Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Деловые коммуникации

Стиль и язык деловой переписки

В зависимости от сферы деятельности различают следующие функциональные стили:

  • • публицистический;
  • • научный;
  • • художественно-литературный;
  • • разговорно-обиходный;
  • • официально-деловой.

Стиль деловой переписки

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль – это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. Специфические черты делового стиля оформились под влиянием особенностей деловой коммуникации. В связи с этим следует отметить, что ее участники выступают прежде всего в качестве юридических лиц (организаций, предприятий, фирм и т.д.). А поэтому характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы. Кроме того, следует учитывать тот факт, что большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям. Это обусловливает возможность и необходимость стандартизации деловой речи.

К официально-деловому стилю предъявляются определенные требования.

  • Стандартизация деловой речи – однозначность и единообразие терминов. Стандартизация должна охватывать все уровни языка: лексику, морфологию и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.
  • Нейтральный топ изложения – эта норма официальной коммуникации проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причине личностный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов следует исключить слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской.
  • Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.
  • Ясность изложения определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок, отсутствием образных выражений.
  • Лаконичность изложения достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности слов и выражений, несущих дополнительный смысл.
  • Краткость изложения – это требование заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, нс несущие необходимой информации, и ненужные подробности.
  • Убедительность изложения. Письмо должно быть убедительным независимо от того, какова его тема и кому оно направляется. Оно должно содержать точные даты, бесспорные факты, аргументы и выводы.
  • Позиция "Вы" в изложении. При написании текста необходимо передавать позицию "Вы", что означает необходимость сосредоточиться на нуждах и интересах вашего адресата, а не на своих собственных.
  • Позитивность изложения. Эффективные письменные коммуникации должны иметь позитивный тон.

Язык деловой переписки

Важной особенностью письменной деловой речи является широкое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных) оборотов, которые выступают как стандартные фразы деловой переписки и используются в неизменном виде. Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой.

В этой связи приведем примеры стандартных фраз деловой переписки.

  • 1. Указание на цель: "В целях скорейшего решения вопроса..."; "Для согласования спорных вопросов..."; "В ответ на Ваш запрос...".
  • 2. При ссылках: "Ссылаясь на Ваше письмо от..."; "В соответствии с достигнутой ранее договоренностью..."; "В ответ на Ваше письмо (запрос)...".
  • 3. Отправка документов или материальных ценностей: "Направляем рукопись монографии"; "Посылаем интересующие Вас документы"; "Высылаем подписанный с нашей стороны договор".
  • 4. Извещения: "Ставим Вас в известность, что руководство фирмы приняло решение..."; "Доводим до Вашего сведения, что..."; "Сообщаем, что, к сожалению, мы не можем...".
  • 5. Просьба: "Просим вас проверить ход выполнения работ..."; "Прошу сообщить данные о производительности...".
  • 6. Подтверждение: "С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа"; "Фабрика “Зар” подтверждает условия поставки оборудования".
  • 7. Приглашение: "Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта..."; "Просим принять участие в обсуждении проблемы..."; "Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить...".
  • 8. Предложение: "Мы можем предложить Вам"; "Предлагаем Вам приобрести".
  • 9. Напоминание: "Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны..."; "Напоминаем Вам, что срок предоставления рукописи истекает...".
  • 10. Гарантии: "Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты..."; "Сроки выполнения гарантируем"; "Качество работы гарантируем".
  • 11. Отказ и отклонение предложения (проекта): "Присланный Вами проект... нами не может быть утвержден по следующим причинам..."; "Ваше предложение отклонено по следующим причинам...".
  • 12. Выражения, объясняющие причину и мотив делового письма: "По причине задержки оплаты..."; "Ввиду задержки получения груза..."; "В ответ на Вашу просьбу..."; "В связи с проведением совместных работ...".
  • 13. Интерпретация собственной позиции: "Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам"; "Возражений против проекта не имеем"; "Мы не можем поставить Вам товары... в силу следующих причин: ...".
  • 14. Заключительные слова: "Надеемся на дальнейшее сотрудничество"; "С пожеланиями успехов"; "Просим извинить нас за задержку с ответом".

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Помимо этого в деловых письмах стандартизирована также и сочетаемость слов:

  • • контроль – возлагается;
  • • цена – устанавливается (снижается, поднимается);
  • • задолженность – погашается;
  • • сделка – заключается;
  • • рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется);
  • • платеж – производится;
  • • счет – выставляется (оплачивается);
  • • вопрос – поднимается (решается);
  • • скидки – предоставляются (предусматриваются);
  • • договоренность – достигается;
  • • кредит – выделяется и т.п.

Следует также иметь в виду, что чаще всего:

  • • сотрудничество бывает плодотворным, взаимовыгодным;
  • • вклад – значительным;
  • • позиции – конструктивными (прочными);
  • • доводы – вескими;
  • • необходимость – настоятельной;
  • • спектр (услуг) – широким;
  • • скидки – значительными/незначительными;
  • • предложение – конструктивным;
  • • рентабельность – высокой/низкой.

Помимо языковых формул и стандартизированных выражений важное значение в деловой переписке имеют термины. Термин (от лат. terminus – предел, граница) – слово или словосочетание, являющееся названием понятия какой-нибудь области науки, техники, искусства и т.п. В отличие от слов общей лексики, которые зачастую многозначны и несут эмоциональную окраску, термины в пределах сферы применения однозначны и лишены экспрессии. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что весьма важно в деловой коммуникации.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии (см. параграф 11.7).

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы