Обзор современных систем электронного делопроизводства

В настоящее время на рынке программных продуктов имеется достаточно широкий набор средств, обеспечивающих ускорение информационно-документационных процессов управления на базе создания систем электронного документооборота (СЭД). Сразу заметим, что единых национальных стандартов построения и функционирования СЭД в России не существует. Все СЭД призваны ускорить работу с документами, максимально освобождая сотрудников от рутинной работы и оптимизируя процессы делопроизводства. Между тем каждая система обладает свойствами, которые могут оказаться решающими при выборе компании – разработчика СЭД. В литературе предлагается несколько классификаций СЭД, по одной из них выделяется пять следующих типов систем.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы – ЭА). Электронный архив – это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая жесткая маршрутизация). С помощью таких систем можно организовать работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это – гибридные системы, которые сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и подлежащее выполнению задание. Как правило, для управления организацией нужна не только жесткая, но и свободная маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель, поэтому в таких системах присутствуют обе технологии. Такого типа системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют их или контролируют их исполнение.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Их задача – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Эти системы обычно реализуются в концепции порталов, и их заказчиками становятся быстро развивающиеся коммерческие компании, крупные фирмы и государственные структуры.

Системы с развитыми дополнительными сервисами, например с сервисом управления связями с клиентами (CRM – Customer Relation Management), управления проектами, биллинга (БС – программное обеспечение для телекоммуникационных операторов), электронной почты и пр.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных выше категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта. Выбор системы документооборота – это не просто технологическая или инженерная задача, часто этот

выбор предопределяется общей стратегией развития организации.

Для коммерческой компании выбор определяется ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения.

В государственных учреждениях акцент выбора переносится на полноту учета задач, решаемых организацией, и их особенности, связанные со спецификой деятельности учреждения.

При внедрении систем электронного документооборота на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т.д.

По официальным данным, в структуре российского рынка на долю отечественных разработчиков приходится почти 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД, поскольку в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления. Между тем известен положительный опыт внедрения таких зарубежных систем, как DOCS Open, Documentum, Staffware, Paragon, DocuLive, Lotus Notes и др. Краткая характеристика первых двух приведена ниже.

DOCS Open (Hummingbird) признана одной из наиболее популярных в мире систем, относящихся к классу электронных архивов. Это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами. Слабой стороной системы является то, что продукт не ориентирован на применение в области инженерно-конструкторского документооборота, в нем отсутствует механизм интеграции с системами CAD/CAM (системы автоматизированного проектирования). В территориально распределенных организациях могут возникнуть проблемы, так как в системе нет механизмов репликации (размножения) информации. Система имеет средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы, однако для больших организаций этих средств оказывается недостаточно. В первую очередь система позиционируется как необходимая для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т.д.).

Documentum (EMC Documentum) – система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций, служащая для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

Одним из явных преимуществ этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP-системами (от англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) и CAD/CAM-система- ми. Специалистами отмечается, что система, во-первых, имеет относительно высокую стоимость внедрения, поскольку является "конструктором", из которого собирается необходимая функциональность, а во-вторых, сложна в освоении вследствие своей излишней функциональной полноты.

Система Documentum относится к классу интегрированных систем, позволяющих комплексно решать широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации, архивацией. Система работает в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. В настоящее время система внедрена в различных российских организациях, среди которых банки, телекоммуникационные и нефтегазовые компании, холдинговые структуры, государственные организации.

Из программных продуктов отечественной разработки наибольшую известность в России получили такие программные системы и их поставщики, как "БОСС-Референт" (АйТи), "Евфрат-документооборот" (Cognitive Technologies), "LanDocs" ("Ланит"); "Company Media" ("Интертраст"), "Эффект-Офис" ("Гарант Интернешнл"), "Optima Workflow" ("Оптима"), "1C: Документооборот" и "1C: Архив" (фирма "1C"), "Дело" ("Электронные офисные системы"), "Кодекс: Документооборот" (Консорциум "Кодекс"), "N.System" (Центр компьютерных технологий), "LS Flow" ("Лоция- Софт"), "ЭСКАДО" ("ИнтерпрокомЛан"), "Циркуляр" и "VisualDOC" ("Центринвест Софт"), "Документ-2000" ("Телеком-сервис"), "RS-Document" (R-Style Software Lab) и ряд других. Кратко рассмотрим основные возможности ряда этих систем.

Система "БОСС-Референт" разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, ориентирована на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний.

Основная цель применения – создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы, делопроизводство, организационное управление, согласование документов. В системе реализованы функции CRM-системы (от англ. Customer Relationship Management System – управление взаимоотношениями с клиентами) по контролю договоров, учету материальных ценностей, потоковому сканированию и распознаванию образов, организации и поддержанию электронных конференций и досок объявлений.

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти (более 85 тыс. сотрудников Федеральной налоговой службы РФ), государственные унитарные предприятия, коммерческие компании (к примеру, свыше 25 тыс. сотрудников МТС), холдинги с большой филиальной структурой и другие организации, в том числе средние и небольшие.

Система "Евфрат-документооборот" выполняет функции сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это относительно недорогое проектное решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

Система "Company Media" относится к классу систем управления корпоративным контентом (ЕСМ – Enterprise Content Management – управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией). В настоящее время в ее состав входят 22 модуля, автоматизирующие не только классические задачи документооборота, но и поддерживающие групповые режимы автоматизации бизнес-процессов.

Положительной стороной системы является эффективная поддержка территориально распределенных структур управления за счет специальных методов, гарантирующих доставку заданий независимо от качества линий передач.

Основными ее потребителями являются органы федеральной, региональной и муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия промышленности и топливно-энергетического комплекса, т.е. организации с большим количеством работников и одновременно высоким уровнем территориальной распределенности структурных подразделений, а также дочерних и зависимых обществ, которым требуются решения, обеспечивающие сквозной документооборот по всей территории местонахождения компании.

Система "LanDocs" ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов и состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием интернет-клиента, почтового сервера. Недостаток системы – отсутствие надлежащей поддержки коллективной работы в процессе создания документов.

Система "Эффект-Офис" при невысокой цене достаточно функциональна – содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основу системы составляет электронный архив со средствами поиска информации и автоматизации делопроизводства, базирующимися на технологиях маршрутизации документов при контроле исполнения. Особыми чертами системы являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100–150 сотрудников). Система "Эффект-Офис" является полноценным решением начального уровня, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или располагает ограниченными финансовыми средствами на развитие информационных технологий.

Система "Optima Workflow" автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. Кроме общего механизма организации потока работ, она позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Обеспечивает достаточную надежность хранения информации и защиту от сбоев, устойчиво работает на медленных линиях связи, обладает неплохим механизмом ограничения доступа к данным. Поскольку система в качестве сервера использует Exchange, ее легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется как почтовый сервер.

Системы "1C: Архив" "1C: Документооборот" обеспечивают управление документами масштаба предприятия и предназначены для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины, организации единой информационной системы для различных категорий пользователей: руководителя, финансиста, делопроизводителя, ИТ-специалиста и др.

Система "Дело" является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Для хранения документов компания-разработчик поставляет дополнительный программный продукт, интегрированный с системой "Дело" по выполнению функций электронного архива. Реализованный в системе веб-интерфейс обеспечивает организацию удаленного доступа и построение интранет-порталов, а API-интерфейс позволяет интегрировать ее с различными офисными приложениями.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >