Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

Оформление и ведение номенклатуры дел

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Архивной службой, опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности (рис. 16.1).

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, по главное – определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для некоторых государственных организаций, состав которых определяется Архивной службой, и с экспертно-проверочной комиссией одного из ее органов.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года.

При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.

Форма номенклатуры дел

Рис. 16.1. Форма номенклатуры дел

В качестве раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия – 01.1, отдел правительственной переписки 01.2, бюро жалоб – 01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений – 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

  • – организационно-распорядительная документация;
  • – плановая документация;
  • – отчетная документация;
  • – документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
  • – документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;
  • – документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации. Например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящемуся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В графе четвертой номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

  • – отметки о заведении дел – "Заведено"•,
  • – о переходящих делах – "Переходящее с 2013 г." или "Переходящее на 2014 г.";
  • – о передаче дел в другую организацию – "Акт выдачи во временное пользование от________№___________";
  • – о местонахождении подлинников документов – "Подлинники в деле 01-02";
  • – о передаче дел в ведомственный архив – "Переданы в архив по описи 07.03.2014" и т.п.

Использование графы "Примечание" повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года, после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с Архивной службой в лице ее территориального органа или с архивом вышестоящей организации, в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение пяти лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и пере- утверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации ("Перечень типовых документов...", ст. 67).

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по следующим группам:

  • – дела со сроками хранения до 10 лет;
  • – дела со сроками хранения свыше 10 лет;
  • – дела со сроком хранения "постоянно".

Арифметический подсчет должен вестись с учетом "переходящих дел" и дел, сроки хранения которых определены не окончательно – с отметкой "ЭК (ЭПК)".

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.

Типовые и примерные номенклатуры дел

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается. Образцом может служить "Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений", утвержденная Министерством образования РФ 29 сентября 2000 г.

Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы