Форматирование таблиц

Вводимая в ячейки информация может быть отображена на экране различными способами. Для изменения формы

отображения и доступа к информации используются средства форматирования и защиты.

Форматирование в Excel включает решение следующих вопросов:

  • • изменение шрифта, размеров, начертания и цвета символов, выравнивание и изменение ориентации текста и чисел в ячейках;
  • • форматирование чисел, дат и времени;
  • • форматирование строк и столбцов;
  • • создание и использование пользовательских форматов;
  • • условное форматирование;
  • • защита ячеек, листов и рабочих книг;
  • • использование стилей при форматировании;
  • • применение автоформатов.

Защита данных в Excel

Excel обеспечивает санкционированный доступ к электронным таблицам, защиту от непреднамеренных искажений значений ячеек, структуры данных листов и рабочих книг. Существуют различные способы защиты информации в Excel.

1 способ. Защита файла рабочей книги от НСД. Пароль имеет длину до 15 символов, причем строчные и прописные буквы различаются. Команда Сохранить как кнопка Сервис и пункт Общие параметры выводит диалоговое окно Параметры сохранения для задания паролей: для открытия файла – запрет на открытие книги без пароля; разрешения записи – запрет па открытие, изменение и сохранение книги без пароля (рис. 10.16).

Защита файла рабочей книги от несанкционированного доступа

Рис. 10.16. Защита файла рабочей книги от несанкционированного доступа

Можно указать режим только для чтения. В этом случае модификации исходной рабочей книги сохраняются как файл с новым именем.

  • 2 способ. Защита от структурных изменений рабочей книги. Команда панели Рецензирование выводит окно для выбора параметров защиты рабочей книги и ввода пароля. При помощи нее обеспечивается защита рабочей книги от удаления, переноса, скрытия, открытия, переименования и вставки новых листов, перемещения, изменения размеров, скрытия, показа и закрытия окон. Пароль может содержать до 255 символов, при этом различаются строчные и прописные буквы. При вводе пароля в его диалоговом окне вы – водится символ * (звездочка) в количестве, равном числу введенных символов пароля.
  • 3 способ. Защита от структурных изменений листов рабочей книги. При помощи нее обеспечивается защита листа рабочей книги от изменения содержимого ячеек и элементов диаграмм, удаления, переноса, изменения значений или размеров графических объектов, изменения сценариев листа. Пароль может содержать до 255 символов, причем строчные и прописные буквы различаются.
  • 4 способ. Защита содержимого ячеек, скрытие формул. Для выделенного блока ячеек устанавливается или снимается защита от изменения содержимого ячеек, имеется возможность скрыть или показывать формулы в ячейках. Защита ячеек устанавливается только после защиты листа или рабочей книги.

Работа с таблицей как с базой данных

Электронные таблицы Excel часто используют для ведения простейших баз данных. Таблица, используемая в качестве базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись. Основная работа с базой данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записей поиск информации затрудняется.

Существуют ограничения, предъявляемые к структуре базы данных:

  • • первая строка базы данных должна содержать неповторяющиеся имена полей (заголовки столбцов);
  • • остальные строки базы данных должны включать записи, которые не являются пустыми (строки таблицы);
  • • информация в полях (столбцах) должна быть однородной, т.е. быть одного типа.

Если данные представлены в таком виде, программа Excel позволяет упростить этот процесс путем сортировки и фильтрации данных.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >