Организационно-распорядительная документация (ОРД)

Общие правила подготовки нормативных правовых актов определены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации". Нормативно-правовые акты издаются на основе указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ в виде:

  • • постановлений;
  • • приказов;
  • • распоряжений;
  • • решений;
  • • указаний.

Постановление – это правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.

Приказ – это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказы подразделяются на ежегодные, повседневные, чрезвычайные, специальные. Ежегодные приказы служат для общей регламентации работы организации в течение года. Повседневные приказы издаются для регламентации повседневной деятельности организации по наиболее общим вопросам. Чрезвычайные приказы издаются для регламентации деятельности организации в какой-либо чрезвычайный период. Специальные приказы издаются для регламентации деятельности организации по тем или иным направлениям.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления (совета директоров АО, ученого совета и т.п.).

Указание – организационно-правовая форма управленческого решения, которое оформляется в виде распорядительного документа по вопросам методологического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т.п. Право издания указания имеют руководители, действующие на правах единоличия в пределах их компетенции.

Информационно-справочная документация

К информационно-справочным документам относятся: письма, телеграммы, телефонограммы, факсы и другие сообщения. Основные правила подачи текста в таких документах неизменны: напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа; документ не должен содержать ошибок; стиль делового письма должен быть простым и понятным; текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении; для подписи используется ручка синего цвета.

Деловое письмо

Общая структура делового письма должна содержать: заголовок, дату написания, наименование и адрес получателя, вступительное обращение, указание на общее содержание письма, основной текст, заключительную форму вежливости, подпись отправителя, ссылку на приложения, приложения, сведения об исполнителе. Общее содержание делового письма включает вводную часть, в которой определяется проблема, констатирующую часть, в которой детализируется характеристика состояния дел, дается краткая оценка сделанного на текущий момент, заключительную часть, в которой помещаются выводы и предложения по разрешению существующей ситуации. В зависимости от специфики вопроса письма делятся:

  • • на официальные деловые письма – служат для письменного обсуждения достаточно узкого круга служебных вопросов, составляются в официальном тоне;
  • • частные деловые письма – служат для письменного обсуждения широкого круга служебных вопросов;
  • • рекомендательные письма – имеют конкретную цель: отрекомендовать нужным образом того или иного сотрудника руководству организации;
  • • письма-запросы – имеют цель: запросить для организации информацию (документы), которые могут быть предоставлены в ее распоряжение организацией-получателем данного письма;
  • • письма-жалобы – имеют цель: показать выявленные недостатки организации или ее сотрудников;
  • • сопроводительные письма – накапливают в себе сведения о составе приложений, высланных вместе с документом.

Деловое письмо должно занимать не более страницы. При подготовке корреспонденции необходимо придерживаться установившихся речевых оборотов и форм. В содержании делового письма все его смысловые аспекты реализуются в виде устойчивых логических форм. Например, при выражении предупреждения применяют такой набор синтаксических конструкций: "в противном случае дело будет передано в суд", "по истечении дневного срока наше предложение теряет силу" и т.п. При мотивации действий обычно пишут: "в порядке оказания помощи", "в порядке обмена опытом", "в порядке исключения".

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту, имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения. Существует два вида бланков для писем: общий бланк и бланк для писем. Различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит "индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке" и трафаретную часть реквизита "ссылка на индекс и дату входящего документа". На общих бланках вместо этих реквизитов остается свободное место, куда впечатываются реквизиты "наименование вида документа" и "место составления и издания документа".

Обязательными реквизитами официального письма являются: наименование организации, ее почтовый и телеграфный адреса, дата, индекс, заголовок, текст, подпись, отметка об исполнителе. Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Официальное письмо является единственным документом, где не ставится название его вида. Все остальные документы имеют название, например: ПРИКАЗ, АКТ и т.д. Наименование организации адресата документа дается в полном и сокращенном виде. Сокращать название организации, согласно стандарту, можно тремя способами:

  • 1) по первым буквам слов, входящих в наименование, например: министерство иностранных дел – МИД;
  • 2) по начальным слогам слов, входящих в наименование, например: Уральский машиностроительный завод – Уралмаш;
  • 3) смешанный тип сокращений, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв названия, частично из аббревиатуры, например: НИИхиммаш.

Название учреждения сокращается только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе. Почтовый и телеграфный адреса должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи РФ.

Реквизит "дата" проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания, она оформляется цифровым способом, например: 24.12.2012 (после года точка не ставится).

Индекс исходящего документа – номер письма, его условное обозначение состоит из нескольких частей, например: № 52-0702-3798. Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа, например: "на 4520/144 от 17.07.2001".

В наименование и адрес получателя письма (адресат) должны входить: наименование предприятия, его структурной части или ФИО и адрес лица, которому направляется письмо. Данный реквизит проставляется на верхней правой стороне бланка письма. В адресате название организации- получателя пишется в именительном падеже, например: АО "САГАЛ". Согласно ГОСТу, название организации пишется в именительном падеже, а должность и ФИО – в дательном, например: "Научно-производственное объединение “Техника” главному инженеру Иванову И. И.". Знаки препинания во внутреннем адресате отсутствуют.

Первое слово и входящие в название имена собственные пишутся с большой буквы. Указание должности без фамилии лица, его занимающего, возможно лишь в том случае, если эта должность единственная в данной организации, например: директору учреждения. Письмо не должно содержать более четырех адресатов. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом письме проставляется только один адрес.

Заголовок к тексту должен содержать вопрос, "о чем письмо", он должен быть кратким и емким. Заголовок помещается перед текстом письма слева и содержит одну фразу в предложном падеже с предлогом "о" или "об", например: "Об организации выездной торговли".

Текст – основной реквизит письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, или около 17 см.

Отметки о наличии приложений располагаются в левом нижнем углу, к ним прилагаются названия документов с указанием количества экземпляров и листов. Например: "Приложение 1. Копия контракта с фирмой “Келлер” на нем. яз. в 1 экз. на 3 л.".

Подпись помещается слева под текстом письма. В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой, например:

Директор института (подпись)

Гл. бухгалтер (подпись).

Типовые тексты и тексты-трафареты используются при составлении официальных писем с однотипной информацией и дают большую экономию времени, упрощая процесс составления и печатания письма.

Типовой текст – это стереотипный текст, на основе которого может быть построен текст нового письма. Структура фразы в типизированном письме представляет собой устойчивый оборот.

Трафаретизания – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, например – бланки справок, командировочные и т.д.

Все деловые письма подразделяются на констатирующие и предваряющие.

Письма также классифицируются:

  • 1) по функциональному признаку:
    • • письма, требующие письма-ответа: письмо-вопрос, письмо-ответ, письмо-просьба, письмо-предложение,
    • • письма, не требующие письма-ответа: письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение;
  • 2) по признаку специализации:
    • • договорное письмо по тематическому признаку,
    • • деловая корреспонденция,
    • • коммерческая корреспонденция,
  • 3) по структурным признакам:
    • • регламентированные – письмо составляется по определенному образцу,
    • • нерегламентированные.

Модели и варианты синтаксических конструкций. Рассмотрим модели синтаксических конструкций в деловой переписке и варианты их реализации.

Модели выражений, объясняющих мотивы:

  • • в порядке оказания технической помощи;
  • • в связи с тяжелым положением;
  • • в связи с проведением совместных работ;
  • • в соответствии с письмом заказчика;
  • • в соответствии с протоколом;
  • • в целях усиления охраны государственного имущества;
  • • в ответ на вашу просьбу;
  • • в подтверждение нашего телефонного разговора;
  • • в подтверждение нашей договоренности.

Модель синтаксических конструкций "Просьба" предполагает использования стандартного слова "просим" или "прошу". Например: "Прошу Вас проверить ход реализации выполненных работ".

Модель синтаксических конструкций "Подтверждение" предполагает использование стандартного слова "Подтверждаем". Например: "Завод подтверждает условия поставки оборудования".

Модель синтаксических конструкций "Напоминание" предполагает использование слова "Напоминаем". Например: "Напоминаем Вам, что ваша задолженность по оплате составляет 3000 руб.".

Модель синтаксических конструкций "Извещение" предполагает использование слова "Сообщаем". Например: "Сообщаем о задержке груза на станции по причине...".

Модель синтаксических конструкций "Предложение" предполагает использование слов "Мы можем Вам предложить...", "Мы можем Вам рекомендовать...".

Модель синтаксических конструкций "Приглашение" предполагает использование слов "Приглашаем", "Просим принять участие".

Модель синтаксических конструкций "Отказ": "Ваше предложение отклонено но причине...".

Модель синтаксических конструкций "Интерпретация собственной позиции": "Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам".

Модель синтаксических конструкций "Заключительные слова": "Убедительно просим Вас не задерживать ответ".

К основной информационно-аналитической документации относятся также служебные записки. Служебная записка – это самостоятельный документ. Служебные записки делятся:

  • • на докладные;
  • • аналитические;
  • • обзорные;
  • • информационно-статистические;
  • • записки о состоянии дел за период времени.

Типовая служебная записка состоит из заголовка, сведений об адресате, разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения. Заголовок включает в себя название документа с указанием его типа. Название дается заглавными буквами посередине верхней строки листа, ниже логотипа.

Сведения об адресате содержат должность и ФИО адресата. Размещаются эти сведения через интервал ниже названия в левой части листа. Сведения о разработчике записки также содержат его должность, ФИО.

Дата написания указывается ниже сведений о разработчике в левой части листа. Наименование темы указывается ниже даты написания документа в левой части листа.

Текст служебной записки размещается по всей ширине листа через интервал ниже наименования темы. Подпись включает в себя личную подпись (сигнатуру) и расшифровку подписи, которая размещается через интервал ниже основного текста.

Планирующая документация

Основополагающими планирующими документами для организации являются программы и планы. Программы – это документ стратегического планирования, определяющий общий характер развития организации, основные направления ее развития, перечень наименований и сроков выполнения важнейших мероприятий.

Программа развития организации имеет комплексное содержание и рассчитана на срок реализации от одного года. К основным реквизитам программы относятся:

  • • гриф ограничения доступа к документу;
  • • гриф утверждения;
  • • печать;
  • • название вида документа;
  • • заголовок текста;
  • • текст;
  • • дата составления документа;
  • • место составления документа;
  • • отметка о наличии приложений;
  • • подпись.

План – документ среднесрочного и краткосрочного планирования, определяющий полную последовательность выполнения одного из направлений программы в виде развернутого перечня наименований мероприятий и сроков их выполнения.

К числу обязательных реквизитов плана относятся:

  • • гриф ограничения доступа к документу;
  • • гриф утверждения;
  • • название вида документа;
  • • заголовок текста;
  • • текст;
  • • отметка о наличии приложений;
  • • подпись.

Основным содержанием плана (текстом) является перечень наименований мероприятий и сроков их выполнения.

Отчетная документация

К отчетной документации относятся следующие документы:

  • 1) отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности организации за некоторый стандартный период времени и представляемый в организацию административного управления по установленной форме и в предписанные свыше сроки;
  • 2) сводка – документ, отражающий статистические данные о деятельности организации;
  • 3) акт – итоговый документ, предназначенный для подтверждения и придания юридической силы полученным результатам в процессе проверки.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >