Организационное проектирование Разработка и структура организационного проекта

Рационализация системы управления производством является комплексным процессом. Во всех случаях проект должен отражать три крупных элемента системы управления производством: организацию (структуру и процесс управления), методы работы и технику управления.

При подготовке оргпроектной документации рекомендуется по возможности сделать несколько вариантов, например три варианта организации работы копировально-множительного бюро по трем организационно-технологическим схемам. Это позволит при внедрении проектов учесть местные особенности, встретившиеся трудности.

Комплексный подход обеспечивает всестороннее исследование и проектирование системы управления с учетом разнообразных факторов, влияющих на эффективность работы аппарата управления.

Оргпроекты могут выполняться для действующих и проектируемых систем управления. Наиболее эффективно предварительное проектирование систем управления для новых предприятий; в этом случае имеется возможность не предвзято и оптимально запроектировать организацию и технику управленческой работы. При составлении технической документации на новые промышленные объекты специальный раздел проектной документации должен содержать не только организационные чертежи (структурные схемы, проект системы управления), но и подробные рекомендации или даже конкретные разработки методов, техники управления на данном предприятии с приложением функциональных таблиц, схем размещения управленческого аппарата, схем документооборота, карт информационных потоков, разработанных с учетом новейшей зарубежной и российской управленческой практики.

Не меньшее значение имеет создание оргпроектов для реорганизации на научной основе систем управления существующими предприятиями. После детального организационного обследования "больных" участков либо целых предприятий разрабатывают проект "реконструкции" системы управления предприятием, включая его организационные, методические и технические стороны. Проект такой реконструкции, составленный специалистами с привлечением общественных организаций и администрации и обсужденный в коллективе, должен стать законом, таким же обязательным, как и требования к технологии, качеству, стандартам и т.п.

Утверждение оргпроектов

Следующим этапом разработки оргпроектной документации является несколько необходимых процедур, связанных с ее утверждением.

Прежде всего никто не застрахован от ошибок и неудач, в том числе и работники управления, тем более начинающие. Комплект оргпроектной документации следует отрецензировать и обсудить. Рецензентами по проекту в целом могут выступать научно-исследовательские и проектные институты и лаборатории, отраслевые центры управления проектами, кафедры учебных заведений, отделы и лаборатории управления проектами родственных предприятий, специалисты.

Если проектную документацию разрабатывают по частям, последовательно, то можно в порядке исключения рецензировать и отдельные разделы проекта, привлекая, например, руководителей служб и отделов своего предприятия. Однако рассмотрение проекта по частям не дает целостного впечатления. Система управления – это совокупность взаимодействующих между собой элементов, поэтому рассматривать их отдельно, вне всей системы, нельзя.

Целесообразно также проанализировать отдельные разделы проекта в службах предприятия, провести производственные совещания с обсуждением материалов. Чем больше работников будет привлечено к рассмотрению проекта, тем меньше риска ошибиться, тем более что оргпроектная документация всегда затрагивает интересы людей (передвижка персонала, изменение штатов, изменение процедур, введение норм выработки и т.п.). Большую роль при обсуждении проектов должны играть общественные органы (советы, комитеты, комиссии, штабы), которые призваны создать вокруг предстоящих изменений в структуре, технологии управления правильное общественное мнение.

Вся эта подготовительная работа заканчивается созывом расширенного заседания дирекции, куда рекомендуется пригласить кроме представителей всех общественных организаций начальников цехов и отделов. Желательно заранее размножить и разослать участникам совещания основные положения проекта, пояснительную записку и некоторые чертежи.

Совещание рекомендуется начать кратким вступительным словом руководителя и затем поставить доклад начальника управления проектами с изложением основных разделов проекта. Доклад иллюстрируют схемами, графиками. На совещании основные разделы проектной документации подвергаются деловому обсуждению. При доработке проекта замечания рецензентов и участников совещания должны быть тщательно проанализированы и по возможности учтены.

Далее следует процедура утверждения проектной документации. Обычно оргпроекты утверждаются после внесения дополнений и уточнений руководителем предприятия, учреждения. Может быть два варианта: утверждают в целом проектную документацию, поставив гриф "Утверждаю" на титульном листе общей части (или I тома); на последующих томах (частях) делают надпись о том, кто и когда утвердил проект; утверждают каждый раздел проекта в отдельности в случае небольшого объема оргпроектирования.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >