Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
 
Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ НАИБОЛЕЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов, которые в разное время назывались "административные", "общеуправленческие", а позднее – "организационно-распорядительные". Перечень этих документов нашел отражение в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, Основных положениях ГСДОУ. В них упоминаются такие организационно-распорядительные документы, как письмо, телефонограмма, протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка, заявление, доверенность, постановление, решение, распоряжение, приказ, указание и др.

При всем многообразии их содержания, за каждым из них исторически закрепились определенные правила оформления. Подавляющее большинство документов, отправляемых из организаций и направляемых им, являются информационно-справочными; в них содержится информация о фактическом положении дел. К информационно-справочным документам относятся:

– справки;

– акты;

– докладные и объяснительные записки;

– протоколы;

– заявления и др.

Протоколы

Протокол – управленческий документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений несколькими лицами. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: коллегий министерств, ведомств, собрания трудового коллектива, общего собрания, собрания акционеров, заседания Совета директоров (учредителей).

Проект протокола составляется непосредственно во время заседания, содержание выступлений конспектируется, стенографируется или фиксируется при ведении аудио- или видеозаписи. Полное оформление протокола, как правило, проводится позднее. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

Протокол оформляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги, на котором указывается:

– вид документа;

– дата;

– номер;

– гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

– наименование мероприятия;

– состав присутствующих, в том числе подтверждающий правомочность его проведения;

– заголовок мероприятия (повестка дня);

– текст;

– подписи всех присутствующих или только двоих: председателя и секретаря;

– отметка о направлении в дело.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания протокола. Если мероприятие длится несколько дней, то ставятся даты его начала и окончания через тире. Номер протокола обычно является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года.

Структура протокола состоит из двух частей: первая – заголовочная (вводная), содержит указания председателя, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестку дня; вторая – основная, фиксирует ход заседания, подписи участников.

Основная часть текста полного протокола строится по разделам соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится в следующей последовательности:

Словом СЛУШАЛИ: начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Перед ним ставится номер вопроса повестки дня. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст на самостоятельные логические части.

После двоеточия указывают фамилию и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы докладов, выступлений, они не записываются в протокол, а после фамилии выступившего указывается: "текст (доклада, выступления) прилагается".

Если в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в полном протоколе вместе с ответами. Записи делаются в лаконичной форме в части ВЫСТУПИЛИ:

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня РЕШИЛИ: – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Эта часть текста указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты.

При выборах должностных лиц в протоколе указываются и результаты голосования по каждой кандидатуре.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения. В протоколе может быть пункт об утверждении обсуждавшегося документа, который прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые решения. Однако, по усмотрению собрания или его председателя, особые мнения или важные выступления могут быть внесены полностью и в краткий протокол. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Решения коллегиальных органов, принятые на заседании, доводятся до сведения исполнителей и других заинтересованных лиц и сотрудников в виде распорядительных документов – решений (постановлений), в виде копии самого протокола, либо в виде выписки из протокола или из пунктов решений.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика