Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Информатика и информационные технологии

Системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) – программные средства для создания документов, их обработки, передачи, хранения, согласования и других операций, реализуемых с использованием информационно-телекоммуникационных сетей. В СЭД отслеживаются создание и внесение изменений в документы, сроки их исполнения, маршруты движения документов, контролируются версии. Охватывается весь цикл делопроизводства – от постановки задачи на создание документа до его сохранения в архив. Обеспечивается классифицированное централизованное хранение документов, управление потоками их перемещения, разграничение прав доступа пользователей к документам в соответствии с выполняемыми функциями в системе. При внедрении СЭД учитываются организационно-штатная структура предприятия, а также возможность ее масштабирования и интеграции с другими корпоративными системами.

Недостатки бумажного документооборота отмечены в статистических исследованиях журнала IBusiness[1]:

  • • на подготовку типового документа уходит около 25% рабочего времени сотрудников;
  • • на поиск и ожидание поступления документов тратится в среднем 30% рабочего времени;
  • • на согласование и утверждение документов – 20%;
  • • на передачу документов между подразделениями –10%;
  • • на подготовку стандартных отчетов о движении документов – 10%;
  • • безвозвратно теряется 6% документов;
  • • каждый внутренний документ копируется до 20 раз.

Следовательно, суммарное время, которое сотрудники фирмы тратят на рутинную обработку документов, – в среднем более 75%.

Автоматизация документооборота, которая заключается в замене бумажных документов электронными, при создании единой комплексной сетевой системы разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения информационных материалов организации может сократить в 3–5 раз временны́е затраты. Поиск, передача и копирование документов ускорятся в 10–20 раз.

Весомыми плюсами СЭД является временное регламентирование жизненного цикла документа, автоматический контроль его движения в организации и за ее пределами. Легко определяются "узкие места" па маршруте движения документа, что позволяет оперативно ликвидировать "пробки". В СЭД просто решается проблема обновления многочисленных копий устаревшего документа – они одновременно удаляются из документооборота и заменяются новыми сразу на всех рабочих местах сотрудников.

Основные задачи реализации электронного документооборота

[2]

К таким задачам относятся:

  • • интеграция технологий подготовки всех видов электронных документов в единый процесс;
  • • замена бумажного потока документов перемещением электронных документов по заданным маршрутам по локальной сети;
  • • автоматизация процесса прохождения документов как внутри организации, так и за ее пределами;
  • • создание порядка прохождения документов (разработка, согласование, утверждение документов) в соответствии с действующими нормативами и стандартами организации;
  • • автоматизация административно-управленческих функций (формирование и рассылка указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);
  • • организация и контроль работы персонала, учет и планирование рабочего времени;
  • • обеспечение оперативного обмена по локальной сети официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;
  • • реализация рассылки и приема документов через внешние системы (факс, электронная почта; веб-сайт или портал);
  • • формирование и накопление базы данных или архивов электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов, так и по сложным логическим условиям;
  • • интеграция и поддержка электронного документооборота с программами сопровождения бизнес-процессов.

Не все задачи одновременно реализуют системы электронного документооборота, предлагаемые на российском рынке, среди которых – "Дело", "Евфрат", "Летограф", "DocsVision", "Directum", "LanDocs", "EMC Documentum" и др.

Классификация систем документооборота

[3]
  • • Электронный архив – система документооборота, ориентированная на эффективное хранение и поиск информации.
  • • Системы workflow (поток работ и заданий). Помогает организовать работы, для которых заранее жестко прописываются этапы движения заданий.
  • • Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний; сочетают в себе элемсн-

ты двух предыдущих. Допускают свободный, заранее не заданный маршрут движения документа.

  • • Системы, ориентированные на поддержку совместной работы сотрудников территориально разделенных филиалов организации. Обычно реализованы в концепции "порталов". Дополнительно предоставляют сервисы публикации документов в интранет (локальной сети), средства для коллективного обсуждения и общения.
  • • Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, электронной почты и пр. В том числе могут обеспечивать реализацию ЕСМ (Enterprise Content Management) технологии. ЕСМ – управление корпоративным содержанием, управление корпоративными информационными ресурсами. Система ЕСМ ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая офисные текстовые и табличные электронные документы, документы в формате PDF, а также рисунки, чертежи, графики, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, веб-страницы, видео-, аудиофайлы, флеш-анимацию, – словом, все многообразие контента для эффективного ведения бизнеса.

Применение систем электронного документооборота в России сдерживается вследствие отсутствия правового статуса у электронного документа. Наличие Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и появление в нем понятия "электронный документ" практически не изменило правового статуса последнего. Законодательные и нормативные акты, регламентирующие работу именно с бумажными документами всех государственных органов и учреждений, были приняты раньше закона об ЭП и не отменены с его введением.

Не имея четкого законодательного правового статуса, электронный документ, тем не менее, проникает во все сферы практической жизни. Во многих и государственных структурах ведутся электронные базы данных, появились паспорта с "электронной" начинкой, появляются элементы документооборота и диалога на сайтах органов власти, ширится практика рассмотрения электронных документов в судах.

  • [1] Алексеева Т., Потапенко М. Системы электронного документооборота: от осознания потребности к оценке и внедрению // ITСпец. 2008. № 12. С. 40-44.
  • [2] Там же.
  • [3] Брускина Т., Дроздов Д. Спецобзор: программные решения в области электронного документооборота // ITСпец. 2008. № 12. С. 28–35.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы