Методы обследования системы управления и приемы анализа результатов

В процессе обследования систем управления применяют методы наблюдения, фотографии и самофотографии рабочего дня руководителей, специалистов и технических исполнителей, киносъемку, методы моментных наблюдений, опросы исполнителей, интервью, беседы, метод анкетирования, графические способы изображения структуры и процессов управления, хронометраж, изучение документов и др. Материалы обследования оформляют в виде сводных таблиц, графиков, статистических подборок, записок и других обобщающих документов.

К числу способов сбора информации о состоянии управляющей системы, особенно при сравнительном межзаводском исследовании, относятся также изучение писем, жалоб, предложений, направленных в дирекцию или вышестоящие органы управления; отзывы вышестоящих руководителей министерства и специалистов главных управлений об отдельных сторонах деятельности обследуемого предприятия. Для получения наиболее объективных данных рекомендуется для изучения одного и того же вопроса применять в целях контроля и сопоставления различные методы обследования.

Например, для изучения структуры затрат рабочего времени в управленческом аппарате широко применяется метод самофотографии. Однако он зачастую страдает субъективизмом. Поэтому указанный метод рекомендуется дополнять выборочным (контрольным) фотографированием рабочего времени в течение определенного периода. Результаты фотографий и самофотографий рабочего времени целесообразно дополнять анкетными и устными опросами.

Изучение системы управления может осуществляться методами параллельного или последовательного обследования. Оба эти метода могут также сочетаться. Параллельный метод возможен при наличии достаточного числа работников в службе анализа. Для расширения фронта обследования целесообразно временно привлекать работников из других подразделений, предварительно проинструктировав их по вопросам методики обследования, а также активистов творческих бригад, комиссий и комитетов.

Обследование конкретного подразделения рекомендуется начинать беседой с его руководителями. Другой путь может привести к трениям, так как будет истолкован как ревизия, стремление выявить дефекты организации в целях критики и снизит в конечном счете эффект обследования.

В процессе беседы следует выяснить такие вопросы: давно ли существует данное подразделение; его место в системе управления, подчиненность, структуру; проводилась ли ранее реорганизация; состав персонала, его стабильность, структуру персонала; сменяемость руководства подразделения; взаимосвязи подразделения с руководством предприятия, другими службами; систему оплаты труда и премирования; состояние трудовой дисциплины; уровень квалификации работников; распределение обязанностей; тип руководства подразделением (централизация всех функций управления отделом в руках руководителя; децентрализация функций между руководителем, его заместителем, ответственными исполнителями); характер выдвижения на вакантные должности в отделе.

Ряд вопросов должен затрагивать организацию личной работы руководителя подразделения; загрузка в течение рабочего дня; какие вопросы имеют наибольший удельный вес; равномерность загрузки но периодам; кто замещает его во время отсутствия; пределы доверия и полномочий к заместителю; распорядок рабочего дня; знакомство с новинками специальной литературы; совещания; характер координации и согласований с другими службами, руководством предприятия (в частности, следует установить характер претензий к другим подразделениям); отношение к рационализации управления, НОТ.

Перечень вопросов должен быть составлен до беседы; она не должна проходить беспорядочно. Можно совместить для удобства последующего анализа вопросы и ответы.

После беседы исследователи получают общее представление об организации работы подразделения и, в частности, о взглядах руководителя данной службы на проблему совершенствования системы управления. Не исключено, что во время беседы будут высказаны интересные предложения, которые могут быть учтены на дальнейших этапах исследования и проектирования системы управления. После беседы можно приступить к выполнению намеченного плана обследования, предварительно ознакомив с ним руководителя подразделения и проинструктировав, если это необходимо, весь персонал подразделения.

Для обследования системы управления, кроме рабочей программы, общего плана обследования, владения методами изучения конкретной проблемы, необходимо иметь по крайней мере еще два документа: рабочую план-карту с собственными пометками и примечаниями и рабочие блокноты для записей.

Пример оформления план-карты приведен в форме 3.1. Такая план-карта необходима для планирования и учета своей работы, записей и т.п.

Рабочие блокноты для записей должны быть небольшие но формату, чтобы можно было положить в карман, в жесткой обложке с приспособлением для вкладывания авторучки, карандаша. В блокнот вносятся результаты наблюдений в процессе обследования, мысли рационализатора о возможных путях совершенствования данной процедуры, возможный диагноз. В форме 3.2 приведен образец записей в рабочем блокноте.

Пример оформления план-карты

Форма 3.1. Пример оформления план-карты

Разберем специфику отдельных методов обследования системы управления производством.

Изучение затрат рабочего времени. Общие методические вопросы изучения затрат рабочего времени сравнительно широко отражены в литературе по организации, нормированию труда в промышленности.

Изучение затрат рабочего времени осуществляется методом непосредственных замеров времени, а также методом моментных наблюдений.

Непосредственные замеры времени производятся путем индивидуального и группового хронометража, осуществляемого непрерывно, выборочно или по циклам управления; фотохронометража; фотографирования использования рабочего времени как со стороны, так и методом самофотографии.

Образец записей в рабочем блокноте

Форма 3.2. Образец записей в рабочем блокноте

Хронометраж и фотографии рабочего дня применяются для изучения содержания труда руководителей, специалистов и технических исполнителей, выполняющих различные операции в процессе управления производством, и структуры затрат их рабочего времени.

Фотография рабочего времени может быть сплошной и выборочной. Сплошная фотография – это фиксация затрат рабочего времени в течение всего рабочего дня. Выборочным фотографированием (целевым) можно изучать затраты рабочего времени по отдельным функциям (видам работ), в том числе периодически повторяющимся, а также по отдельным периодам (циклам) работ. Метод фотографии требует определенных навыков у лица, производящего обследования, так как его применение связано со значительными затратами времени и оказывает неблагоприятное психологическое воздействие на обследуемого работника. Рекомендуется применять этот метод при условии предварительного изучения содержания обследуемого вида труда при небольших масштабах обследования. Метод фотографии дает более точные данные, чем, например, самофотография, поэтому его целесообразно также использовать в качестве контроля данных, полученных другими методами. На основе карт фотографий рабочего дня можно составить структуру затрат рабочего времени.

При проведении хронометража изучаются циклически повторяющиеся элементы работы. Результаты хронометража используются для нормирования труда ИТР и служащих.

Моментные наблюдения отличаются высокой точностью получаемых результатов и относительно небольшими затратами времени и средств на проведение обследования. Метод моментных наблюдений предполагает сравнительно высокую квалификацию лица, производящего обследование. Данный метод целесообразно применять выборочно при массовых исследованиях с целью получения контрольных данных при сочетании с другими методами (фотография, самофотография, хронометраж). Метод моментных наблюдений представляет собой способ сбора фактических данных в случайные моменты времени. Точность результатов наблюдения или степень приближения их к фактическому положению определяются количеством наблюдений.

Самофотография рабочего времени является одним из самых распространенных методов изучения труда сотрудников. Метод самофотографии широко применяется при массовых обследованиях. Он страдает, однако, рядом недостатков:

  • • сомнительность точности измерений;
  • • субъективность оценок;
  • • недостаточное выявление потери рабочего времени по вине самого работника.

В связи с этим рекомендуется дополнять этот метод контрольными фотографиями рабочего дня, методами хронометража и моментных наблюдений.

Метод самофотографии особенно полезен на начальных стадиях обследования управленческого аппарата при одновременном изучении содержания труда и структуры затрат рабочего времени.

В процессе подготовки к проведению массовых самофотографий рекомендуется изучить содержание труда и методы работы отдельных участков, служб, работников. Оно осуществляется на основе имеющихся должностных инструкций, анкетного опроса должностных лиц о круге их обязанностей, наблюдения за работой сотрудников, бесед и советов с наиболее квалифицированными работниками, планов работы отдела, существующих норм и нормативов и других данных, которые могут дать представление о содержании труда работников.

Для проведения самофотографий рабочего времени необходимо определить объекты изучения (отделы, цехи, категории работников); продолжительность изучения (непрерывно – в течение рабочего дня, недели; прерывно – в определенные часы, дни, недели, месяцы); сроки проведения (месяц, день, часы); круг лиц, ответственных за проведение самофотографий; возможность механизированного подсчета данных, особенно при массовых исследованиях.

Самофотографию рабочего времени целесообразно проводить в периоды, наиболее характерные для выявления всех видов (элементов) работ. Если стоит задача изучить какой-либо вид (элемент) работы, например оформление нарядов, составление плана отчета, участие в совещаниях, то период наблюдения приурочивается к соответствующим срокам выполнения этой работы.

По результатам изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени разрабатывается план мероприятий, обеспечивающий совершенствование организации и повышение эффективности труда работников управленческого аппарата.

Изучение эффективности труда в аппарате управления. В целях привлечения работников аппарата управления к творческому анализу содержания своего труда и выработки конкретных предложений по совершенствованию системы управления рекомендуется организовать наряду с обследованием аппарата силами специальных сотрудников анкетный и устный опрос, а также самофотографию рабочего дня в течение определенного периода.

Анкетный и устный опрос проводятся в целях изучения существующего состояния организации труда и использования рабочего времени; выявления и обобщения мнений и предложений работников о возможных мероприятиях, способствующих повышению эффективности и улучшению условий труда. Анкетный и устный опросы могут выполняться как в период подготовки к исследованию содержания труда и структуры затрат рабочего времени методами самофогографии, фотографии рабочего дня и моментных наблюдений, так и после проведения соответствующего исследования для уточнения и контроля полученных данных.

Для проведения анкетного опроса руководителя, исходя из задач и рабочей программы исследования, разрабатывается анкета со следующими вопросами.

  • 1. Имеете ли вы постоянный распорядок дня, соблюдается ли он? Планируете ли вы свою работу на каждый рабочий день?
  • 2. С какими работниками встречались, говорили по телефону, вызывали к себе в течение рабочего дня? Какие вопросы с ними решали или обсуждали, какие давали задания или распоряжения? Сколько на это затрачено времени? Рационально ли оно затрачено?
  • 3. Какие вопросы и как их решали в цехах, отделах заводоуправления и других подразделениях завода?
  • 4. С какой повесткой дня проводились совещания? Кто на них присутствовал? Какие вопросы обсуждались? Как было подготовлено совещание? Сколько затрачено времени па подготовку проведения совещания? Какова отдача совещания?
  • 5. Кто и куда вас вызывал? В каких совещаниях и заседаниях принимали участие вне предприятия, в чем выражалось ваше участие в них? Сколько затрачено времени? Нужны ли эти совещания?
  • 6. Какую устную информацию получали и использовали? С какой документацией работали? Нужна ли она? Сколько затратили времени на эту работу?
  • 7. Какими средствами оргтехники пользуетесь в работе (персональными компьютерами, диктофонами, электронными или специальными блокнотами, перекидными календарями, счетными приборами, средствами связи, звукозаписи и т.д.)? Какими средствами хотели бы располагать?
  • 8. Какие обязанности выполняет ваш секретарь? Хорошо ли организован его труд?
  • 9. Какую литературу, газеты и журналы (технические, экономические, художественные) читали в служебное и неслужебное время? Сколько времени затратили?
  • 10. Как повышали свою квалификацию в течение минувшего года? Каких знаний вам не хватает для более эффективного руководства и что мешает их получению?
  • 11. Как вы предполагаете улучшить организацию управленческого труда на предприятии?

В отдельных случаях целесообразно также проводить устные опросы работников управленческого аппарата. Для этого нужно определить вопросы и круг лиц, с которыми необходимо встретиться.

Работник, проводящий устный опрос, должен быть компетентен в задаваемых вопросах, уметь расположить отвечающего, не навязывать своего мнения. Регистрация ответов опрашиваемых может производиться в форме записи но памяти после беседы, записи путем стенографирования или записи на магнитную ленту.

На практике часто применяется предварительная раздача и сбор заполненных опросных листов (форма 3.3).

Пример оформления опросного листа

Форма 3.3. Пример оформления опросного листа

Большое значение для определения уровня эффективности труда работников управленческого аппарата имеет тщательное изучение выполняемых ими функций. Здесь прежде всего следует выяснить перечень фактически выполняемых работником функциональных операций, их периодичность, время, затрачиваемое на их выполнение, дать характеристику целесообразности выполнения тех или иных функций и предложений по их перераспределению. Для этой цели рекомендуется применять специальную аналитическую карту (форма 3.4). Карта заполняется в обследуемом подразделении либо самим работником, либо лицом, проводящим обследование путем беседы, опроса, наблюдения. Если имеется несколько человек в данной должностной категории, может быть записано их общее мнение.

Для функционального анализа распределения операций по исполнителям, изучения их нагрузки в процессе обследования составляются специальные таблицы (форма 3.5).

В левой части формы 3.5 перечисляются все операции, выполняемые служащими, специалистами, руководителями. В верхней правой части указываются должностные лица отдела. На поле таблицы, на пересечении строк и столбцов показываются с помощью условных знаков различные действия работников аппарата (сбор информации, подготовка документов, визирование, принятие решения, консультации, исполнение, контроль, инструктаж, выдача исходных данных). Такие таблицы, составляемые при обследовании управляющей системы, называются исполнительными. Они отражают фактическое распределение операций в рамках конкретных функций управления на предприятии или в отделе. Проектными функциональными таблицами называются документы, отражающие предлагаемый порядок выполнения операций.

Анализ функциональных таблиц по горизонтали позволяет проследить включение тех или иных исполнителей в процессе управления, по вертикали – загруженность исполнителей, масштабы и характер их работы. Для обозначения характера выполнения тех или иных операций рекомендуется применять условные обозначения (например, "Д" – подготовка документов; "+" – вычислительные и расчетные операции; "Р" – принятие решения; "К" – контроль исполнения).

Для изучения распределения полномочий принимать решения между руководителями разных уровней и последующей разработки предложений по перераспределению этих полномочий применяются таблицы решений. Так же как и функциональные таблицы, они могут быть исполнительными, т.е. отражать фактическое положение, и проектными, содержащими предложения по рационализации процессов выработки и принятия управленческих решений.

В левой части такой таблицы перечисляются все решения, принимаемые руководителями предприятия но различным

Аналитическая карта функций технических работников и служащих

Форма 3.4. Аналитическая карта функций технических работников и служащих

Функциональные операции управления

Форма 3.5. Функциональные операции управления

вопросам. В правой части таблицы указывается конкретное должностное лицо, которое имеет право и обязано принять решение по данному вопросу.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >