Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Деловые коммуникации

Этические и этикетные нормы деловой переписки

Деловая переписка, как и любая другая форма коммуникации, основана на определенных этических правилах и нормах, следование которым не потребует от человека чрезмерных усилий, и если их постоянно придерживаться, то со временем это станет привычным делом. Болес того, обеспечит репутацию тактичного и делового человека. При этом главное правило, которое необходимо иметь в виду прежде всего – это корректность и уважение к партнеру. Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст нс должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть партнера по коммуникации. Но в то же время доброжелательность нс должна выходить за пределы официального, учтиво-сдержанного тона.

Также отмстим, что деловая коммуникация исключает проявления личностных переживаний, индивидуальных черт характера и всего того, что может перевести деловое общение в плоскость неделовых отношений. Таким образом, нейтральность тона деловой переписки является одной из важнейших характеристик деловой коммуникации.

Среди основных этических норм, которые непременно следует соблюдать в деловой переписке, отметим следующие.

  • • Для получателя деловых писем обязательным требованием является оперативный и четкий ответ организации-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать или неуважение к партнеру по коммуникации.
  • • Нельзя начинать текст письма с отказа в ответ на какую-либо просьбу. В таком случае рекомендуется объяснить, почему было принято подобное решение и как при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.
  • • Не рекомендуется каким-либо образом побуждать адресата к принятию решений, используя слова: "срочно", "незамедлительно", "как можно быстрее" и т.п. Такие слова скорее всего вызовут раздражение у адресата и не помогут адресанту достичь желаемой цели. В данном случае предпочтительнее воспользоваться более приемлемыми выражениями типа: "Прошу Вас ответить до такого-то числа", "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении" и т.д.
  • • Не рекомендуется каким-либо образом навязывать решение адресату, например, такими словами, как "Прошу изучить вопрос и решить его положительно". Адресат все равно примет решение самостоятельно, хотя бы ради принципа. Вместо этого следует изложить ему необходимые аргументы и факты, объяснить адресату свою точку зрения и предложить принять решение.
  • • Не следует намекать адресату на его якобы невнимательность в прошлом. Например, используя выражение: "Предлагаю внимательно изучить этот вопрос". Это свидетельствует о том, что адресант недостаточно ценит делового партнера и предполагает, что он будет рассматривать письмо поверхностно, на скорую руку. Вместо этого надо просто предложить изучить, рассмотреть, обсудить и т.п. тот вопрос, о котором идет речь.
  • • Если письмо отправляется по электронной почте от организации, оно должно быть оформлено на электронном бланке этой организации. Должна быть специальная форма, которая позволяет вставлять в нужные поля необходимые сведения, касающиеся адресата и отправителя, и содержать все необходимые реквизиты компании.
  • • В электронном письме обязательно должно быть заполнено ноле "Тема". Оно содержит краткое резюме тех положений, которые приводятся в этом письме. В письме также должна быть подпись с контактной информацией. Адресат должен иметь возможность связаться с адресантом по вопросу, изложенному в письме, не только по электронной почте, но и по телефону, номер которого надо дать в контактной информации. Все это будет свидетельствовать о заботе и внимании к партнеру по общению.
  • • Электронное деловое письмо должно быть отправлено с корпоративного сервера, а не с бесплатного почтового отправителя. Это будет свидетельствовать о том, что в данной компании уделяется должное внимание своему имиджу и есть все возможности адресовать свои письма с выделенного корпоративного сервера.

С этическими аспектами деловой коммуникации весьма тесно связаны и в большой степени перекрещиваются этикетные нормы деловой переписки. Назовем основные.

  • • Не следует начинать письмо со слов "я" и "мне".
  • • Письма пишутся только с одной стороны листа, обратная сторона всегда остается чистой.
  • • Не следует отправлять деловые письма на неполном листе. Не стоит экономить бумагу, надо использовать целый лист, даже если сообщение очень короткое.
  • • В деловой переписке почтовые открытки не используют, по можно послать телеграмму.
  • • Нежелательно ставить одну букву с точкой вместо подписи. Это касается не только делового письма, но и дружеского послания.
  • • Не рекомендуется писать многословно к лицам, стоящим как выше, так и ниже по статусу. В первом случае адресант проявит свое неуважение, а во втором – фамильярность. Во всяком случае именно так можно расценить послания длинных писем.
  • • Деловые письма не должны быть написаны от руки. Обычно такие письма могут быть только личного характера. При этом оно должно быть написано аккуратно, без исправлений. Однако поздравления, благодарственные письма и выражения соболезнования лучше писать от руки.
  • • На поздравления отвечают коротко.
  • • Ответ на письмо следует писать без промедления. Причем если адресат не может исполнить просьбу, изложенную в письме, то сразу же уведомляет об этом адресанта.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы