Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

Компьютерные базы данных

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную БД осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода (рис. 11.2). Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

После неудачного внедрения единой автоматизированной контрольной системы в составе УСОРД в начале 1980-х гг., было признанно нецелесообразным добиваться введения единого, жестко регламентированного входного формата документной поисковой системы.

Проектирование входного формата компьютерной документной базы данных должно вестись в соответствии с применяемым в данной вычислительной системе программным обеспечением, выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации, с учетом необходимости обеспечить совместимость, понятность и полноту информационного содержания регистрационных массивов.

Образец экранного формата для компьютерной регистрации корреспонденции

Рис. 11.2. Образец экранного формата для компьютерной регистрации корреспонденции

В ГСДОУ определен состав обязательных реквизитов, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых признаков документа, и правила заполнения этих информационных единиц.

Реквизиты

Пояснения по заполнению

Автор (корреспондент)

При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) – корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации

Название вида документа

Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться

Дата

документа

Дата, присвоенная документу орган изацией-автором. Записывается арабскими цифрами по русскому или европейскому стилю

Индекс

документа

Индекс, присвоенный документу орган изацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа

Дата поступления

Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа)

Индекс поступления

Индекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам

Заголовок

документа

(краткое

содержание)

Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа

Резолюция

Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении – формируется составителем РКК

Срок исполнения

Проставляется арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа

Отметка об исполнении

Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения

Отметка о направлении документа в дело

Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя

Цели и уровни контроля исполнения

Цели контроля исполнения

Действенный контроль исполнения документов должен, прежде всего, содействовать своевременному и качественному исполнению документов, обеспечению получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

  • – постановку документов на контроль;
  • – проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
  • – предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
  • – учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Уровни контроля за документацией

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

  • – контроль своевременности исполнения поручений и документов;
  • – контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
  • – контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
  • – контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
  • – контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
  • – контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль же по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы