Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Деловые коммуникации

Выбор и подготовка места проведения презентации

Наверное, излишне упоминать о том, что необходимо предварительно проверить помещение, в котором предстоит выступать, на предмет наличия в нем исправной аппаратуры. Требования к объему, акустике, освещению, кондиционированию тоже необходимо соблюдать. А вот о собственном (автора презентации) расположении стоит поразмыслить. Проблема, как правило, возникает потому, что выступающие заботятся главным образом о том, чтобы слушателям было хорошо видно выводимое на экран изображение. Но главное- то в презентации – автор, а не картинка! Выступающего тоже должно быть хорошо видно, чтобы воздействие на аудиторию шло и на невербальном уровне. Мимика, жесты, эмоции автора – далеко не последнее дело в искусстве убеждать. Поэтому главный совет, который дают по этому вопросу мастера презентационного дела, обычно звучит так: не прячьтесь за трибуной! А лучше уберите ее вовсе, чтобы не было соблазна. Иначе ваши слова покажутся слушателям менее значимыми, чем слайды на экране. Отчего ваше выступление сильно проиграет в убедительности.

По-видимому, самое выгодное расположение выступающего с презентацией – стоять рядом с экраном, повернувшись к нему под углом примерно в 30°. В этом случае наиболее надежно сохраняется зрительный контакт оратора с аудиторией. Если есть возможность, столы для слушателей лучше расставить V-образно или "елочкой" с образованием широкого центрального прохода для передвижений презентатора.

Одна из основных технических трудностей в оптимизации положения оратора возникает оттого, что он почти всегда "привязан" к компьютеру, с помощью которого управляет презентацией, или вынужден постоянно к нему подбегать. Нс лучше обстоит дело и тогда, когда выступающие обращаются к помощи коллег. Непрерывное повторение одной и той же фразы – "следующий слайд, пожалуйста" – нарушает темпоритм презентации и раздражает аудиторию. Оптимальным в этом случае считается использование специального мобильного устройства (презентера) для переключения слайдов, в которое обычно встроена лазерная указка и даже небольшой ЖК-экран с таймером.

Разработка структуры презентации

Известное в ораторском искусстве правило структурной четкости гласит: структурированная информация (т.е. поданная в виде четко оформленной последовательности элементов речи и их взаимосвязей) воспринимается и запоминается лучше, чем представленная в виде случайного набора или перечня элементов. Понятно, что структурирование материала презентации определяется его содержанием. Традиционное деление выступления на "введение – основную часть – заключение" так же исправно работает и при проведении презентаций. При этом рекомендуется при подготовке особо оттачивать "крайние" части информационного потока – введение и заключение, ибо максимальное внимание аудитории "собирается" именно здесь. В начале выступления оно обеспечено автоматически: слушатели с интересом разглядывают оратора. В конце же внимание снова непроизвольно повышается: аудитория радостно предвкушает приближающееся освобождение от необходимости быть сосредоточенной. Так что известное всем ораторам "правило края" (лучше всего запоминается информация та, что "с краю" – в начале и в конце) следует помнить и при разработке структуры презентации.

Продумывая варианты введения, автор презентации, естественно, стремится к поиску нестандартных, иногда провокационных ходов, призванных разжечь интерес, "расшевелить" аудиторию. Но при этом не стоит забывать и о "необходимых формальностях". К таковым во введении относятся: объявление цели презентации (зачем "все мы здесь сегодня собрались"?), подчеркивание важности мероприятия (в чем его необходимость? какие проблемы оно поможет решить?), краткое представление содержания (мы обсудим такие-то вопросы и возможности действия). Четкие формулировки этих необходимых компонентов введения следует продумать заранее.

Не менее строги требования и к содержанию заключительной части презентации. Опять же, забота об эффектности концовки не должна заслонять основную цель – побуждение аудитории к действию! Поэтому, готовя заключение, непременно следует включить в него в подходящей форме такие компоненты:

  • • краткое резюме основных тезисов презентации;
  • • сведенные воедино практические рекомендации (рассыпанные в презентации по разным разделам);
  • • напоминание слушателям о необходимости взятия на себя ответственности и определенных обязательств по выполнению предлагаемых мер;
  • • контуры планов дальнейших действий в развитие договоренностей, достигнутых на презентации.

Конечно, выделение в презентации традиционных частей – введения, основной части и заключения – это только первые подступы к реальному структурированию ее содержания. Основная работа начинается дальше – необходимо выбрать подходящий вариант последовательности подачи публике главных и второстепенных компонентов излагаемого материала, определить их место в структурно расчлененной целостности сообщения.

В работе одного из современных "презентационных гуру" – Д. Вайссмана – выделено целых 16 способов построения структуры презентации[1]. В зависимости от конкретных целей и задач выступления возможно использовать следующие принципы организации материала презентации.

  • модульный – набор взаимозаменяемых, сходных компонентов, из которых в зависимости от ситуации выбираются наиболее подходящие;
  • хронологический – показ поэтапного развития событий с акцентом на происходящие или могущие произойти изменения;
  • географический – компоненты презентации привязываются к местонахождению объектов рассказа;
  • пространственный – повествование разворачивается как метафора (или аналогия) знакомого слушателям пространственно организованного объекта (матрешки, дома, атома, солнечной системы и пр.);
  • проблема/решение – смысловым центром материала становится четкая постановка проблемы, его "периферией" – возможные варианты решения;
  • выход/действие – если проблема и без объяснений всем знакома и понятна, упор делается на выбранном варианте решения и вытекающем из него плане практических действий;
  • возможность/средства – материал презентации организуется вокруг неиспользуемых (или только что открывшихся перед фирмой) возможностей роста или укрепления, что подразумевает и разговор о выборе средств их реализации;
  • ситуационный анализ – чаще всего заключается в рассказе о том, как в похожей ситуации успешно действовали другие люди или организации; найденный другими алгоритм успеха, как правило, бывает интересен собравшимся;
  • аргумент/заблуждение – способ убеждения аудитории по принципу "доказательства от противного": формулируются аргументы "против" задуманного решения и демонстрируется их недостаточность или несостоятельность (заблуждение), после чего рекомендуемое исходное решение должно показаться вполне приемлемым; данный способ более всего подходит к условиям скептически или даже враждебно настроенной аудитории;
  • матрица – для демонстрации последовательности идей и предложений используется простейшая матричная форма (2×2 или больше); она играет роль базового элемента презентации, периодический показ которого позволяет постоянно видеть структуру и взаимосвязь всех компонентов рассказа;
  • параллельные пути – видоизмененный вариант "матрицы": последовательное изложение связанных между собой идей, каждая из которых "в перебивку" с другими раскрывается по одним и тем же подпунктам;
  • сравнение/контраст – презентация строится на перечне сравнительных (лучше – контрастных) отличий одной фирмы (идеи, проекта) от других;
  • особенности/преимущества – стандартный рекламный ход, акцентирующий внимание на неоспоримых преимуществах какого-либо товара или услуги; вся остальная информация об объекте презентации как бы сама собой разумеется;
  • риторические вопросы – традиционный рассказ о чем- либо, периодически перебиваемый обращением автора к аудитории с вопросами, на которые сам же автор и дает исчерпывающие ответы; при этом желательно делать вид, что автор реально был озадачен этими вопросами и на презентации лишь демонстрирует свой увлекательный поиск ответов на них;
  • перечисление – презентация организуется как последовательность характеристик заранее выделенного набора однопорядковых компонентов. Например: "Выделим пять основных факторов, могущих повлиять на политику нашей фирмы в предстоящий период", "Представим тройку лидеров продаж на сегодняшнем рынке" и т.д.

Перечисленные "принципы развития презентаций" носят достаточно дробный характер, и, конечно, часто приходится использовать сразу несколько из них. Однако в любом случае презентатор должен определить наиболее подходящие для его рассказа принципы изначально, именно по ним составляя план изложения и подбирая наиболее убедительный и наглядный материал.

Четкая выстроенная структура изложения является, безусловно, важнейшим инструментом презентатора. Но никакая структура не поможет, если у представляемой автором информации нет цельности, т.е. содержательной определенности и законченности. Проще говоря – нет истории, которую автору стоило бы рассказывать, а аудитории – выслушивать. К деловой презентации целесообразно относиться как к любой иной форме коммуникации, где самое интересное – хорошо, "со вкусом" рассказанная история о каком-либо человеке, вещи или событии. На этом держится не только обычное дружеское общение, но и множество других, изобретенных человечеством коммуникативных форм – журналистика, литература, театр, кинематограф и др.

Чем, к примеру, привлекает зрителя современное киноискусство? В первую очередь, конечно, вспоминаются всякие спецэффекты, новые технологии (3 или даже 4D), навороченные трюки и т.п. Ни для кого не секрет, что тенденция к технологизации превалирует потому, что большую часть киноаудитории составляют подростки. Зрителей же более зрелого возраста (а в интересующих нас деловых коммуникациях участвуют именно они) гораздо больше любых технологических наворотов привлекают рассказываемые киноязыком простые и внятные истории. В них, разумеется, должны быть интригующее начало, динамичное и неожиданное развитие событий и впечатляющий конец (желательно – счастливый). Примерно такой же должна быть и хорошая презентация. Отнеситесь к ней как к истории, которую можно интересно рассказать друзьям, коллегам, начальству и даже незнакомым людям (попутчику в поезде, например). Сделайте из предмета презентации живую и красочную историю (побудьте немного "в шкуре" сценариста или драматурга), создайте для нее эффектные декорации (оформление), подумайте над вопросом известного российского театрального режиссера, начинавшего репетиции новой постановки с обращения к актерам: "Ну, чем будем удивлять?". Как замечал уже упоминавшийся ранее Р. Холл: "Горькая правда жизни такова: нет хорошей, сильной истории – нет и хорошей презентации".

  • [1] См.: Вайссман Д. Блестящая презентация. М.: Вершина, 2004.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы