Средства автоматизации подготовки документов

Word имеет встроенные средства автоматизации подготовки документов, такие как автозамена, автотекст, автоформат, которые вызываются командой Файл, Параметры, Параметры автозамены, а также вставку специальных символов, стили, проверку правописания.

Автотекст

Позволяет автоматически вводить заложенные в его словаре блоки текста. При использовании автотекста пользователь может выбрать из предлагаемого словаря и вставить в документ любой текстовый фрагмент. Автотекст имеет функцию автозавершения; если она установлена, то при вводе первых четырех символов автотекста появляется всплывающая подсказка, которая может быть сразу вставлена нажатием клавиши Enter. Можно добавлять выделенный текстовый блок командой Вставка, Текст, Экспресс-блоки, Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста (рис. 5.15) либо набивая текст в диалоговом окне и выбирая кнопку Добавить.

Автоформат подразумевает автоматическое форматирование вводимого текста. С помощью этого средства можно быстро отформатировать заголовки, списки, границы, числа, знаки и др. Позволяет автоматически отформатировать весь документ, если задать команду Автоформат либо настроить соответствующие параметры автоформата при вводе текста.

Вкладка Вставка, группа команд Текст

Рис. 5.15. Вкладка Вставка, группа команд Текст

Формулы и специальные символы

Под специальными символами подразумеваются символы, не предусмотренные для ввода непосредственно с клавиатуры. На вкладке Вставка, Символы предусмотрены команды Формулы и Символ. Символы разделены на вкладки Символы и Специальные знаки (рис. 5.16). Специальные знаки содержат небольшой список символов с предусмотренными комбинациями клавиш. Вкладка Символы предлагает много символов, соответствующих определенному шрифту, а в некоторых шрифтах – специфическому алфавиту или языку. Кнопка Сочетание клавиш позволяет задать подходящую комбинацию клавиш символу, применяемому достаточно часто.

Автозамена

Word содержит встроенный словарь автозамены в рамках проверки правописания и замены случайных опечаток. Словарь допускает добавление новых комбинаций автозамены. Можно выделить в документе заменяемый текст, за

Вставка символов

Рис. 5.16. Вставка символов

тем активировать диалоговое окно, набрать заменяющую комбинацию вручную и щелкнуть Добавить.

Можно заменить ввод часто повторяющихся длинных словосочетаний их короткими комбинациями. Например, в целях замены написать в тексте монрф, щелкнуть его правой кнопкой мыши и дать команду Автозамена, Параметры автозамены. В диалоговое окно ввести заменяющее словосочетание Министерство образования и науки Российской Федерации и нажать кнопку Добавить. Прием существенно сократит время ввода текста.

Стили

Мощным средством автоматизации ввода и редактирования текста в Word являются стили. Стать оформления – именованная совокупность значений и настроек параметров шрифта и абзаца. Существует два подхода к оформлению документа. Первый, традиционный, состоит в том, что при форматировании каждого фрагмента текста задаются его параметры. Такой подход требует ручного отслеживания единства стилевого оформления документа.

Более профессиональный и надежный подход к форматированию: механизм стилей, определяемый с панели Главная в группе Стили. Работа со стилями состоит в использовании готовых стилей, создании новых и настройке. При создании стилей применяется принцип наследования, заключающийся в том, что каждый стиль основан на каком-то из существующих стилей. Поэтому при изменении, например, размера базового шрифта он будет изменен и в наследуемом. При использовании стилей следует выделить в документе логические блоки: заглавия, абзацы, перечисления и для каждого создать стиль – описание физических параметров, применяющихся для отображения этого логического элемента. При редактировании текста для каждого логического элемента документа в панели форматирования указывается, какому они принадлежат стилю.

Например, набирая заголовок самого верхнего уровня, нужно указать стиль Заголовок 1. Word, распознав этот стиль, автоматически поместит элемент в оглавление. Если необходимо, чтобы все заголовки отображались прописными буквами, достаточно поменять параметры стиля. Если документ преобразовать в веб-страницу, то конвертор из информации о стиле генерирует правильные HTML-теги.

Поэтому при правильной работе с Word нужно по возможности избегать ручного форматирования и стараться использовать механизм стилей для логического форматирования.

При необходимости применить стиль одного из абзацев текста к другому абзацу используется кнопка Формат по образцу вкладки Главная. Следует установить курсор в абзац требуемого образца и нажать кнопку Формат по образцу, после чего выделить мышью абзац, подлежащий оформлению.

Проверка правописания

Система проверки правописания выполняет:

  • • проверку орфографии и грамматики;
  • • расстановку переносов в словах у края листа;
  • • тезаурус синонимов и антонимов;
  • • выявление стилистических ошибок;
  • • выбор языка.

Программа проверки правописания использует орфографические словари, словари синонимов и антонимов, алгоритмы применения правил грамматики для обнаружения ошибок в знаках препинания, стилистике. Провести настройку параметров проверки правописания можно командой Файл, Параметры, раздел Правописание.

Для работы в автоматическом режиме следует установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику. В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а грамматические ошибки – зеленым. Проверку правописания в Word 2010 запускают кнопкой Правописание. В зависимости от характера ошибки открывается окно, в котором дается справка о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления. По грамматической ошибке предлагается грамматический совет. Как и в общении с живым редактором, автор текста вправе не согласиться с предлагаемым замечанием, например в части разговорной лексики. Программа реализует проверку правила "Благозвучие на стыке слов" и просит убирать пять согласных, расположившихся подряд в сочетании слов, например, "доказательств для".

Если варианты неточны или неприемлемы, от них можно отказаться командой Пропустить. Если же слово отмечено как орфографическая ошибка только потому, что отсутствует в словаре системы автоматической проверки, то его можно добавить в словарь.

Можно и просто просматривать текст, а на словах, подчеркнутых волнистой чертой, щелкать правой кнопкой мыши и выбирать вариант исправления:

  • • пропустить все – сообщить программе, что слово не нужно расценивать как ошибку в оставшейся части документа;
  • • добавить – если слово написано правильно и его следует добавить в словарь;
  • • автозамена – если предполагается, что ошибка может повторяться при наборе и ее всегда нужно исправлять именно этим способом.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >