Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Необходимость и задачи комплексной автоматизации документационного обеспечения управления

Актуальность совершенствования традиционной системы документационного обеспечения управления обусловливается необходимостью повышения уровня эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения трудоемкости их обработки. В соответствии с этим разрабатываются и внедряются в практику документационного обеспечения комплексные автоматизированные системы, призванные решить указанные задачи за счет образования единого информационного пространства организации, дающего ее работникам средства эффективной совместной работы с документами на любом рабочем месте и в любое время.

Напомним, что документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АСДОУ) призвана повысить уровень эффективности управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:

  • – документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
  • – обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);
  • – обеспечение работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности (контроль исполнения; учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);
  • – автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов (выполнение правил хранения, обеспечение поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает единое информационное пространство, предоставляющее управленческому персоналу средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской. После завершения активного использования документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.

Основные способы создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления

Осуществить разработку и внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения управления в организациях можно одним из следующих двух способов:

  • – заказать в специализированной проектной фирме или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;
  • – приобрести готовую систему из числа предлагаемых на российском рынке и настроить ее на предметную область организации.

Главная особенность создания автоматизированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь формируется понимание того, что должна делать будущая система, каким образом она должна функционировать, чтобы удовлетворять предъявляемым к ней требованиям. Нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и в конечном счете приводят к неуспеху всей работы в целом.

Поэтому ответственным и необходимым в процессе создания автоматизированных систем является этап предпроектного исследования организации. Основная его задача – выявление и обоснование потребностей системы в использовании средств автоматизации. Этап исследования определяет осуществление разработки или покупки автоматизированной системы и сопровождается следующими основными проблемами:

  • – расплывчатость формулировок, несогласованность, а порой и противоречивость многочисленных требований пользователей к создаваемой автоматизированной системе;
  • – отсутствие профессиональных знаний разработчиков о предметной области автоматизируемой деятельности пользователей;
  • – априорная, принципиально неустранимая неопределенность перечня данных, которые могут потребоваться для принятия управленческих решений во всех возможных ситуациях, проистекающая из сложности организационных систем, невозможности описания внутреннего состояния системы конечным перечнем данных о состоянии управляемого объекта и окружающей среды, быстрого старения информации;
  • – значительные темпы изменения управляемых процессов в организации, событий реального мира и совершенствования программно-технических средств, соизмеримые со временем внедрения автоматизированной системы.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы