Оценка существующих систем управления документами и других информационных систем

Четвертый этап заключается в анализе уже существующих в организации информационных систем для оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам. Такая оценка обеспечивает основу для разработки новых систем или модернизации существующих систем в целях удовлетворения определенных на предыдущих этапах потребностей в области работы с документами.

Результаты данного этапа могут включать в себя перечень информационных систем, существующих в организации, и отчет, в котором описывается, в какой степени эти системы отвечают сформулированным на предшествующих этапах требованиям к документам.

Определение стратегии соблюдения требований к документам

При проектировании и внедрении систем необходимо учитывать требования к работе с документами и их сохранению, установленные на третьем этапе. Целью пятого этапа является определение наиболее подходящих положений, процедур, стандартов и других компонентов системы, которые организация должна принять для обеспечения процессов создания и сохранения необходимых документов.

При выборе стратегии необходимо принимать во внимание такие факторы, как особенности функционирования организации (в том числе ее цели и история), методы управления, используемые технологии, особенности корпоративной культуры и любые другие факторы.

Когда данный этап завершен, создается основа для реализации планового, системного и соответствующего установленным требованиям подхода к созданию, включению в систему, сохранению, использованию и обеспечению сохранности документов, что позволяет эффективно осуществить проектирование или модернизацию системы управления документами.

Результаты этого этапа включают в себя:

  • – описание стратегии проектирования системы, отвечающей требованиям к документам в организации и в то же время удовлетворяющей другие управленческие потребности;
  • – материалы, отображающие соответствие стратегии установленным требованиям;
  • – отчет высшему руководству организации с рекомендациями по проектированию системы в соответствии с представленной стратегией.

Проектирование системы

Шестой этап заключается в разработке документов, закрепляющих выбранную на пятом этапе стратегию. В них должны быть учтены требования, сформулированные и документально зафиксированные на третьем этане, а также определены действия по устранению недостатков действующей системы, выявленных на четвертом этапе. В рамках данного этапа вносятся необходимые изменения в действующие положения, процессы и процедуры, адаптируются или вводятся технологические решения, определяются способы эффективного осуществления изменений в управление документами в организации.

Этот этап предполагает участие специалистов в области управления документами и других экспертов, совместно работающих с пользователями системы над формированием технических спецификаций, наилучшим образом отвечающих требованиям к документам. Это обеспечит гарантию того, что пользователи поймут принципы функционирования системы, лучше освоят необходимые действия, будут эффективно использовать ее по назначению.

В результате выполнения шестого этапа составляются:

  • – план разработки системы, включающий перечень задач, ответственность и сроки их исполнения;
  • – техническое задание на создание системы;
  • – план внедрения системы;
  • – диаграммы, отражающие архитектуру и компоненты системы;
  • – примерные планы обучения и контроля обучения и др.

В Российской Федерации эти процессы регулирует "Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы", а порядок его разработки, согласования и утверждения устанавливает стандарт ГОСТ 34.602–89.

Внедрение системы

На седьмом этапе реализуется план внедрения системы, разработанный на предыдущем этапе и определяющий, как должны согласовываться различные компоненты системы управления документами (технологии, процессы, процедуры и персонал).

После завершения этого этапа должна быть получена усовершенствованная организация управления документами при минимальных изменениях в деловой активности, соответствующая требованиям в области управления качеством, приносящая выгоду от долгосрочных инвестиций, сделанных на предыдущих шести этапах.

Документация, создаваемая по завершении этого этапа, должна включать в себя:

  • – подробный план проекта, описывающий выбранную стратегию управления документами;
  • – документально зафиксированные основные организационные положения, процедуры и стандарты управления документами;
  • – учебные материалы, необходимые для подготовки или переподготовки персонала для работы в условиях функционирования системы управления документами;
  • – отчеты по технико-экономическим и эксплуатационным характеристиками системы;
  • – отчеты руководству.

Обследование системы после внедрения

Восьмой этап – процесс сбора информации о работе системы управления документами. Проверка системы после внедрения проводится в целях оценки эффективности се функционирования, своевременного устранения выявленных недостатков и установления режима непрерывного отслеживания и регулярной оценки работы системы.

В рамках этого этапа:

  • – выполняется анализ соответствия создаваемых и используемых документов потребностям управленческой деятельности;
  • – проводятся опросы руководства, персонала и других заинтересованных сторон, наблюдение и выборочная проверка проводимых с документами процедур и операций;
  • – осуществляется проверка документации, разработанной в процессе проектирования системы.

В результате организация будет иметь:

  • – методологию объективной оценки системы управления документами;
  • – документально зафиксированные технико-экономические и эксплуатационные характеристики системы управления документами;
  • – представленный руководству отчет с документально зафиксированными результатами и рекомендациями.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >