Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Деловые коммуникации

Деловые коммуникации посредством письменных документов

[1]

Изучив материал главы, студент должен:

знать

  • • о типах управленческих деловых документов, их легитимности, юридической силе;
  • • основные правила деловых коммуникаций посредством письменных документов, принятые в нашей стране;
  • • этические нормы общения посредством деловой документации;
  • • существенную роль деловой документации в создании позитивного имиджа организации;
  • • возможности такого сообщения плохих новостей, которое позволяет минимизировать негативную реакцию на него;
  • • нормативный состав коммерческого договора и особенности исполнения его отдельных разделов;

уметь

  • • составлять деловые письма и коммерческие соглашения, приказы, служебные записки, протоколы, акты, справки, другие организационно-распорядительные документы и документы по личному составу;
  • • вести делопроизводство;

владеть

  • • навыками составления, учета, хранения, защиты, передачи служебной документации в соответствии с требованиями документооборота;
  • • умением логически верно, аргументированно и ясно строить письменную речь;
  • • способностью к ведению деловой переписки, в том числе с помощью современных технических средств и информационных технологий;
  • • навыками бережного отношения к деловым документам как к ценности, методами их создания, перемещения и хранения;
  • • навыками компетентного использования визитной карточки;
  • • навыками поиска, сбора, систематизации и использования письменной информации;
  • • навыками практического использования средств организационной и вычислительной техники в процессе документирования управленческой деятельности.

Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов.

Документы – одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Деловое письмо – это еще и заочное самопредставление, элемент и показатель имиджа организации, оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содержание и оформление делового письма может дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять "правильное" делопроизводство – один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

По определению, делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами[2].

Менеджер и любой служащий организации должны владеть навыками поиска, сбора, систематизации и использования информации, уметь практически использовать средства организационной и вычислительной техники.

Значение документационного обеспечения управления

Отечественное законодательство, в частности, Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 11.02.2013), ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", Федеральный закон от 27.06.2006 № 152-ФЗ (ред. от 23.07.2013) "О персональных данных" и другие, регламентируют процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования, отношения, возникающие в процессе поиска, получения, передачи, производства и распространения информации, применения информационных технологий и обеспечения защиты информации, а также организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности и, кроме того, отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления требует внимания руководителя (менеджера) и понимания им важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, организатором производства и управления, и в этом смысле обязан уделять внимание документационному обеспечению управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством, а с другой стороны, руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому ему необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.

В силу несовершенства человеческой нравственности, преобладания у человека тяги к обеспечению в первую очередь своих интересов остается необходимость закреплять принимаемые решения в документах, имеющих юридическую силу и позволяющих обеспечить защиту, гарантию соблюдения интересов взаимодействующих сторон. Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Рассказы об устных сделках, совершавшихся русскими купцами в прошлые века, не включают обычно упоминание о наличии купеческих гильдий, вступление в которые было сопряжено с проверкой на честность и поручительством других членов гильдии. Исключение из гильдии за нарушение данного слова вело к потере клиентуры и разорению "разгильдяя". Устные же договоренности современных зарубежных бизнесменов подкрепляются, как правило, составлением юристами и экономистами фирм – участников сделки полноценного коммерческого соглашения.

  • [1] Данная глава, в которой рассмотрены особенности общения посредством деловых документов и составления договора купли-продажи, разработаны на основе: Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство): Краткий курс. СПб.: Питер, 2010.
  • [2] См.: Чуковенков А. 10., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. М.: Велби, 2004. С. 187.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы