Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Информационные технологии в менеджменте (управлении)

Работа с найденными документами

Найденные документы можно обрабатывать по-разному: печатать, сохранять в файл, копировать в MS Word, пересылать по электронной почте, добавлять в Избранное и др.

1. Распечатать документ можно кнопкой Печать (рис. 12.23 ①), предварительно настроив параметры страницы.

Для печати отдельного фрагмента его предварительно нужно выделить.

Если нужно распечатать несколько документов из списка найденных, то их также нужно предварительно выделить. Если из документов нужно напечатать только отдельные элементы, то их лучше сначала подобрать в файл MS Word.

Командой Подсчет страниц или ссылкой Посчитать на Панели быстрого доступа можно узнать объем распечатки.

  • 2. Если документ или список документов нужно сохранить в файл, то это выполняется командой ②. Предварительно нужно будет уточнить – скрывать примечания в закладках или нет.
  • 3. Сохранить в MS Word. Существует два варианта формирования Word-документа на основе найденных при поиске документов:
  • 1) добавление текста в документ MS Word:
    • • выделить фрагмент документа (если нужно вставить весь документ, то выделять не надо);
    • • использовать кнопку Экспорт в Word;
    • • в диалоговом окне выбрать, куда следует скопировать текст – в уже открытый документ (в местоположение курсора) или в новый;
  • 2) добавление фрагмента в документ MS Word:
    • • выделить фрагмент документа;
    • • кнопка Экспорт в Word ③;
    • • автоматически в MS Word будет создан новый документ и в него скопирован выделенный фрагмент.
  • 4. Переслать документ по электронной почте можно с помощью кнопки ④.
  • 5. Для последующей работы с документом в системе результаты поисков полезно сохранить или сами документы и их подборки, или ссылки на них. Для этого существуют специальные инструменты – папки, закладки, файлы. Все

Подготовка и печать документа

Рис. 12.23. Подготовка и печать документа

Сохранение документов в папках

Рис. 12.24. Сохранение документов в папках

они вызываются кнопкой Добавить (➄), с помощью которой открывается диалоговое окно с тремя вкладками – Папки, Закладки и Документы и Документы на контроле (рис. 12.24).

Папки хранятся по принципу файловой иерархической системы. Максимальная вложенность – 10. Различают понятия "группа папок" и "папка документов". Группа панок – это аналог папки в Windows. Папка документов – аналог файла.

Все созданные пользователем папки хранятся в группе папок Мои Папки, которая не может быть удалена. Папки сохраняются после выхода из системы. Их можно постепенно пополнять путем выделения и использования кнопки Добавить.

На часто используемые статьи, разделы, документы есть возможность устанавливать закладки, отображаемые в тексте документа в виде зеленого флажка. Закладки можно сортировать по папкам аналогично технологии работы на вкладке Папки.

Если флажок зеленый с тремя точками внутри, то это означает, что к закладке есть комментарий (рис. 12.25). Можно удалить все закладки и папку с закладками.

Функция Документы на контроле обеспечивает автоматическую проверку изменений в важных для пользователя документах из разделов Законодательство и Законопроекты. Для постановки документа на контроль нужно:

  • • выбрать документ или войти в текст этого документа;
  • • нажать кнопку Добавить;
  • • выбрать вкладку Документы на контроле – Добавить.

Создание закладок и их разновидности

Рис. 12.25. Создание закладок и их разновидности

Все поставленные на контроль документы автоматически включаются в папку Документы на контроле, где с ними можно выполнять различные манипуляции по просмотру и удалению.

Документ на контроле имеет значок с молнией (рис. 12.26). Если цвет молнии изменился на красный, то в документе произошли важные изменения.

Документ на контроле

Рис. 12.26. Документ на контроле

История поисков

История поисков (кнопка История поисков) включает 100 последних запросов, по которым был построен список документов (был произведен поиск). История позволяет:

  • • восстановить ранее созданный запрос для повторной работы с ним;
  • • уточнить ранее созданный запрос, изменив условия поиска;
  • • автоматически получать наряду со старыми новые документы но однажды выполненному поиску (рис. 12.27).

Имя запроса по умолчанию состоит из списка реквизитов, но сто можно поменять при помощи кнопки Переименовать.

Если требуется обязательно сохранить запрос для постоянной работы с ним, то его нужно "закрепить" – заблокировать от удаления. Щелчком слева от имени запроса в колонке под символом с отверткой, этот символ заменится на символ Пришпиленной кнопки , что означает, что этот запрос не будет удален из Истории до тех пор, пока пользователь сам не удалит его, нажав кнопку Удалить. "Открепление" запроса происходит аналогично.

Допустимо закрепить 99 запросов. Запросы можно сортировать в любой последовательности с помощью кнопки Дата или По имени.

История поисков

Рис. 12.27. История поисков

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы