Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению – четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – "разные документы", "общая переписка" и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

  • – название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
  • – автор документа (название организации, структурного подразделения);
  • – корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
  • – вопрос или краткое содержание документов дела;
  • – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
  • – даты (период), к которым относятся документы дела;
  • – указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так, название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин "документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

или

Термин "документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу:

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина "дело":

Термин "переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:

При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:

Если документы относятся к корреспонденции одной административно- территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но месяц, квартал:

В заголовках дела при необходимости дастся указание на копийность документов:

Понятие номенклатуры дел

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

"Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения" – номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, но и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов, сводный справочник всей текущей информационной системы организации не может быть бесполезен.

Цели создания. В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:

  • – закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
  • – служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
  • – является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
  • – служит учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например, ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >