Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

Сообщения электронной почты

Одной из форм обмена информацией являются сообщения электронной почты. Электронная почта (E-mail) является компьютерным аналогом обычной почты, в котором в качестве объектов пересылки вместо обычных почтовых отправлений (писем, открыток, пакетов и т.п.) выступают любые по содержанию и форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения, аудио- и видеозаписи и т.п.), а в качестве среды передачи вместо средств почтовой пересылки (различных видов транспорта) используются каналы информационно-вычислительных сетей.

Основными компонентами систем электронной почты являются узлы информационно-вычислительных сетей, которые обслуживают определенное множество пользователей. Эти узлы выполняют роль почтовых отделений и более крупных организаций почтовой службы (например, почтамтов). В рамках этих узлов для каждого пользователя выделяется раздел памяти, выполняющий функции почтового ящика.

Пользователь электронной почты имеет уникальный адрес (аналог почтового адреса), который имеет следующий вид:

где имя_пользователя – произвольное имя, обозначающее пользователя (персону или организацию), а имя домена обозначает узел электронной почты. Эти имена разделяются служебным символом "@". Например, адрес Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script указывает на индивидуального пользователя с именем ivanov, зарегистрированного в почтовой службе (узле системы электронной почты) mail.ru. Другой адрес Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script принадлежит кафедре документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления, зарегистрированный в почтовой службе imis.ru.

Пользователь электронной почты имеет доступ к своему почтовому ящику (точнее, его аналогу в памяти службы электронной почты), может выполнять различные действия над его содержимым (полученными сообщениями): читать, перемещать из одной области (папки) почтового ящика в другую, удалять, копировать, посылать ответные сообщения. Естественно, пользователь может формировать и посылать свои собственные сообщения.

Для обеспечения юридической значимости передаваемых по каналам электронной почты сообщений и документов используется электронная цифровая подпись. Использование электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом "Об электронной подписи".

Само сообщение электронной почты состоит из текста сообщения и реквизитов. В состав реквизитов входят:

  • – адрес получателя (КОМУ: или ТО:) в формате электронной почты;
  • – адреса, по которым отсылаются копии сообщения (КОПИИ: или СС:) в формате электронной почты;
  • – заголовок сообщения (ТЕМА: или SUBJECT:), который в лаконичной форме определяет содержание сообщения.

Служебный заголовок сообщения электронной почты помимо перечисленных реквизитов, заполняемых его автором, содержит несколько полей, которые автоматически добавляются системой (отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправления электронного сообщения; имя отправителя и обратный электронный адрес и др.).

Сообщение электронной почты помимо собственно текста сообщения может иметь так называемые вложения – прикрепленные файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическую информацию, аудио- и видеозаписи и др.).

При подготовке сообщения электронной почты следует придерживаться определенных правил и рекомендаций.

Адресация

  • 1. Следует посылать сообщения только тем адресатам, которым это действительно необходимо.
  • 2. Реквизит КОМУ (ТО) используется для указания тех адресатов, для которых сообщение связано с выполнением тех или иных действий, а реквизит КОПИИ (СС) – для указания адресатов, для которых сообщение посылается в целях информирования.

Заголовок сообщения

  • 1. Заголовок сообщения должен точно передавать его содержание.
  • 2. При необходимости в заголовке сообщения необходимо указывать степень его важности и срочности.
  • 3. В заголовке должно быть указано, необходимо ли выполнение каких-то действий, или сообщение направлено только для информирования адресата.

Текст сообщения

  • 1. В начале текста сообщения должно быть соответствующее обращение к адресату.
  • 2. При обращении к адресату впервые автору необходимо идентифицировать себя в начале текста сообщения, а в конце наряду с подписью указывать контактную информацию.
  • 3. Общий объем текста сообщения не должен быть большим с тем, чтобы при его чтении не возникало затруднений, связанных с восприятием многостраничных документов.
  • 4. Не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.
  • 5. При посылке ответа на полученное сообщение желательно его текст включать в отправляемое сообщение для сохранения контекста обсуждаемой темы.

Вложения или прикрепленные файлы

  • 1. Следует добавлять к сообщению только действительно необходимые файлы.
  • 2. В тексте сообщения необходимо обязательно дать краткое описание всех прикрепленных файлов.
  • 3. При значительном объеме прикрепленных файлов желательно направлять сообщение в такое время, когда у адресата наименьшая интенсивность использования каналов связи.
  • 4. Значительные по объему прикрепленные файлы рекомендуется компрессировать с помощью широко распространенных программ архивирования, а в тексте сообщения указывать имя примененной программы компрессии или формат архива (например, ZIP, RAR и т.п.).
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы