Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
 
Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Лекция 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Общероссийские системы документации

Один отдельно взятый документ – это единичный результат документирования конкретного факта или действия. По деятельность любой организации или юридического лица в силу ее сложности и многообразия этим не ограничивается и отражается совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, т.е. системой документации. При этом, исходя из положения, что документы являются формой отражения различной, но взаимоувязанной деятельности сотрудников организации, можно выделить множество систем документации, взаимосвязанных и соподчиненных.

Самым общим и целостным следует считать комплекс общегосударственных систем документации, охватывающих все документы, возникающие и обращающиеся в стране; их в свою очередь можно классифицировать по разным признакам: функциональному, отраслевому, по уровням управления и т.д.

Функциональными системами документации являются системы, которые в том или ином объеме присущи почти всем организациям, поскольку отображают общие, характерные для любой сферы деятельности и управления функции (например, бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная).

Отраслевыми системами документации являются системы, которые присущи только определенным группам организаций, характеризующимся единством хозяйственной и социальной деятельности и относящимся к одной отрасли (медицинская, учебная, научно-исследовательская и др.).

Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость существенной части состава обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд систем документации и сформулировать комплекс единых требований к этим системам документации.

Первой из этих систем следует поставить Государственную систему стандартов и технических условий (ГСС). Разработанная по решению правительства СССР в 1965 г., система включает государственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации; организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесение в них изменений, а также государственный надзор и ведомственный контроль за их внедрением и соблюдением.

Системой были определены объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов, а именно: государственные, отраслевые и стандарты и технические условия конкретных предприятий. Также были описаны единые правила построения, содержания и изложения стандартов независимо от их вида и категории, вплоть до метрологического обеспечения и требований безопасности, содержащиеся в стандартах и технических условиях.

В настоящее время основы Государственной системы стандартизации Российской Федерации установлены Федеральным законом "О техническом регулировании" и группой стандартов ГОСТ Р 1.ХХ-ГГГГ (здесь XX означает номер стандарта в указанной группе – 1, 2,..., ГГГГ означает год принятия последней версии стандарта).

В 1971 г. был разработан основной комплекс из более чем 20 стандартов и руководящих документов Единой системы технологической документации (ЕСТД). Основньш он был назван потому, что в своем составе мог решать различные задачи в области оформления и обращения технологической документации, как общего назначения, так и специализированной по видам работ на предприятиях и организациях независимо от их типа и характера производства.

Комплекс установил общие положения и назначение единой системы, общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, выполнение бланков документов и оформление технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.

Аналогична по построению и содержанию и Единая система конструкторской документации (ЕСКД), создававшаяся параллельно. Стандартизация конструкторской документации осуществляется в рамках международных требований ISO/TK10 "Технические чертежи" и МЭК/ТКЗ "Графические обозначения".

Существуют еще две системы документации производственного назначения. Это Единая система проектной документации на капитальное строительство и Единая система технологической подготовки производства (изделий машиностроения, приборостроения и средств автоматизации).

Близки к ним и Единая система стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ), Единая система программной документации (ЕСПД), Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), Единая система внешнеторговой документации.

Но наиболее широким по охвату задач и составу документов задумывался комплекс Унифицированных систем (управленческой) документации (УСД). С 1971 г. по постановлению Совета Министров СССР началась планомерная работа по созданию классификаторов технико-экономической информации, входящих в Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСК- КТЭСИ), как основы информационного обеспечения АСУ, т.е. согласно толковому словарю по информатике – систематизированных сводов наименований и кодов.

Классификаторы делятся на общероссийские и локальные: отраслевые, предприятий.

Одновременно с деятельностью по созданию классификаторов центральным органам государственного управления была поручена разработка на единой методической основе унифицированных, т.е. приведенных к максимальному единообразию форм документов, объединенных в основные общеуправленческие функциональные системы.

Унифицированные системы документации предназначались, прежде всего, для использования в автоматизированных системах управления разных уровней. В то же время документы, входящие в унифицированные системы документации, и основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации предназначены и обязательны для использования союзами, концернами, ассоциациями, акционерными обществами, межотраслевыми, региональными и другими объединениями независимо от форм собственности и подчинения. А также министерствами, ведомствами и прочими органами управления в Российской Федерации; общественными организациями, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика