Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

ВИДЫ И РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ И ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Содержательное богатство и разнообразие форм управленческой деятельности неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на группы так, как это представлено на рис. 9.1.

Первую группу образуют письма, связанные с распространением информации. Управленческая деятельность предполагает распространение информации в связи с различными причинами: необходимостью передачи официальной информации (информационные письма), необходимостью информирования заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов (письма-извещения, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-сообщения), необходимостью информирования партнеров о предоставляемых товарах и услугах (письма-предложения, рекламные письма). Как правило, письма данной группы носят инициативный характер.

Вторую группу образуют письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам в связи с выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения писем, отнесенных к предыдущей группе.

Третью группу образуют письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.

Четвертая группа писем связана с необходимостью разрешения возникающих в процессе взаимодействия споров и противоречий и отражают различную степень и глубину претензий (от писем-напоминаний до писем- требований и рекламационных писем).

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия но различным поводам. Не отражая собственно управленческую деятельность, эти письма способствуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психологическую среду взаимодействия.

Следует отметить еще два вида писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.

Виды и разновидности писем

Рис. 9.1. Виды и разновидности писем

Письма, связанные с распространением информации

Информационное письмо – письмо, содержащее сведения официального характера.

Информационные письма обычно носят типовой характер и, как правило, рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям, деятельности которых касается содержащаяся в них информация. В информационных письмах могут буквально приводиться те или иные положения правовых документов, могут содержаться рекомендации, предложения и разъяснения но их применению в определенных ситуациях.

В отдельных случаях информационные письма могут содержать приложения (собственно правовые документы, методические указания и разъяснения и т.п.).

Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двухтрех страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем рассылающей их организации.

Ранее аналогом информационных писем были так называемые циркулярные письма – письма, рассылаемые группе адресатов с целью сообщения какой-либо информации обязательного характера. В настоящее время название "циркулярное письмо" не используется.

Примеры информационных писем

Письмо-сообщение – письмо, содержащее сведения о каких-либо событиях и фактах, представляющих интерес как для автора, так и для адресата.

Письмо-сообщение может быть послано но инициативе автора или являться ответом на соответствующие письма с просьбой или запросом. Письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации с использованием одной из следующих ключевых фраз:

При составлении писем-сообщений, являющихся ответами на просьбы или запросы, должно соблюдаться языковое соответствие: в тексте ответа следует использовать те же языковые обороты и лексику, которые использовал автор просьбы или запроса, при условии, что они корректны в языковом отношении.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы