Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
 
Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Проблемы организации офисной деятельности

Рассмотрение структуры и функций офисной деятельности, произведенное выше, указывает на наличие существенно разнородных и довольно многочисленных, но взаимосвязанных компонентов и процессов. Эффективная реализация офисной деятельности предполагает обеспечение функционирования этих компонентов и процессов как таковых, так и в совокупности, в целом. Такая задача в общем является достаточно распространенной (по крайней мере, в рамках системного подхода) и содержательно связана с понятием "организация".

Отмстим, в частности, что понятие "организация" носит такой же многозначный характер, как и понятия "система" и "управление", рассмотренные в параграфе 1.1.

Определение этого понятия в универсальных словарях различно по объему и качественным характеристикам. Наиболее полным является содержание определения, данного в Советском энциклопедическом словаре.

"Организация (фр. organisation, от позднелат. organize – сообщаю стройный вид, устраиваю): 1) внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленные его строением; 2) совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого; 3) объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.

Применяется к биологическим, социальным и некоторым техническим объектам, фиксируя динамические закономерности, т.е. относящиеся к функционированию, поведению и взаимодействию частей; обычно соотносится с понятиями структуры, системы, управления"[1].

Возникает вопрос: какое из приведенных значений является первичным, определяющим? На наш взгляд, таковым является второе (организация как деятельность), в то время как первое выделяет организацию как результат определенного рода деятельности (а именно, в смысле второго значения). Что касается третьего значения, то оно лишь подчеркивает первичность второго в том смысле, что определяет форму существования и функционирования группы людей по реализации организации в смысле деятельности.

Организация как деятельность предполагает[2]:

– определение цели, задачи (или задач);

– разработку системы мероприятий для реализации цели и разделения задачи на отдельные виды работ;

– интеграцию отдельных работ в соответствующих подразделениях, которые могли бы их координировать различными средствами, включая сюда и формальную иерархическую структуру;

– мотивацию, взаимодействие, поведение, взгляды персонала, которые отчасти определяются мероприятиями, направленными на реализацию поставленных целей, а отчасти же носят личный, случайный характер;

– принятие решений, коммуникацию, информационные потоки, контроль, поощрение и наказание, имеющие решающее значение для обеспечения выполнения поставленных целей;

– единую организационную систему, которая понимается не как особый, дополнительный признак, а как внутренняя согласованность, которая должна быть достигнута между всеми перечисленными элементами.

Представленное раскрытие содержания организации как деятельности весьма широко и неявно содержит компоненты организации как результата деятельности. Поэтому необходима определенная конкретизация с точки зрения организации офисной деятельности.

Цели, задачи офисной деятельности определяются ее содержанием как процесса, обеспечивающего эффективную реализацию управленческой деятельности в рамках конкретной системы управления. В основном это информационное обеспечение управленческой деятельности и обеспечение реализации принятых решений.

Разработка системы мероприятий для реализации цели и разделения задач на отдельные виды работ применительно к только что определенным целям и задачам офисной деятельности предполагает определение всего состава конкретных функций информационного обслуживания управленческой деятельности в рамках ее конкретных пространственных и временны́х характеристик, выделения соответствующих задач, работ, процедур и операций с учетом последовательности их выполнения и взаимосвязей.

Интеграция отдельных работ в соответствующих подразделениях осуществляется с учетом прежде всего пространственных характеристик управленческой деятельности и предполагает распределение выявленной совокупности задач, работ, процедур и операций по соответствующим пространственным компонентам (структурным подразделениям) с последующей их концентрацией и интеграцией с целью эффективной реализации.

Мотивация, взаимодействие, поведение, взгляды персонала определяются в соответствии с кадровыми характеристиками требуемой офисной деятельности и во многом зависят от необходимой квалификационной поддержки выявленного состава задач, работ, процедур и операций информационного обслуживания управленческой деятельности.

Принятие решений, коммуникации, информационные потоки, контроль, поощрение и наказание – эта составляющая, на первый взгляд, относится к собственно процессу принятия управленческих решений для воздействия на управляемый процесс, но поскольку мы приняли положение о том, что офисная деятельность есть во многом процесс управления управленческой деятельностью, то перечисленные элементы организации должны иметь место и разрабатываться соответствующим образом.

Единая организационная система офисной деятельности предполагает сведение воедино всех перечисленных компонентов ее организации в рамках функционирования офиса во всех его проявлениях.

Формулировка и решение перечисленных проблем организации офисной деятельности в силу их многогранности требуют определения той составляющей рассматриваемого процесса обеспечения управленческой деятельности, в которой они получают наиболее концентрированное воплощение. С учетом того, что во многом организация офисной деятельности связана с определением и реализацией задач, работ, процедур и операций информационного обслуживания управленческой деятельности, такой составляющей являются системы и технологии документационного обеспечения управления.

  • [1] Организация // Советский энциклопедический словарь. М.: Советская энциклопедия, 1984. С. 931.
  • [2] Гвишиани Д. М. Организация и управление. М.: Наука, 1972.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика