Требования к оформлению организационно-распорядительных документов в России: ГОСТ Р 6.30-2003

С 1 июля 2003 г. введен в действие новый стандарт ГОСТ Р 6.30–2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011–93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их полное и даже частичное игнорирование способно привести к непониманию партнерами друг друга и подрыву деловой репутации примерно так же, как отступление от правил используемого языка общения. Обратим внимание на некоторые требования этого стандарта и других нормативных документов, связанными с осуществлением коммуникаций посредством деловых документов.

Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221, реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:

  • а) для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;
  • б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
  • в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  • д) название района;
  • е) название республики, края, области, автономного округа (области);
  • ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
  • з) почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя.

Обратите внимание на то, что полное написание имени и отчества получателя необходимо в некоторых случаях, установленных Правилами оказания услуг почтовой связи (ПОУПС), поскольку выдача почтовых отправлений может производиться только после предъявления документов, удостоверяющих личность.

Пример написания адреса адресата:

Образцову Олегу Петровичу

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл.

301264

или:

ВНИИДАД

Директору И. И. Иванову

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

Предельные размеры для письменной корреспонденции установлены следующим образом: максимальный размер 229 ´ 324 мм; минимальный размер 110 ´ 220 мм или 114 ´ 162 мм.

Чтобы документ меньше измялся, целесообразно использовать конверты для размещения в них деловых бумаг формата А4, сложенных вдвое (конверт 162 ´ 229 мм) или втрое (конверт 110 ´ 220 мм), с таким расположением реквизитов на них (рис. 7.1).

Расположение информации на почтовом конверте

Рис. 7.1. Расположение информации на почтовом конверте

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм).

Для справки. Основной ряд форматов (размера) бумаги формируется путем последовательного деления предыдущего формата по длинной стороне пополам: АО – 841 × 1189 мм; А1 – 594 × 841 мм; А2 – 420 × 594 мм; А3 – 297 × 420 мм; А4 – 210 × 297 мм; А5 – 148 × 210 мм и т.д., вплоть до формата А13 – 9 х 13 мм. Для сравнения, основной формат в США – 8 1/2 × 11 дюймов, т.е. 216 × 279 мм.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм – левое;
  • 10 мм – правое;
  • 20 мм – верхнее;
  • 20 мм – нижнее.
  • 2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А к стандарту. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рис. 7.2) и продольный (рис. 7.3).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рис. 7.2. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Рис. 7.3. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки и т.п.).

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Бланки с гербами РФ и субъектов РФ подлежат строгому учету и регистрации.

Примеры оформления копии (отпуска) исходящего письма, остающейся у автора, и входящего письма, поступившего к адресату, приводятся далее.

Примеры исходящего и входящего деловых писем, оформленных согласно ГОСТу, приведены на рис. 7.4 и 7.5.

Пример оформления копии (отпуска) исходящего (в организации-отправителе) служебного письма, согласно ГОСТ Р 6.30-2003

Рис. 7.4. Пример оформления копии (отпуска) исходящего (в организации-отправителе) служебного письма, согласно ГОСТ Р 6.30-2003

Пример оформления входящего (в организации-получателе) служебного письма, согласно ГОСТ Р 6.30–2003

Рис. 7.5. Пример оформления входящего (в организации-получателе) служебного письма, согласно ГОСТ Р 6.30–2003

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >