Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Этика и эстетика arrow Этика и этикет государственной и муниципальной службы

Официальная деловая встреча

Эффективность официальных деловых встреч во многом обеспечивается строгим следованием установленным для этой ситуации правилам и требованиям этикета и тщательной подготовкой к таким мероприятиям.

Приступая к подготовке предстоящей деловой встречи, ее организаторам необходимо:

  • — определить ее цель;
  • — подготовить перечень вопросов для обсуждения и по возможности разослать его участникам встречи;
  • — подобрать и изучить необходимые по этим вопросам материалы, документы;
  • — ограничить список участников встречи лишь теми людьми, от которых реально зависит успех достижения поставленной цели;
  • — спрогнозировать позиции сторон, возможный ход встречи и ее результаты;
  • — установить четкие временные рамки проведения встречи;
  • — подготовить место ее проведения.

Приглашенным на деловую встречу следует незамедлительно ответить па приглашение или предложить другую кандидатуру для участия в ней, если это представляется более целесообразным.

Этикет официальной деловой встречи представляет собой совокупность правил, регулирующих поведение сторон в процедурах приветствия, представления, обращения, общения, обмена визитными карточками, прощания, выражения благодарности за гостеприимство и успешное проведение встречи.

Хозяин кабинета встречает гостей на полпути к двери. Справа от него может стоять его заместитель, слева — переводчик, если гости — иностранцы. В таком же порядке входят и гости, причем глава группы — на полшага впереди. Переводчик хозяина встречи на языке гостей представляет членов группы гостей, переводчик гостей переводит и представляет хозяев.

После приветствий устроитель встречи приглашает гостей к столу заседаний и предлагает им занять места лицом к окну, к свету. Это считается вежливым. Не следует, однако, усаживать гостей против окон, выходящих на солнечную сторону: это может быть расценено как проявление неуважения.

Руководители сторон встречи, как правило, размещаются друг против друга, справа от каждого их заместители, слева — переводчики. Остальные участники встречи располагаются произвольно.

Разговор на официальной деловой встрече всегда должен начинаться с пяти-шести вопросов общего характера: "Как вы долетели?", "Как разместились в гостинице?", "Как проходит акклиматизация, как вы себя чувствуете?" и др. Никогда не следует сразу говорить о деле.

Представление участников встречи проходит путем обмена визитными карточками. Хозяин встречи достает свою визитную карточку и, чуть приподняв корпус, передаст се руководителю группы гостей. (Следует помнить, что японцам и южнокорейцам визитную карточку всегда вручают двумя руками, как и принимают, и никогда — левой!) Если участников встречи не много, визитными карточками могут обмениваться все присутствующие. Но можно и заранее составить списки с указанием фамилии, имени и отчества каждого из участников встречи, их должности и места работы.

После представления начинается беседа. Ее всегда начинает хозяин принимающей стороны. Деловая встреча не должна продолжаться свыше двух часов. После завершения встречи можно подарить сувениры. Существуют разные точки зрения по поводу того, кто должен делать это первым: хозяева или гости. Важно .тишь, чтобы сувениры строго соответствовали рангу участников встречи. Не рекомендуется дарить всем участникам, руководителю группы и его заместителю одинаковые подарки.

Первым по завершении встречи встает из-за стола хозяин, проходит на то место, где он встречал гостей, и прощается с каждым из них. Выходить из кабинета вместе с гостями не рекомендуется. Гостей провожает лицо, ответственное за встречу.

Правила делового этикета, регулирующие поведение участников официальной деловой встречи, требуют:

  • — прибывать на встречу вовремя;
  • — уважительно относиться к традициям и обычаям, принятым на территории вашего пребывания;
  • — сохранять позитивный настрой;
  • — лаконично, четко и ясно излагать свои мысли, не отклоняться от темы;
  • - пояснять используемые в речи сокращения, аббревиатуры и специальные термины;
  • — внимательно слушать собеседников, следить за реакцией участников встречи на слова выступающих;
  • — помнить, что деловая встреча ведется в режиме диалога, а не монолога одной из сторон;
  • - нс проявлять нетерпимости к точке зрения других участников встречи, даже если она существенно отличается от вашей;
  • - внимательно выслушивать и проявлять готовность обсуждать позиции другой стороны;
  • — не перебивать выступающих;
  • — сохранять спокойствие и вежливость, даже если собеседник проявляет агрессивность, раздражительность или несдержанность.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы