Документирование управленческой деятельности
СОДЕРЖАНИЕ
ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ЕЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКИ УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ И ОФИСНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ Базовые понятия управленческой деятельности Характеристики управленческой и офисной деятельностиПространственные характеристики офисной деятельностиПространственные характеристики офисной деятельностиВременные характеристики офисной деятельностиВременны́е характеристики офисной деятельностиКадровые характеристики офисной деятельности Проблемы организации офисной деятельности ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Документ и его характеристики Управление документами Система управления документами НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Общая характеристика нормативно-правовой базы документирования управленческой деятельности Правовая база документирования управленческой деятельностиЗаконодательство, целиком посвященное вопросам информации и информатизацииЗаконодательство, акты которого включают в себя отдельные информационно-правовые нормы Стандарты в документировании управленческой деятельностиПравовые основы стандартизацииСтандарты в области управления документамиМеждународные стандарты Классификаторы и унифицированные системы документацииЕдиная система классификации и кодированияУнифицированные системы документации (УСД) Нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ Общероссийские системы документации Унифицированные системы управленческой документации Унифицированные формы отраслевой документации ОСНОВНЫЕ ВИДЫ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ПРАВИЛА ЕЕ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКИ И СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ Общие требования к юридической силе и оформлению документовОфициальный документ и его реквизитыФормуляр документа и формуляр-образецЮридическая сила документа Требования к оформлению управленческих документов Бланк документа и его разновидности Особенности оформления многостраничных документовИспользование сокращений, символов и специальных терминовРубрикация текста, нумерация страниц, содержание (оглавление)ФормулыПриложения ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ НАИБОЛЕЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Протоколы Акты Докладные и объяснительные записки, заявления, справки Распорядительные документы Организационно-правовые документы СЛУЖЕБНАЯ И ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ ПИСЬМЕННАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Доставка письменной корреспонденции Носители письменной корреспонденции Форматы бумаги для письменной корреспонденции КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ, ПЕРЕДАВАЕМАЯ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОСВЯЗИ Телеграммы Телефонограммы Факсограммы Сообщения электронной почты ВИДЫ И РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ И ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Письма, связанные с распространением информацииПримеры информационных писемПримеры писем-сообщенийПримеры писем-приглашений Примеры писем извещенийПримеры писем-уведомлений Примеры писем-предложенийПримеры рекламных писем Письма, связанные с обращениями по поводу тех или иных действийПримеры писем-просьбПримеры писем-заявок Примеры гарантийных писем Примеры писем-запросов Пример письма-заказа Письма-ответыПримеры писем-согласийПримеры писем-отказовПримеры писем-подтверждений Письма претензионного характераПримеры писем-напоминанийПримеры писем-требований Примеры писем-претензий Письма, связанные с выражением внимания и участияПримеры писем-поздравлений Примеры писем-благодарностейПримеры писем-соболезнований Примеры писем-извинений Рекомендательное письмоПримеры рекомендательных писем Сопроводительное письмоПримеры сопроводительных писем ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕЙ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Понятие документооборота Характеристики документооборота Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции Предварительное рассмотрение документов Рассмотрение корреспонденции руководителем Передача документов в структурные подразделения Обработка отправляемой корреспонденции Документооборот исполнителя Организация движения инициативных документов и их проектов Подсчет и оптимизация документооборота РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Регистрация документов Индекс документа Формы регистрации документов Компьютерные базы данных Цели и уровни контроля исполненияЦели контроля исполненияУровни контроля за документацией Основные задачи службы контроля Сроки исполнения документов Постановка документа на контроль и снятие с контроляПостановка на контроль ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Организационная структура службы документационного обеспечения управления Формы организации документационного обеспечения управления Положение о службе документационного обеспечения управленияПримерное положение о службе документационного обеспечения управления Регламентация деятельности работников службы документационного обеспечения управленияПример квалификационной характеристики заведующего канцелярией Пример квалификационной характеристики документоведа Инструкция по документационному обеспечению управленияСтруктура инструкции может иметь вид, аналогичный структуре ГСДОУ Нормирование документационных работ службы документационного обеспечения управления ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ЛОКАЛЬНЫХ СИСТЕМ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН Правовая база работы с обращениями граждан Требования по оформлению обращений Порядок обработки обращений граждан Регистрация обращений гражданОсобенности работы с обращениями депутатов Контроль за рассмотрением обращений граждан ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ Комплекс кадровой документацииКадровая служба как накопитель документированных персональных данныхНормативная и нормативно-справочная документацияПлановая кадровая документацияОрганизационно-правовая документацияПерсональная документацияДоговорная документацияРаспорядительная документацияУчетная документацияДокументация но учету использования рабочего времени и расчетов по оплате трудаОтчетная и отчетно-справочная документация Документирование приема на работуПрием (документирование) граждан на работуПрием (и документирование) специалистов, научных, научно- педагогических и некоторых других категорий работниковПрием (и документирование) на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информациейСостав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работуКонтроль достоверности персональных документовОформление кадровых документов при приеме на работуДополнительные документы, сопровождающие процесс приема на работу руководителей, специалистов, научных и других подобных работниковДокументирование собеседования с кандидатами на должностьПорядок принятия решения о приеме на работуЗаключение трудового договораИздание (оформление) приказа о приеме на работу Документирование перевода сотрудников на другую работуОформления перевода сотрудниковДокументирование инициативы о переводе на другую работуДокументирование решения о переводе на другую работу Документирование поощрения работников и наложения дисциплинарных взысканийДокументирование процедуры поощрения работникаДокументирование процедуры применения дисциплинарного взыскания Документирование увольнения работникаДокументирование процедуры увольнения по инициативе работникаДокументирование процедуры увольнения по инициативе работодателяСоставление приказа об увольнении работникаОсобенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации Формирование личного дела сотрудникаСостав личного делаОперативное хранение личных дел Документирование учета и отчетности по кадрамФормирование учетных массивов информацииВиды вторичных учетных карточек и картотекОбновление (ведения) учетных информационных массивовСоставление регламентированной отчетности и выдачи справочной и справочно-аналитической информации Защита персональных данных в кадровой службеПринципы защиты персональных данных работниковОсобенности защиты персональных данных ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Безопасность ценных информационных ресурсов Ценная информация и конфиденциальные документы Регламентация состава конфиденциальных сведений и документов Документирование конфиденциальных сведенийГриф конфиденциальностиНосители конфиденциальной документированной информацииСоставление текста конфиденциального документаУчет и контроль движения конфиденциальных документовИзготовление конфиденциальных документовИздание конфиденциальных документов Порядок работы исполнителей с конфиденциальными документами и сведениями СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ, СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ Распределение исполненных документов по деламОбщие принципы формирования делГруппировка документов в делаРасположение документов внутри делаОсобенности формирования в дела некоторых групп документов Составление заголовков дел Понятие номенклатуры дел Оформление и ведение номенклатуры делПорядок ведения и завершения номенклатуры дел Типовые и примерные номенклатуры дел ОЦЕНКА ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ Критерии оценки информационного содержания документов Экспертиза ценности документов и экспертные комиссии Типовые и ведомственные перечни документовПеречень типовых документов и его структура ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ Оперативное хранение документов у исполнителей Оформление документов и дел к длительному и постоянному хранениюВнутренние описиНумерация листов в делеЗаверительная записьОформление обложки делаВыделение документов к уничтожению и снятие их с учета Порядок подготовки и передачи обращений граждан на хранение Формирование, оформление и хранение дел, содержащих конфиденциальные документы АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Проблема интеграции программных средств обработки документов и методы ее решения Офисные программные системы Облачные офисы АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Необходимость и задачи комплексной автоматизации документационного обеспечения управления Основные способы создания автоматизированной системы документационного обеспечения управленияТребования к АСДОУГотовые системы АСДОУ Порядок создания системы управления документамиПредварительное обследованиеАнализ деятельности и процессов организацииОпределение состава требований к управленческим документам организацииОценка существующих систем управления документами и других информационных системОпределение стратегии соблюдения требований к документамПроектирование системыВнедрение системыОбследование системы после внедрения Основные характеристики автоматизированной системы документационного обеспечения управления
