Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Туризм arrow Организация гостиничного дела

Работа с письмами-заявками на размещение и обслуживание в отеле но безналичному расчету

Некоторые организации, фирмы, компании имеют с гостиницами договоры, по которым специалисты, прибывшие по работе в эти организации и останавливающиеся в гостинице, обслуживаются но безналичному расчету. Договоры могут быть самыми разными. В некоторых случаях гостиница требует обязательной предоплаты (частичной или полной). В других случаях допускается оплата за предоставленные услуги после окончания сроков пребывания клиентов в отеле. Это зависит от степени доверия отеля к той или иной организации. Если в течение многих лет организация в оговоренные сроки, в полном объеме четко выполняла свои обязательства, строила отношения с гостиницей на принципах полного взаимопонимания, не создавала поводов для претензий, то вполне возможен вариант оплаты организацией гостиничных услуг, оказанных клиентам, поселенным этими организациями, после их отъезда. Такие вопросы решаются в тесной взаимосвязи сотрудников службы приема и размещения со специалистами расчетной части отеля. Обслуживание по безналичному расчету осуществляется только при наличии соответствующего договора или гарантийного письма.

Отдельные организации имеют скидки на обслуживание, которые основываются, как правило, на количестве ночей, бронируемых компанией в отеле в течение года. Корпоративные цены должны быть указаны в договоре. Организации могут оплачивать за своих гостей либо только проживание, либо проживание плюс все дополнительные платные услуги, либо проживание и лишь некоторые дополнительные платные услуги (например, завтрак и регистрационные сборы). Все эти детали должны быть также отражены в договоре или гарантийном письме. Гарантийное письмо должно быть составлено на фирменном бланке организации, иметь подписи ответственных лиц, печати. В тексте должно быть указано, за что организация гарантирует оплату, например: "Гарантируем оплату проживания, питания и трансфера. В случае неявки ____________ (Ф. И. О.) компания ________________________ (название компании) гарантирует оплату одной ночи проживания". Прежде чем регистрировать заявку на размещение, бронировать номера и высылать подтверждение для какой-либо организации но безналичному расчету, сотрудник службы приема и размещения должен связаться со специалистом расчетной части гостиницы, познакомить его с содержанием гарантийного письма-заявки, сделать копию и получить резолюцию (подпись, дата) на своем экземпляре письма-заявки. Таким образом, финансовая ответственность по оплате обслуживания какой-либо организации лежит на расчетной части гостиницы. Сотрудники расчетной части связываются с данной организацией, выясняют форму и методы оплаты за предстоящее обслуживание, возможно, высылают счет к оплате, т.е. принимают все меры к тому, чтобы оплата поступила в гостиницу своевременно, в полном объеме.

На основании выставленного счета организация оплачивает услуги гостиницы, как правило, в течение 3 рабочих дней. Оплата производится в рублях по курсу ЦБ РФ, установленному на день оплаты. В графе "назначение платежа" должно быть указание на имя клиента и номер бронирования.

Сотрудник отдела бронирования или службы приема и размещения может теперь внести данные письма-заявки на размещение в банк данных компьютера и оформить подтверждение бронирования. В компьютерной программе вся информация по скидкам, особым пожеланиям клиентов и т.д. должна быть учтена при бронировании. Этими данными в последующем будут руководствоваться сотрудники многих отделов отеля.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы