Управленческая информация: ее виды и свойства

В процессе управления организацией постоянно происходит обмен информацией. Руководитель сообщает своим подчиненным информацию, необходимую для выполнения их

Информационный и личностный аспекты коммуникации

Рис. 1.1. Информационный и личностный аспекты коммуникации

работы, подчиненные представляют руководителю отчеты о выполненной работе. Разные подразделения организации и отдельные работники передают друг другу разнообразную информацию, без которой организация не может существовать и функционировать. С одной стороны, информация – это предмет труда управленческих работников, т.е. это то, на что направлены их трудовые усилия. При этом они могут собирать информацию, обобщать ее, производить различного рода расчеты, осуществлять анализ собранных данных и т.п. С другой стороны, результат труда работников управления также представлен в виде информации. Так, в основе приказов, инструкций, распоряжений, служебных записок лежит информация, которую требуется довести до тех или иных сотрудников организации.

Процесс обмена информацией настолько важен для жизни организации, что с позиции теории информации все управление организацией как раз и является непрерывным процессом ее сбора, обработки, хранения и распределения.

В самом общем виде можно дать следующее определение информации.

Информация – это сведения и факты об окружающем мире, отраженные в сознании человека, зафиксированные каким-либо способом и поэтому обладающие свойством воспроизводимости.

В науке и практике современности нет другого понятия, по поводу которого ведется столько споров, дискуссий, имеется столько различных точек зрения как по поводу понятия "информация".

Можно выделить три наиболее распространенные концепции информации, каждая из которых по-своему объясняет ее сущность.

Первая концепцияколичественно-информационный подход (концепция К. Шеннона) отражает и определяет информацию как меру неопределенности (энтропию) события. Согласно этой концепции количество информации в том или ином случае зависит от вероятности его получения: чем более вероятным является сообщение, тем меньше информации содержится в нем. Этот подход, хоть и не учитывает смысловую сторону информации, является полезным для решения технических вопросов, в частности, в технике связи и вычислительной технике. Он послужил основой для измерения информации и оптимального кодирования сообщений.

Вторая концепция рассматривает информацию как свойство (атрибут) материи. Ее появление связано с развитием кибернетики и основано па утверждении, что информацию содержат любые сообщения, воспринимаемые человеком и приборами. Иными словами, информация как свойство материи создает представление о ее природе и структуре, упорядоченности, разнообразии и т.д. Она не может существовать вне материи, а значит, она существовала и будет существовать вечно. Ее можно накапливать, хранить, перерабатывать.

Третья концепциялогико-семантичекий подход (семантика – изучение текста с точки зрения смысла). В рамках этой концепции информация трактуется как знание, причем не любое знание, а та его часть, которая используется для ориентирования в ситуации, для активных действий. В этом смысле информация – это действующая, полезная, работающая часть знаний[1].

Таким образом, существуют разные концепции в понимании информации, но для управленческой деятельности человека наиболее приемлем логико-семантический подход. То есть для управления организациями информацией является "действующая", "полезная", "работающая" часть знаний.

Управленческая информация – это набор фактов, которые могут быть полезны при разработке и реализации управленческих решений.

Управленческая информация может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).

По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери[2], информацию по типу производимых ею изменений можно разделить на сообщения:

  • информирующего характера;
  • инструктирующего характера;
  • мотивирующего характера.

В то же время следует иметь в виду, что множество сообщений содержат в себе признаки каждого из этих трех типов.

Рассмотрим характеристики управленческой информации (рис. 1.2).

Характеристики управленческой информации

Рис. 1.2. Характеристики управленческой информации

1. Объем. Среди качественных характеристик объема информации выделяют ее избыточность, недостаточность и достаточность.

Информационная избыточность об объекте управления в некоторых случаях может повысить качество решения, однако увеличивает время па его принятие и повышает стоимость информации. Если из "сырой" информации не выделять значимую и нужную, она может нанести вред, поскольку организации поглощают и распределяют все больше информации, однако качество ее снижается[3]. Тем не менее для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т.е. создание информационной избыточности.

Напротив, недостаток информации затрудняет выработку правильного решения и увеличивает степень риска.

Недостаток информации часто создается искусственно из-за монополизации различных сведений, которая проявляется в двух направлениях.

  • • обоснованное или необоснованное засекречивание части необходимых сведений;
  • • стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса.

Решение проблемы недостатка информации может состоять в демократизации информационных процессов, т.е. в широком доступе всех заинтересованных лиц к интересующей их информации через различные каналы.

Достаточный уровень информации – это минимальный для конкретного человека объем информации, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Современные руководители постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует предоставлять ее тому или иному работнику.

  • 2. Достоверность. В некоторых случаях достоверность зависит от порядка документооборота. Обычно, чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Следует также учитывать, что об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. В то же время достоверность зависит от времени прохождения информации. Например, даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к получателю слишком поздно, может стать ложной из-за произошедшего изменения ситуации.
  • 3. Стоимость информации. Характеризуется уровнем затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Она квалифицирует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.
  • 4. Насыщенность информации. Это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (деловой) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Она может включать шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как "сухая" и плохо воспринимается.
  • 5. Открытость информации. Это возможность ее предоставления различным категориям работников. Существует три уровня открытости информации:
    • секретная (государственная тайна) – отражает глобальные потребности государства и имеет ограничения на использование;
    • конфиденциальная (для служебного пользования) – выражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной информации относятся сведения о потенциале коммерческой организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);
    • публичная (открытая) – отображает потребности и интересы общества. Не имеет ограничений на использование.
  • 6. Соответствие информации ценностным ориентирам деятельности человека ши организации.

Важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные регистрируются на множестве носителей. Записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Однако только тогда, когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, создается управленческая информация.

Таким образом, управленческая информация должна отвечать определенным характеристикам с точки зрения ее объема, достоверности, стоимости, насыщенности, открытости, соответствия ценностным ориентирам организации. Именно от этих характеристик зависит качество принимаемых руководителями управленческих решений, направленность и точность их управленческих воздействий.

Качество подготовки информации для практического использования определяется целым рядом факторов:

  • – кто готовит информацию;
  • – какое количество времени имеется для ее обработки;
  • – какова степень ее полноты;
  • – по каким критериям она оценивается;
  • – как и кем используется;
  • – какими техническими средствами передается и перерабатывается;
  • – насколько подготовлено высшее руководство к восприятию, адекватной оценке и умелому использованию[4].

Весь имеющийся в организации объем информации определяет ее информационные ресурсы.

  • [1] См.: Основы менеджмента: компьютеризированный учебник / под ред. Э. М. Короткова. С. 31.
  • [2] См.: Акофф Р., Эмери Ф. О целеустремленных системах.
  • [3] См.: Кверк Б. Создавая связи. Внутрикорпоративные коммуникации в бизнес-стратегии. С. 42.
  • [4] Медведев В. П. Основы менеджмента. М., 2002. С. 184.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >