Письма, связанные с выражением внимания и участия
Письма-поздравления направляются в торжественных случаях: официальный праздник (Новый год, Восьмое марта, День независимости и др.), профессиональный праздник, значительное событие в жизни должностного лица или организации (вручение награды, юбилей, присуждение почетного, научного звания, степени, избрание в какой-либо орган и др.), значимые события в частной жизни.
Поздравления пишутся на бланке письма организации или на специальных бланках поздравлений. Поздравление, подготовленное на бланке письма, должно содержать оформленный в соответствии с требованиями стандарта реквизит "Адресат". Поздравления могут оформляться на бумаге различной цветовой гаммы с украшениями в виде орнаментов и водяных знаков, имеющей большую плотность, и вкладываться в специальные папки-адреса. В последнем случае поздравление содержит только обращение к лицу или коллективу: "Уважаемый (имя, отчество)!", "Уважаемые господа!", "Уважаемые коллеги!", "Дорогие первоклассники!". При коллективном адресате и при направлении письма-поздравления юридическому лицу пофамильное и поименное обращение не используется.
Следует учитывать, что в настоящее время обращение "господа" не свободно от представления об определенном социальном статусе адресата, поэтому не рекомендуется использовать его при обращении к социально незащищенным группам населения: беженцам, безработным, малоимущим и т.п. Это слово обычно используют в обращениях к предпринимателям, руководителям организаций, должностным лицам, деятелям искусства, политикам.
При обращении к VIP-персонам (VIP – very important person) часто используется обращение "Глубокоуважаемый..!" (особо важной персоной считается не только высокое должностное лицо: член правительства, парламента, губернатор, мэр, но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель).
Письма-поздравления всегда должны быть подписаны.
Если поздравление оформлено на бланке письма, подпись оформляется с указанием должности лица, личной подписью, расшифровкой фамилии.
Если поздравление оформляется не на бланке, подпись имеет обобщенную форму: "Ваши коллеги", "Коллектив компании", "Сотрудники фирмы", "Работники министерства" и т.п. Под такой общей надписью обычно располагаются собственноручные подписи лиц, пожелавших присоединиться к поздравлению.
Письма-поздравления составляются в свободной форме, но можно указать и на общую схему текста:
- – обращение ("Уважаемый../");
- – поздравление;
- – комплиментарная часть;
- – пожелания (благополучия, процветания, успехов и т.п.);
- – подписи.
Поздравления могут быть как краткими – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни и деятельности поздравляемого лица, наиболее важные сто достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. Текст поздравления от имени организации излагается от 1-го лица множественного числа (поздравляем, желаем), от имени руководителя – от 1 -го лица единственного числа (поздравляю, желаю).
Для писем-поздравлений характерно использование следующих ключевых фраз:
Формулировка поздравления должна быть простой, чтобы восприниматься легко и не вызывать затруднения при чтении.
В комплиментарной части перечисляются основные достижения лица или организации, дается их общая характеристика. При этом следует избегать завышенных оценок и преувеличенных комплиментов.
Соблюдать умеренность необходимо и при формулировке пожеланий. Они должны быть достаточно общими: желать можно благополучия, процветания, успехов в работе, плодотворного сотрудничества, надежных партнеров, завоевания новых рынков, продвижения по службе, преодоления препятствий и т.п.
В печатных средствах массовой информации нередко публикуют открытые письма-поздравления – письма, обращенные к отдельным категориям граждан (школьникам, студентам, ветеранам, работникам определенной отрасли, жителям отдельного района и др.). В целом, к составлению открытых писем-поздравлений применяются те же правила, что и к составлению обычного поздравительного письма, но общий их тон может быть более торжественным и возвышенным.
Примеры писем-поздравлений
Письмо-поздравление в связи с вступлением в должность
Письмо-поздравление в связи с избранием
Письмо-поздравление в связи со значимым событием
Новогоднее письмо-поздравление
Письмо-поздравление в связи с юбилеем сотрудника
Примеры писем-благодарностей
Письмо-благодарность в ответ за приглашение посетить выставку
Письмо-поздравление в связи с Днем защитника Отечества
Письмо-благодарность (благодарственное письмо) – письмо, направляемое адресату (организации, должностному лицу или гражданину) с выражением благодарности за совершенные действия или оказанные услуги.
По сравнению с другими видами писем благодарственные письма обычно составляются в более свободной форме. Ключевыми фразами таких писем являются:
Письмо-благодарность в адрес организаторов семинара
Письмо-благодарность исполнителям за решение задачи
Письмо-соболезнование – письмо, направляемое в трагических или печальных жизненных ситуациях (смерть, несчастный случай, стихийное бедствие и др.) для выражения участия.
В письмах-соболезнованиях обычно используются следующие фразы:
Примеры писем-соболезнований
Письмо-соболезнование в связи со смертью
Письмо-соболезнование в связи со стихийным бедствием
Письмо-извинение – письмо, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства.
Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:
В соответствии с требованиями этикета делового общения в письме требуется объяснить причину, приведшую к возникновению проблемной для адресата ситуации, а в конце письма повторить фразу с извинениями, но не буквально, а в иной формулировке, например:
Примеры писем-извинений
Письмо-извинение в связи с задержкой оплаты счета
Письмо-извинение в связи с ошибочными действиями