Этические аспекты письменных коммуникаций

Этика делового общения посредством письменной речи, т.е. посредством документов, заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:

• • знать, уметь, применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Чтобы быть правильно понятым, вы должны изъясняться па языке партнера по общению;
• • стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему, а для этого опять-таки необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства;
• • проявлять скромность в общении, не теряя достоинства, помнить, что направленный вами адресату документ – это ваше заочное представление потенциальному деловому партнеру, и от впечатления, которое производит ваш документ (грамотный – неграмотный, умный – неумный, правильный – неправильный, на понятном деловом языке – составленный по непонятным правилам, скромный – амбициозный и т.д.), зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго.

Помните, что в серьезном бизнесе самое ценное – клиент, а из клиентов самый ценный – постоянный клиент, партнер. Ваш документ – элемент вашего имиджа. Самое ценное в имидже – репутация честного, надежного делового партнера.

Классификация документов

Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям:

• • по способу фиксации информации (письменные, графические, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, документы па разнообразных машинных носителях);
• • по содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т.п.);
• • по назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления и т.п.);
• • по видам (типовые, т.е. обязательные к применению в определенной области, примерные, трафаретные, индивидуальные);
• • по степени сложности (простые, т.е. посвященные одному вопросу, решаемому, как правило, в одном подразделении, и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов. Документооборот по простым документам минимален по времени и трудозатратам, а по сложным документам – обычно велик и требует больших материальных, временных и трудовых затрат, связанных с его осуществлением и проведением контроля исполнения. С точки зрения адресата, быстрее и эффективнее решаются вопросы, поставленные в простом документе);
• • по месту составления (внешние по отношению к организации – входящие и исходящие, т.е. или направляемые за пределы организации, или поступающие извне организации, и внутренние);
• • по срокам исполнения (срочные и несрочные);
• • по сфере действия (служебные, или деловые, и официально-личные, т.е. именные, поступающие с указанием конкретного лица);
• • по степени гласности (обычные, или без ограничения доступа, и с ограничением доступа разного уровня – секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные);
• • по юридической силе (подлинники, т.е. оригиналы, копии, отпуски, дубликаты, подложные).

Оригинал обладает полной легитимностью, если подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. В настоящее время, после принятия Федерального закона от 06.04.2013 № 63-Φ3 (ред. от 02.07.2013) "Об электронной цифровой подписи", активно решаются юридические и технические проблемы так называемых удостоверяющих центров.

Отпуск в данном случае – это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати. По существу, отпуск – это второй экземпляр оригинала, подписанный собственноручно руководителем и заверенный, если нужно, печатью. Наличие в организации не копии отправленного документа, а отпуска очень важно, например при заключении торговой сделки, оформляемой с помощью таких документов, как оферта и акцепт. Согласно Гражданскому кодексу, наличие этих документов полностью обеспечивает юридическую силу сделки. Однако у каждой стороны должна быть юридически полноценная пара документов (т.е. оригиналы): оферта и акцепт. Поскольку оригинал вы направляете деловому партнеру, а себе оставляете обычно копию, ваша пара документов не имеет полной юридической силы (копия – всего лишь информационный, а не юридический документ). Поэтому целесообразно составлять оригинал и отпуск – оригинальная подпись руководителя и оттиск печати придадут отпуску силу оригинала.

Дубликат – это полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника.

Копия – точный список, точное воспроизведение, повторение документа, изготавливаемое как вручную, так и с помощью технических средств. В современном управлении копия может исполнять роль подлинника, т.е. использоваться как правовой документ, в случае ее заверения нотариусом, однако некоторые организации не испытывают доверия даже к нотариально заверенным копиям и требуют предъявления оригинала документа. Ксерокопия и факсимильная копия зачастую не рассматриваются в качестве равносильного оригиналу документа, если это не определено законами страны или договоренностью сторон;

• • по степени полноты представленной информации (полные и выписки, т.е. копии части документа);
• • по срокам хранения. В одну папку (дело), как правило, должны направляться документы, имеющие одинаковый срок хранения.

Могут быть приняты и другие основания для классификации документов. Конкретный документ, как правило, подпадает под несколько оснований для классификации, например трафаретная выписка из протокола собрания.

В РФ действует "Общероссийский классификатор управленческой документации" ОК 011-93 (утв. постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (последняя его редакция от 15.04.2013).

"Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

• – регистрация форм документов;
• – упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;
• – сокращение количества применяемых форм;
• – исключение из обращения неунифицированных форм документов;
• – обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
• – контроль за составом форм документов и исключение дублирования информации, применяемой в сфере управления;
• – рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

• – блока идентификации;
• – блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится

через классификацию.

Каждая форма унифицированной документации получила семиразрядный код: первые два разряда – код унифицированной системы документов, класса форм (например, 02 – унифицированная система организационно-распорядительной документации); следующие два разряда – подкласс форм унифицированных документов (например, 52 – документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия); следующие три цифры – регистрационный номер формы внутри подкласса (например, 051 – должностная инструкция). Восьмой разряд занимает так называемое контрольное число, обеспечивающее контроль правильности ввода кода по ОКУД в компьютер. Таким образом, полный код должностной инструкции по ОКУД – 02520519.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Сейчас на практике па ряде организационно-распорядительных документов зачастую не проставляют кодов по ОКУД, хотя такой код может использоваться как идентификационный код документа при его вводе в компьютер и выборе программы обработки информации.