Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Деловые коммуникации

Выбор времени и места проведения совещания

Определяя время организации совещания, целесообразно исходить из рабочего ритма сотрудников. Если совещание проблемное, его лучше проводить в середине недели, когда фиксируется наиболее высокая включенность в работу и производительность труда. Оперативные же и инструктивные совещания можно отнести на начало или конец недели.

Кроме того, общеизвестно, что в течение дня у работников наблюдаются два пика работоспособности: с 10 до 12 часов и примерно с 15 до 17. К ним-то и рекомендуется приурочивать проведение совещаний. Если совещания носят периодический характер, то обязательным считается требование организовывать их в строго определенный день недели.

Оптимальная продолжительность совещания – около одного часа. Понятно, что общий принцип здесь все тот же: чем короче, тем лучше. При этом практический опыт показывает, что на решение серьезного вопроса уходит, как правило, 30–40 минут. (А в совещательной повестке дня редко быва

ет только один вопрос.) Если же совещание проблемное, то на него возможно отведение и большего количества времени. Однако в этом случае (если совещание продолжается больше 1,5 часов) необходим 10–15-минутный перерыв. Иначе утомленные участники будут думать не о качестве решений, а о том, как бы побыстрее все закончилось принятием какого угодно решения.

Любопытные данные о психологическом воздействии продолжительности совещания на его участников приводятся в одной из популярных работ по управленческой деятельности менеджера[1]:

  • • первые 40 минут – участники находятся в оптимальном рабочем состоянии;
  • • 50 минут – начинает рассеиваться внимание (участники оборачиваются, смотрят в окно, шепотом говорят с соседом;
  • • 60 минут – внимание продолжает рассеиваться (участники начинают рисовать в блокнотах);
  • • 70 минут – возникает усталость (вздыхают, кашляют, читают книги, газеты, иногда перебирают бумаги в своих папках);
  • • 80 минут – возникает состояние подавленности (зевают, смотрят вниз, сидящие ближе к дверям выходят курить);
  • • 90 минут – совещание идет само по себе, а участники думают о своем, иногда не отзываются сразу на вопросы ведущего совещание;
  • • 100–120 минут – возникает "отрицательная активность", которая проявляется в возникновении конфликтов и ссор, а также ответов, прямо противоположных гем, которые давались в начале совещания.

Оптимальным местом проведения совещания было бы специально оборудованное помещение с круглым или овальным столом, настенными часами и аппаратурой для презентаций. Если же такого нет, то, выбирая место работы совещания, необходимо хоть в какой-то мере подумать о минимизации отвлекающих внимание факторов (телефонов, селекторов), а также соблюдать требования к нормальной освещенности и вентиляции помещения.

Подготовка докладов и проектов решений

Данный вид подготовительной работы наиболее актуален для проблемных совещаний. Именно на них практически обязательным является требование выставлять но каждому серьезному вопросу "забойщика", т.е. компетентного сотрудника или самого руководителя, способного за 7–10 минут четко обозначить проблему и наметить возможные способы ее решения. Такая практика задает тон и структуру всему последующему обсуждению, не дает ему уходить в сторону или распыляться по мелочам. То же относится и к заранее заготавливаемым проектам решений. Обсуждать и изменять готовый документ гораздо легче, чем на ходу конструировать новый. Последнее изрядно затягивает время проведения совещания и существенно снижает его эффективность.

Известный российский специалист в области тайм-менеджмента Г. Архангельский в своей книге "Тайм-Драйв" рекомендует перед каждым совещанием запрашивать по электронной почте у предполагаемых участников совещания 2–3 варианта решений по выносимой на обсуждение проблеме. При этом предполагается допускать к совещанию только тех сотрудников, которые прислали в установленные сроки свои варианты решений. Такая управленческая хитрость позволяет не только оптимизировать количество участников, но и значительно облегчить процесс принятия решений.

Оповещение участников

Оптимальная форма приглашения на совещание – письменная. Она позволяет уменьшить возможность возникновения различных недоразумений, искажений, а также подчеркивает обязательность исполнения. К четкой и подробной повестке дня могут прилагаться проекты решений, тезисы докладов, необходимые справочные материалы. И разумеется, заблаговременно должны быть разосланы оповещения и получены подтверждения приглашенных для участия в совещании.

Подготовка к проведению успешного совещания должна включать не только перечисленные организационные усилия, но и учесть возможные сценарии развития событий в ходе самого совещания.

  • [1] Черкасов В. В., Платонов С. В., Третяк В. И. Управленческая деятельность менеджера. Киев: Баклер, 2000.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы