Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Деловые коммуникации

Основные этапы подготовки презентации

Презентация представляет собой информационный продукт, предназначенный для представления какого-либо объекта (идеи, проекта, товара) в максимально простой и удобной для восприятия форме. Возможности презентации позволяют одновременно использовать целый ряд средств информационного воздействия – тексты, графику, анимацию, звук и пр. Такая комплексная организация информационной среды по любому локальному поводу, безусловно, дает значительный выигрыш в качестве деловых коммуникаций.

Преимущества презентации как высокотехнологического способа подачи информации очевидны:

  • • информационная емкость;
  • • наглядность;
  • • эмоциональная привлекательность;
  • • компактность;
  • • мобильность;
  • • интерактивность и т.д.

Существует множество разновидностей презентации: слайдовые, мультимедийные, маркетинговые, обучающие и т.д. В настоящей главе будет рассмотрена только слайдовая презентация как самая доступная и, наверное, самая распространенная ее форма. Как утверждает известный веб-дизайнер А. Лебедев: "слово презентация в офисном контексте стало синонимом слайд-презентации. По крайней мере все офисные работники однозначно понимают выражение “подготовить презентацию” и “скинуть презентацию”: речь идет о файлах в “ПауэрПойнте”"[1].

Размышления над подготовкой презентации стоит начать с тривиального вопроса: а так ли уж она необходима? Ведь на ее разработку придется тратить время и усилия. Стоит ли овчинка выделки? Презентация далеко не всегда является лучшим выбором. Часто бывает проще обойтись развернутым электронным письмом-инструкцией или убеждающей деловой беседой. Мотивы, которые могут заставить вас предпочесть все-таки презентацию, обычно представляют следующим образом. Составление презентации жизненно необходимо, если:

  • • сложный, информационно насыщенный текст сообщения требует обязательной визуализации;
  • • нужно, чтобы слушатели четко уяснили структурно-логические связи между компонентами обширного материала;
  • • текст сообщения содержит множество цифровой, статистической информации, которую проще и нагляднее представить графически;
  • • сухой текст выступления требует эмоционального оживления;
  • • усвоение содержания сообщения немыслимо без иллюстративного ряда;
  • • выступление (доклад) рассчитано па более чем 20-минутное внимание аудитории и ее нужно чем-то постоянно занимать и т.п.

Если такие основания для разработки презентации налицо, то можно приступать к ее обстоятельной подготовке. Самоочевидный алгоритм подготовительных действий при этом выглядит так:

  • 1) определение цели презентации;
  • 2) анализ специфики аудитории;
  • 3) выбор и подготовка места проведения презентации;
  • 4) разработка объема и структуры презентации;
  • 5) определение содержания и подготовка слайдов;
  • 6) репетиция будущего выступления с презентацией;
  • 7) проверка исправности технических устройств в месте проведения презентации.

Рассмотрим данную последовательность действий подробнее.

Определение цели презентации

Эту часть подготовки большинство составителей презентаций обычно воспринимает как чистую формальность. Цель кажется автору интуитивно ясной, а значит, и все остальные должны ее адекватно понимать. Конечно, во многих случаях так оно и есть. Но нередки и ситуации, когда не сформулированная четко цель может негативно повлиять на структуру и доходчивость презентации. Если вы, например, представляете отчет о работе своего отдела, а в уме держите мысль о необходимости расширения его состава, то и подача материала об успехах и недоработках должна быть другой – с акцентом на мысль о том, что все неудачи обусловлены исключительно нехваткой сотрудников. Если эта мысль будет подана "на десерт", к концу презентации, она не окажет должного воздействия на слушателей. А ведь конечная цель презентации именно в этом.

Четко сформулированная цель облегчает задачу разработчика презентации по множеству параметров: она помогает определить, нужна ли на самом деле намеченная презентация; позволяет фокусировать внимание автора и аудитории на основной идее презентации; делает ясной основной посыл презентации – побуждение аудитории к действию.

Большинство презентаций в деловой сфере имеет целью не просто информирование слушателей (это непременная задача в принципе любой презентации). Самое важное при определении цели: что вы хотите, чтобы слушатели сделали в связи с вашей информацией, к какому решению она должна их подтолкнуть. Быть может, вы хотите, чтобы был одобрен ваш проект, или увеличено его финансирование, или вам требуется помощь других отделов и пр. При формулировке цели следует быть как можно более конкретным. И одновременно лаконичным: цель лучше всего выражать одним предложением (и как можно более простым). При этом, безусловно, цель должна быть реалистичной. Достижение цели – это решающий критерий успеха презентации.

  • [1] См.: artlebedev.ru/kovodstvo/sections/145/
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы