СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В результате освоения материала раздела VI студент должен:

знать

  • • порядок формирования и оформления дел;
  • • порядок оформления и ведения номенклатуры дел;
  • • состав и структуру примерных, типовых и конкретных номенклатур дел;
  • • критерии оценки информационного содержания документов и порядок проведения экспертизы ценности документов;
  • • состав и структуру типовых и ведомственных перечней документов;
  • • порядок оперативного хранения документов;
  • • состав и возможности средств оперативного хранения документов;
  • • порядок оформления дел, передаваемых на длительное и постоянное хранение;
  • • порядок выделения документов к уничтожению и документирования снятия их с учета;

уметь

  • • составлять номенклатуру дел (на основе примерных и типовых) конкретных объектов своей профессиональной области;
  • • определять порядок проведения экспертизы ценности документов с учетом особенностей конкретных объектов своей профессиональной области;
  • • определять порядок оперативного хранения документов с учетом особенностей конкретных объектов своей профессиональной области;
  • • определять порядок оформления дел, передаваемых на длительное и постоянное хранение с учетом особенностей конкретных объектов своей профессиональной области;

владеть навыками

• формирования, оформления и ведения дел с учетом особенностей конкретных объектов своей профессиональной области.

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать в случае необходимости быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия – документальный фонд и архивный фонд (рис. VI.1).

Состав документального фонда

Рис. VI. 1. Состав документального фонда

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

  • – документы текущего управления;
  • – документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный Архивный фонд;
  • – собранные в справочных целях коллекции копий документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. В состав архивного фонда включаются только документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ, СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Распределение исполненных документов по делам

Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, гак и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя. Порядок хранения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, его личное дело. Их можно хранить, как и книги в домашней библиотеке, и но формату, и по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков.

Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся у сотрудников на исполнении – дело его руководителя. С целью не только контроля исполнительской дисциплины, но и своевременного их перераспределения, в случае необходимости к уже отмеченным признакам добавляются сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки хранения документов.

Но уже система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших ненужными документов дело всей организации в целом.

Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя или устанавливается как единообразная организация в инструкции по ДОУ.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >