопроизводственной документацией (прочтение текста, атрибуция документа, разъяснение его содержания).

Ключевые термины и понятия: делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, коллегиальная система делопроизводства, министерская система делопроизводства, советская (распорядительная) система делопроизводства, общее делопроизводство, специальное делопроизводство, электронный документ.

Понятие делопроизводственной документации Нового и Новейшего времени и методы ее источниковедческого исследования

Документы возникают в процессе практической деятельности любого учреждения, ведомства или организации. Они свидетельствуют о фактах, событиях, правах, обязательствах, компетенции, полномочиях и фиксируют их.

Мнение

По мнению Б. Г. Литвака, потребность в документировании долгое время удовлетворялась без помощи "канцелярии", т.е. органа, специально предназначенного для подготовки, рассмотрения, утверждения и хранения документов. Документирование сменяется делопроизводством в период образования централизованного государства. Изменения в структуре государственного аппарата ведут к тому, что функции канцелярии начинает выполнять весь госаппарат сверху донизу, усиливается дифференциация дел, происходит обособление ведомственной и партикулярной переписки.

Общее административное делопроизводство включает всю внутреннюю документацию, создаваемую в процессе управленческой деятельности: переписку, обработку документов (регистрация, исполнение, контроль исполнения), организацию хранения документов и их использование.

Официальная система подготовки, движения и организации хранения документов получила название делопроизводства.

Вид документа – понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного целевого назначения, юридического значения, характера изложения информации.

Современная классификация документов выглядит следующим образом.

1. Организационная документация, определяющая порядок деятельности, структуру, компетенцию, задачи, формы исполнения: положения, уставы, правила, обязательства, договоры и др.
2. Распорядительная документация, которая служит для реализации управленческой деятельности: решения, резолюции, приказы, инструкции, циркуляры, распоряжения, поручения, наказы и др. Нередко данные документы объединяют в одну группу организационно-распорядительной документации, особой разновидностью которой служат протоколы и стенограммы заседаний коллегиальных органов. К организационно-распорядительной документации можно отнести также группу документов, которые передаются в форме текущей переписки: письма, телеграммы, телеграфные и телетайпные сообщения, радиограммы, телефонограммы.
3. Учетная документация, призванная регистрировать мероприятия в процессе управленческой деятельности: анкеты, журналы, реестры, перечни, табели, тарифы, балансы и др. Часто говорят об учетно-контрольной документации, поскольку в форме учетных операций осуществляются контрольные функции ведомств и организаций: материалы ревизий, проверок, заключений о работе, справок, регистраций и др.
4. Отчетная документация, обобщающая сведения других документов: отчеты, обзоры, рапорты, сводки, донесения, доклады.
5. Плановая документация, являющаяся особым видом и отражающая цели и задачи перспективной деятельности: планы, программы, графики и др. Особенность ее состоит в том, что она всегда составляется на определенный срок.

По обоснованному утверждению Л. Е. Шепелева, легкая доступность делопроизводственных документов порой создает у исследователя "источниковедческую беспечность", позволяет думать, что достаточно самого общего представления об их происхождении. Однако даже по одному вопросу, как правило, имеется несколько разновидностей документов: предписание, донесение, протокол заседания и пр. Часто один и тот же документ существует в различных экземплярах: рукописный черновик, машинописный отпуск, типографский подлинник и пр. Документы могли возникнуть и в иных обстоятельствах, нежели те, которые предполагал исследователь. В связи с этим историк должен максимально учитывать информацию о свойствах, отличительных особенностях, специфике бытования документации.

По месту составления выделяется внутренняя и внешняя документация: внутренняя – создается учреждением в процессе документирования всех сторон его деятельности, авторы внешней – другие учреждения и лица.

По технике воспроизведения различают рукописные и механические документы. В практике делопроизводства встречаются так называемые дипломатические копии, воспроизводящие документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и пр.). Факсимильными документами издавна называют точное изображение подписи какого-либо лица на документе, сделанное с помощью клише, на котором подпись вырезана гравером или когда подпись собственноручно делается должностным лицом на матрице (например, восковке), с которой печатается документ. При большом объеме подписываемой документации, имеющей информационное значение (извещения, запросы), факсимиле заменяет собственноручную подпись.

По срокам хранения различают документы, содержащие оперативную информацию, с длительным сроком храпения и постоянным сроком хранения.

К документам определенной формы относят такие, форма и элементы которых установлены заранее (таблицы, трафареты). Документы произвольной формы с введением стандартов бумаги делят на документы стандартных и нестандартных форматов.

Л. Е. Шепелев предложил следующую классификацию понятий, обозначающих делопроизводственную функцию документа:

1) черновик – беловик;
2) проект – подлинник;
3) оригинал – копия;
4) входящий – исходящий в виде отпуска;
5) подлинный – подложный.

При этом ученый исходил из идеи, что всякий экземпляр документа может одновременно характеризоваться одним из каждой пары названных понятий. Изменение хотя бы одной из характеристик дает особый вариант документа. Все копии призваны заменить оригиналы, но некоторым из них это особенно свойственно: таков отпуск – копия, оставляемая в делопроизводстве взамен исходящего оригинала, таков и дубликат – копия, назначение которой в восполнении утраты оригинала. Копии могут возникнуть одновременно с оригиналом (при использовании копировальной бумаги) или позднее (они, в свою очередь, делятся на тождественные – фотографические, гектографические, стеклографические и пр.; пресс-копии и копии, изготовленные под копирку вместе с оригиналом; графически нс тождественные – копии, снятые от руки). Копии также бывают авторизованными (удостоверенными автором), заверенными (например, нотариальным порядком) и не заверенными.

Число признаков, характеризующих отдельные документы, определяется целями и способами документирования, их назначением. Обязательные признаки и элементы документов (такие как наименование вида документа, автор, адресат, дата и др.) называют реквизитами. Для многих документов число последних строго определено.

Справка

Термином "реквизит" (от лат. requisitum – потребность) в Средние века обозначались необходимые, обязательные элементы в долговых обязательствах, в частности, в заемных письмах и векселях. Необходимость их наличия в формулярах документов определялась вексельным правом, нормы которого в разных странах отличались друг от друга. В России этот термин (вместе с другими финансовыми терминами вексельного права Германии) начал использоваться со второй половины XIX в. Сегодня существует понятие "вексельный реквизит", которым обозначаются обязательные принадлежности векселя, элементы формы, при отсутствии которых документ не может быть признан векселем.

В делопроизводстве под реквизитом понимается информационный элемент, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и времени.

Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Условно можно выделить следующие группы реквизитов:

1) коммуникационные, обеспечивающие включение документа в систему (наименование автора, его адрес и др.);
2) защищающие документ от искажения (подпись, печать, отметка о заверении копии, заверительная надпись и др.);
3) повышающие информативность текста (заголовок, отметка о наличии приложения и др.);
4) фиксирующие движение документа в информационной системе (в виде различных отметок);
5) необходимые для машинной обработки информации (в виде различных кодов).

Совокупность реквизитов определяет общую схему построения документа в целом – его формуляр, возможно, имеющий конкретные особенности, присущие данному историческому периоду.

Документы могут иметь особые отметки, часть из них называют грифами, которые обычно определяют срочность исполнения (срочно, весьма срочно), порядок пересылки по почте (для писем – авиа, ценное, заказное, для телеграмм – срочная, правительственная), ограничения доступа (секретно, совершенно секретно и др.), порядок адресования и пр.

Утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. ГОСТ Р 51141–98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" вводит следующие определения.

1. Документ – документированная информация; зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
3. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
4. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Согласно Закону РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне", гриф секретности – это реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него.

Источниковедческий анализ включает в себя прочтение текста документа, его атрибуцию, разъяснение содержания. Важно знать организацию и деятельность государственных учреждений, состав чиновничества, его права и обязанности. В делопроизводственных документах дореволюционной России использовалась система персональных титулов – наименований должностей, чинов и званий (частные титулы) и соответствовавших им форм обращений (общие титулы). Она постоянно менялась, поэтому необходимо соотносить титулование с датой создания документа.

В ходе анализа выясняется назначение документа, его внутренняя организация (формуляр), делопроизводственная функция, обстоятельства его подготовки, процесса движения (рассмотрения, утверждения, исполнения) и размещения среди других документов делопроизводства. Если наименование документа отсутствует, его следует устанавливать на основании анализа формуляра, делопроизводственных особенностей, совокупности внешних признаков.

Необходимо изучение всего комплекса документов из разных архивных фондов с учетом соподчиненности учреждений. Следует иметь в виду обстоятельства бытования документов, цели, для которых они создавались, источник и характер представления содержащихся в них данных. Документация разных уровней позволяет исследовать механизмы власти (субординации и координирования действия, отчетности, контроля). При этом надо учитывать так называемый "коэффициент конъюнктурности", поскольку многие делопроизводственные документы служили формой самопрезентации власти. В связи с этим важно выявить те аспекты проблемы, которые завуалированы идеологическими и бюрократическими клише и выяснить разницу между официальной позицией властей и реальным положением дел. Необходимо предпринимать дешифровку многочисленных штампов бюрократического языка (типа "антисоветский", "вредительский").

Специфика, например, советского делопроизводства – необоснованное засекречивание документов, их уничтожение, расхождение цифровых показателей в архивных документах и официальных публикациях плановых и статистических органов. Распространение машинописи привело в значительной степени к обезличиванию материалов, рукописный вариант документа часто отсутствует, что осложняет установление авторства. В документах, адресованных подчиненным, нередко в жесткой форме указывалось на недостатки и содержалось категорическое требование исправить их в кратчайшие сроки под угрозой наказания. Однако на практике указание далеко не всегда исполнялось.

Данные, фиксировавшиеся в отчетной документации, следует подвергать количественному и качественному анализу, имея в виду возможность их сознательного искажения.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ РОССИИ НОВОГО И НОВЕЙШЕГО ВРЕМЕНИ

Понятие делопроизводственной документации Нового и Новейшего времени и методы ее источниковедческого исследования

Формирование в России нового общества

Оздоровительный туризм в России Нового времени

НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ РОССИИ НОВОГО И НОВЕЙШЕГО ВРЕМЕНИ

Научные исследования как генератор новых наукоемких технологий: проектно- и проблемно-ориентированные исследования как основа принятия решений

Особенности эволюции делопроизводственной документации в XVIII – начале XXI века

Разновидности делопроизводственной документации