Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Деловые коммуникации

Подготовка совещания

Как правило, в любом человеческом деле тщательная подготовка намеченного мероприятия служит залогом его успеха. Организация совещаний без сомнения подтверждает эту нехитрую истину. Плохо подготовленные совещания заведомо малоэффективны, что в большинстве случаев и порождает нашу массовую "нелюбовь" к заседаниям как почти синониму потерянного времени.

Подготовить совещание – это значит заранее продумать и принять решения по следующим вопросам.

  • • А надо ли вообще проводить заседание? Может быть, есть менее затратная альтернатива?
  • • Как максимально конкретно и доходчиво сформулировать цель совещания, чтобы все участники были четко сориентированы на осязаемый конечный результат?
  • • Как составить содержательно емкую и одновременно лаконичную повестку дня?
  • • Каков оптимальный состав участников?
  • • Как определить максимально удобное для большинства время проведения заседания?
  • • Как рассчитать время, отводимое на обсуждение отдельных пунктов повестки дня?
  • • В каком помещении целесообразно проводить совещание?
  • • Стоит ли протоколировать ход и итоги заседания? Кто конкретно будет это делать?
  • • Целесообразно ли поручать ответственным лицам подготовку вступительных докладов (информационных сообщений) по наиболее важным пунктам повестки?
  • • Надо ли заранее готовить проекты решения?
  • • В какой форме и в какие сроки оповещать участников о намеченном заседании?

Размышляя над этими вопросами, стоит помнить о многочисленных рекомендациях управленческой науки и практики по данному поводу. Они, конечно, не дота, и их применение зависит от множества особенностей задуманного совещания – его формы, характера, состава участников, степени срочности и пр. Но если смоделировать некий усредненный образ типового производственного совещания, то стандартный набор действий по его подготовке должен укладываться в русло следующих ограничений и правил практической целесообразности.

Необходимость совещания и его альтернативы

Учитывая затратный характер организации совещаний, их следует проводить только в случае особой необходимости. Недостойны совещаний вопросы, которые можно разрешить в рабочем порядке. Не требуют совещаний проблемы, не нуждающиеся в коллегиальном решении. При современных средствах коммуникации информационная функция совещаний гораздо дешевле и оперативнее выполняется техническими средствами. Существуют и альтернативы традиционному совещанию:

  • а) "совещание без совещания": руководитель формулирует проблему в письменном виде; подбираются материалы для ее возможного решения; определяется круг работников, привлекаемых к поиску решения; каждому из них выдается документ с обозначением проблемы и ссылкой на исходные материалы; дается предписание изложить свою точку зрения на том же бланке;
  • б) "опросный метод" (или "метод Политбюро": так часто действовали члены Политбюро I (К КПСС во времена советской власти): готовится проект решения проблемы и рассылается ответственным лицам; последние либо молча визируют предлагаемое решение, либо пишут свои замечания и возражения; после чего подписанные бумаги возвращаются к руководителю для окончательного оформления результатов "заочного голосования";
  • в) при территориальной разобщенности участников существенно экономит время и прочие затраты обсуждение проблем в режиме видеоконференцсвязи (если, конечно, есть техническая возможность).

Повестка дня. Требования к ее составлению предельно просты. Повестка дня должна:

  • • быть достаточно подробной, чтобы участники совещания могли лучше подготовиться и выступать как можно более конкретно;
  • • указывать имена ответственных лиц, выступления которых обязательны;
  • • содержать временной регламент обсуждения каждого пункта;
  • • быть разосланной участникам совещания заблаговременно, чтобы те смогли серьезно подготовиться к обсуждению.

Состав участников. Базовый принцип в этом вопросе: "лучше меньше да лучше". Оптимальным принято считать состав, в котором число участников обсуждения не превышает 5–7 человек. Основными критериями отбора должны быть следующие:

  • • прямая связь с обсуждаемым вопросом;
  • • компетентность в проблеме;
  • • необходимость в получении информации о принятых решениях "из первых рук";
  • • способность найти нестандартные решения проблемы;
  • • ответственность за выполнение принимаемых решений и др.

Совещания в масштабах фирмы предполагают, как правило, присутствие руководителей всех структурных подразделений. Однако бывает целесообразно, чтобы участие в заседании принимали их заместители или сотрудники, наиболее компетентные в обсуждаемой проблеме. И ничего зазорного для организатора совещания в этом нет: во-первых, это оказывается намного полезней; во-вторых, существенно экономит время руководителей структурных звеньев фирмы, так как при этом они отвечают за ход выполнения решений.

При неоднородной повестке дня часто бывает уместным переменный состав участников совещания. Должностные лица, прямо заинтересованные только в одном вопросе, приглашаются по времени именно на него, после чего могут покинуть заседание. (Именно поэтому в повестке дня непременно должен быть временной регламент обсуждения каждого вопроса.)

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы