Координация деятельности в рамках организации

Координация и разделение труда

Разделение работы в организации заставляет л юде й работать по конкретному плану. Но менеджерам также необходимо знать, что персонал работает так, как это задумано, что деятельность каждого человека скоординирована по времени с действиями других и что при необходимости вносятся изменения в план и в эту деятельность. Все это и есть координация деятельности.

Наиболее очевидными факторами, которые усложняют деятельность организации и тем самым затрудняют ее координацию, являются дифференциация (специализация) и взаимозависимость отдельных лиц и групп, которые, в свою очередь, усиливаются по мере роста размеров фирмы. Чем больше разделение ответственности между специалистами и подразделениями, тем больше требуется сил, чтобы снова свести их воедино (эффективно использовать вклад каждого).

Растущие дифференциация и взаимозависимость между различными частями предприятия острее ставят вопрос о своевременном обеспечении их соответствующими потоками информации, исходящими от менеджеров. Неопределенность увеличивает время обработки неполной и не вполне достоверной информации и тем самым увеличивает время на принятие решений.

Степень скоординированности дел организации зависит от того, насколько хорошо сотрудники умеют получать и обрабатывать необходимую информацию. Этому способствует соответствующая компьютерная подготовка.

Неспособность соответствующим образом обеспечить прохождение информации – одна из наиболее частых причин сложностей в деятельности организаций, а иногда и потерь управления.

Д. Гэлбрейт выделяет три способа обеспечения правильной организации рутинного труда (предсказуемой деятельности):

  • • правила, программы и методики;
  • • иерархическое подчинение;
  • • постановка целей.

Однако если ход дела становится непредсказуемым и растет неопределенность, то требуются дополнительные стратегии, которых у Гэлбрейта еще четыре.

Две из них связаны с уменьшением потребности в информации:

  • • создание резервов;
  • • формирование автономных заданий.

Другие две связаны:

  • • с организацией вертикальных информационных систем;
  • • формированием горизонтальных связей.

Правила, программы и методики выполнения работ

При рутинной работе требуется предусмотреть все возможные события заранее

и разработать правила, программы и методики с описанием действий персонала при каждом конкретном сочетании обстоятельств. Соответствующие правила могут быть представлены в форме схемы принятия решения, с помощью которой персонал учится, как конкретно себя вести в различных случаях. Если каждый действует по правилам, то дела в организации идут гладко.

Таким образом, правила, программы и методики – это инструкции к действиям и поведению работника, при которых координация формируется сама собой, без специального затягивания людей в процесс получения и обработки информации, что дает экономию на обработке информации.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >